Färdig mall för avtal om pressrådgivning
Denna färdiga mall för avtal om pressrådgivning hjälper uppdragsgivare och rådgivare att tydligt reglera kommunikationsuppdrag, ansvar, arvode, sekretess, materialrättigheter och avtalstid. Mallen kan anpassas för löpande pressarbete, lanseringar, krishantering och enskilda kampanjer.
Ett avtal om pressrådgivning skapar en tydlig ram för samarbetet mellan en uppdragsgivare och en rådgivare inom press, PR eller kommunikation. Det anger vad uppdraget omfattar, hur ersättningen beräknas och vilka förväntningar parterna har på varandra. Ett skriftligt avtal minskar risken för missförstånd kring mediekontakter, godkännanden och leveranser. Mallen kan användas som utgångspunkt för både löpande rådgivning och tidsbegränsade kommunikationsinsatser.
Vad är ett avtal om pressrådgivning?
Avtalet reglerar ett konsultuppdrag där rådgivaren exempelvis bistår med pressstrategi, mediekontakter, pressmeddelanden, budskap, omvärldsbevakning eller kriskommunikation. Uppdragsgivaren behåller normalt ansvaret för sin verksamhet, sina beslut och riktigheten i den information som lämnas till rådgivaren.
En väl avgränsad överenskommelse är särskilt viktig när uppdraget innebär kontakt med journalister, hantering av känsliga uppgifter eller produktion av material som ska publiceras externt.
Viktiga delar att fylla i
Beskriv uppdraget så konkret som möjligt och ange om rådgivaren ska arbeta löpande, inom ett visst antal timmar eller fram till ett visst projektmål. Specificera också vem hos uppdragsgivaren som får beställa arbete och godkänna uttalanden eller publiceringsunderlag.
| Avtalsfält | Syfte | Vanligt misstag |
|---|---|---|
| Uppdragets omfattning | Avgränsar tjänster och leveranser | Alltför allmän formulering om ”PR-stöd” |
| Arvode och utlägg | Reglerar pris, moms och fakturering | Att inte ange hantering av externa kostnader |
| Godkännande | Klargör vem som godkänner uttalanden | Otydligt mandat vid mediakontakter |
| Sekretess | Skyddar intern och känslig information | Att inte ange hur länge sekretessen gäller |
| Rättigheter till material | Reglerar användning av texter och underlag | Att inte avtala om ägande eller licens |
Uppdragets omfattning
Lista gärna konkreta moment, såsom framtagande av pressmeddelanden, medielistor, rådgivning inför intervjuer eller samordning av pressaktiviteter. Ange också vilka tjänster som uttryckligen inte ingår, exempelvis annonsering, juridisk granskning eller publicering i sociala medier.
Beslut och godkännanden
Rådgivaren bör inte lämna bindande utfästelser eller uttala sig på uppdragsgivarens vägnar utan tydligt mandat. Avtalet bör därför ange vilka kontaktpersoner som har rätt att godkänna material, budskap och medieuttalanden.
Redigerbar mall
Dokumentmall
AVTAL OM PRESSRÅDGIVNING
Ort: ____________________
Datum: ____________________
Uppdragsgivare
Namn/Företagsnamn: ____________________
Personnummer/organisationsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
E-post och telefon: ____________________
Rådgivare
Namn/Företagsnamn: ____________________
Personnummer/organisationsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
E-post och telefon: ____________________
Uppdragsgivaren och Rådgivaren benämns nedan gemensamt ”Parterna”.
| Uppgift | Överenskommelse |
|---|---|
| Uppdragets benämning | ____________________ |
| Uppdragets omfattning | ____________________ |
| Avtalstid | Från ____________________ till ____________________ |
| Arvode | ____________________ kr exklusive/inclusive moms |
| Faktureringsintervall | ____________________ |
| Betalningsvillkor | ____________________ dagar |
| Uppsägningstid | ____________________ |
| Godkänd kontaktperson | ____________________ |
- Uppdraget. Rådgivaren ska utföra följande tjänster: ____________________. Uppdraget omfattar inte: ____________________.
- Genomförande och godkännande. Rådgivaren utför uppdraget omsorgsfullt och i samråd med Uppdragsgivaren. Pressmeddelanden, uttalanden och annat externt material ska godkännas av ____________________ innan det används, om inte annat skriftligen avtalas.
- Uppdragsgivarens ansvar. Uppdragsgivaren ansvarar för att information, underlag och instruktioner som lämnas till Rådgivaren är korrekta, aktuella och får användas för uppdraget.
- Arvode och utlägg. Uppdragsgivaren ska betala avtalat arvode enligt ovan. Resor, inköp och kostnader för externa leverantörer ersätts endast efter skriftligt godkännande från Uppdragsgivaren, om inte annat anges här: ____________________.
- Sekretess. Rådgivaren får inte utan Uppdragsgivarens skriftliga samtycke lämna ut eller använda konfidentiell information för annat än uppdragets fullgörande. Sekretessskyldigheten gäller under avtalstiden och i ____________________ efter avtalets upphörande.
- Personuppgifter. Parterna ska behandla personuppgifter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Om Rådgivaren behandlar personuppgifter för Uppdragsgivarens räkning ska Parterna vid behov ingå ett separat personuppgiftsbiträdesavtal.
- Rättigheter till material. Material som Rådgivaren tar fram inom uppdraget får användas av Uppdragsgivaren enligt följande villkor: ____________________. Rådgivarens tidigare material, metoder och mallar omfattas inte av överlåtelse om inte annat skriftligen avtalas.
- Avtalets upphörande. Avtalet kan sägas upp skriftligen med den uppsägningstid som anges i tabellen. Vid avtalets upphörande ska Uppdragsgivaren ersätta arbete och godkända kostnader som uppkommit fram till upphörandedagen.
- Tvist. Tvist med anledning av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandling mellan Parterna. Om enighet inte nås ska tvisten avgöras enligt svensk lag vid behörig domstol.
Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav Parterna tagit var sitt.
________________________________
Ort och datum
________________________________
För Uppdragsgivaren
Namnförtydligande: ____________________
________________________________
För Rådgivaren
Namnförtydligande: ____________________
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Arvode, fakturering och kostnader
Arvodet kan bestämmas som fast månadsbelopp, timarvode, projektpris eller en kombination av dessa. Ange belopp exklusive eller inklusive mervärdesskatt, betalningsvillkor, faktureringsintervall och om restid omfattas av ersättningen.
- Fastställ timarvode eller fast projektarvode.
- Ange uppskattad tidsåtgång eller månadsram.
- Bestäm när faktura ska skickas och när betalning ska ske.
- Reglera godkännande av resor, inköp och externa leverantörer.
- Ange om dröjsmålsränta får tas ut vid sen betalning.
Praktisk rekommendation: skriv alltid att större utlägg och externa kostnader kräver uppdragsgivarens skriftliga godkännande i förväg.
Sekretess, personuppgifter och rättigheter
Pressarbete kan omfatta affärsplaner, ännu opublicerade nyheter, kontaktuppgifter och andra känsliga uppgifter. En sekretessklausul bör definiera vilken information som omfattas, tillåtna undantag och hur länge skyldigheten gäller efter att uppdraget avslutats.
Om rådgivaren behandlar personuppgifter för uppdragsgivarens räkning kan parterna behöva bedöma om ett personuppgiftsbiträdesavtal krävs. Reglera även vem som får använda pressmeddelanden, strategier, presentationer och annat framtaget material.
Avtalstid, ändringar och uppsägning
Ange om avtalet gäller tills vidare eller under en bestämd period. För löpande avtal bör uppsägningstid, formkrav för uppsägning och hantering av redan beställt arbete anges tydligt.
- Definiera startdatum och eventuell slutdag.
- Ange uppsägningstid och hur uppsägning ska lämnas.
- Reglera betalning för arbete som utförts före upphörandet.
- Bestäm hur material, åtkomster och konfidentiell information ska återlämnas eller raderas.
Vanliga frågor
Måste avtalet vara skriftligt?
Ett muntligt avtal kan i vissa fall vara giltigt, men ett skriftligt avtal ger betydligt bättre bevisning om uppdragets innehåll, pris och villkor.
Kan rådgivaren garantera publicitet i medier?
Nej. Redaktionella beslut fattas av medierna själva. Avtalet bör beskriva rådgivarens arbetsinsats och mål, men undvika löften om specifik publicering eller genomslag.
Vem äger ett pressmeddelande som rådgivaren skriver?
Det beror på avtalet. Parterna bör uttryckligen ange om uppdragsgivaren får full äganderätt eller en nyttjanderätt till materialet efter betalning.