Klaar modelcontract voor persvoorlichting en mediarelaties
Dit model persvoorlichtingscontract helpt opdrachtgevers en communicatieadviseurs om heldere afspraken vast te leggen over mediarelaties, persberichten, woordvoering, planning, honorarium, vertrouwelijkheid, intellectuele eigendom en beëindiging van de samenwerking.
Een contract voor persvoorlichting legt de samenwerking vast tussen een opdrachtgever en een adviseur, bureau of zelfstandige die pers- en mediarelaties verzorgt. Het maakt duidelijk welke werkzaamheden worden geleverd, binnen welke termijn en tegen welke vergoeding. Door verwachtingen vooraf schriftelijk vast te leggen, kunnen partijen discussies over bereik, resultaten en extra werkzaamheden beperken. Dit model biedt een praktische basis die op de concrete opdracht kan worden afgestemd.
Wat is een contract voor persvoorlichting?
Een contract voor persvoorlichting is een dienstverleningsovereenkomst voor werkzaamheden zoals het opstellen en verspreiden van persberichten, mediabenadering, woordvoeringsadvies, monitoring en begeleiding van interviews. De overeenkomst omschrijft niet alleen de opdracht, maar ook de rollen en verantwoordelijkheden van beide partijen.
Persvoorlichting kan door een externe communicatieadviseur, een PR-bureau of een zelfstandig professional worden uitgevoerd. Daarom is het belangrijk om de juridische status van de uitvoerder, de contactpersonen en de bevoegdheid om namens de opdrachtgever te communiceren nauwkeurig te benoemen.
Resultaatsverplichting of inspanningsverplichting
Media-aandacht is afhankelijk van redactionele keuzes van onafhankelijke media. Neem daarom doorgaans op dat de opdrachtnemer een inspanningsverplichting heeft: deze zet zich professioneel in, maar kan publicatie, toon, omvang of bereik van berichtgeving niet garanderen.
Welke afspraken horen in het contract?
Omschrijf de diensten zo concreet mogelijk. Denk aan het aantal persberichten, mediapitches, perslijsten, overlegmomenten en rapportages. Vermeld ook welke informatie, goedkeuringen en materialen de opdrachtgever tijdig moet aanleveren.
| Onderdeel | Waarvoor dient het? | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Opdrachtomschrijving | Legt de concrete PR-werkzaamheden vast. | Alleen “mediarelaties” vermelden zonder afbakening. |
| Looptijd | Bepaalt begin, einde en evaluatiemomenten. | Geen regeling voor verlenging of opzegging opnemen. |
| Honorarium | Regelt tarief, btw, facturatie en betaaltermijn. | Extra werkzaamheden en kosten niet benoemen. |
| Goedkeuring | Beschrijft wie persmateriaal mag accorderen. | Geen reactietermijn voor de opdrachtgever afspreken. |
| Vertrouwelijkheid | Beschermt interne informatie en conceptcommunicatie. | Niet bepalen wat na beëindiging geldt. |
Reikwijdte van de werkzaamheden
De inhoudelijke reikwijdte bepaalt of werkzaamheden binnen het vaste honorarium vallen. Zet expliciet in het contract welke taken zijn inbegrepen en welke taken uitsluitend na aanvullende opdracht of tegen een apart tarief worden uitgevoerd.
Voorbeelden van inbegrepen diensten
- Opstellen en redigeren van persberichten.
- Adviseren over nieuwswaarde, timing en kernboodschappen.
- Benaderen van relevante journalisten en redacties.
- Voorbereiden van woordvoerders op media-interviews.
- Rapporteren over uitgevoerde activiteiten en media-aandacht.
Betaalde advertenties, mediabudgetten, drukwerk, fotografie, vertalingen, evenementen en crisiscommunicatie vallen vaak buiten de standaardopdracht. Benoem voor zulke posten vooraf wie toestemming geeft, welke budgetgrens geldt en hoe de kosten worden doorberekend.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
MODELCONTRACT PERSVOORLICHTING EN MEDIARELATIES
Plaats: ____________________
Datum: ____________________
Tussen:
1. Opdrachtgever: ____________________, gevestigd/gevestigd te ____________________, adres ____________________, ingeschreven onder nummer ____________________, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ____________________, hierna te noemen: “Opdrachtgever”.
en
2. Opdrachtnemer: ____________________, gevestigd/gevestigd te ____________________, adres ____________________, ingeschreven onder nummer ____________________, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ____________________, hierna te noemen: “Opdrachtnemer”.
Opdrachtgever en Opdrachtnemer worden hierna gezamenlijk aangeduid als: “Partijen”.
Partijen komen het volgende overeen:
| Onderwerp | In te vullen afspraak |
|---|---|
| Omschrijving van de opdracht | ____________________ |
| Ingangsdatum | ____________________ |
| Einddatum / looptijd | ____________________ |
| Honorarium | € ____________________ exclusief/inclusief btw |
| Facturatiefrequentie | ____________________ |
| Betaaltermijn | ____________________ dagen na factuurdatum |
| Contactpersoon Opdrachtgever | ____________________ |
| Contactpersoon Opdrachtnemer | ____________________ |
- Opdracht. Opdrachtgever verstrekt aan Opdrachtnemer de opdracht tot het verrichten van persvoorlichtings- en mediarelatiewerkzaamheden zoals omschreven in deze overeenkomst en, indien van toepassing, in bijlage ____________________.
- Uitvoering. Opdrachtnemer voert de opdracht naar beste inzicht en vermogen, zorgvuldig en professioneel uit. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, rust op Opdrachtnemer een inspanningsverplichting en geen resultaatsverplichting. Opdrachtnemer garandeert geen publicatie, bereik, redactionele inhoud of toon van berichtgeving door derden.
- Verplichtingen van Opdrachtgever. Opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie, documenten, goedkeuringen en materialen die redelijkerwijs nodig zijn voor de uitvoering. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de verstrekte informatie.
- Goedkeuring en communicatie. Persberichten, reacties, statements en andere externe communicatie worden uitsluitend namens Opdrachtgever verspreid na schriftelijke goedkeuring door ____________________. De reactietermijn voor concepten bedraagt ____________________ werkdagen.
- Honorarium en kosten. Opdrachtgever betaalt Opdrachtnemer het overeengekomen honorarium. Externe kosten, waaronder reiskosten, distributiekosten, fotografie, vertalingen, advertentiebudgetten en inzet van derden, worden alleen na voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever doorberekend.
- Facturatie en betaling. Opdrachtnemer factureert ____________________. Opdrachtgever betaalt facturen binnen ____________________ dagen na factuurdatum op rekening ____________________ ten name van ____________________.
- Geheimhouding. Partijen behandelen alle vertrouwelijke informatie die zij in verband met deze overeenkomst ontvangen strikt vertrouwelijk. Deze verplichting blijft van kracht gedurende ____________________ jaar na beëindiging van deze overeenkomst.
- Intellectuele eigendom. Intellectuele eigendomsrechten op door Opdrachtnemer ontwikkelde methoden, formats en materialen blijven bij Opdrachtnemer, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Na volledige betaling verkrijgt Opdrachtgever een gebruiksrecht voor de specifiek voor Opdrachtgever opgeleverde materialen, voor ____________________.
- Privacy. Partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van deze overeenkomst en handelen daarbij overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.
- Aansprakelijkheid. De aansprakelijkheid van Opdrachtnemer is, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, of bij ontbreken daarvan tot het honorarium dat Opdrachtgever in de ____________________ maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis heeft betaald.
- Looptijd en beëindiging. Deze overeenkomst vangt aan op ____________________ en eindigt op ____________________. Beide Partijen kunnen de overeenkomst schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van ____________________.
- Toepasselijk recht en geschillen. Op deze overeenkomst is het recht van ____________________ van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te ____________________, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend te ____________________ op ____________________.
Voor Opdrachtgever:
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Handtekening: ____________________
Voor Opdrachtnemer:
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Handtekening: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Honorarium, kosten en facturatie
Kies een vaste maandvergoeding, een projectprijs, een uurtarief of een combinatie daarvan. Vermeld of bedragen exclusief of inclusief btw zijn en leg de betaaltermijn, het factuurmoment en de gevolgen van een te late betaling vast.
Maak onderscheid tussen het honorarium en externe kosten. De opdrachtnemer mag bijvoorbeeld reiskosten, distributiekosten of de inzet van derden alleen declareren na voorafgaande schriftelijke toestemming van de opdrachtgever.
Leg een duidelijke accorderingsprocedure vast: zonder tijdige inhoudelijke goedkeuring mag een persbericht of reactie niet namens de opdrachtgever worden verspreid.
Werkwijze en goedkeuring
Een vaste werkstroom voorkomt vertragingen en onduidelijkheid, vooral wanneer een persbericht snel moet worden uitgebracht. Benoem de aangewezen contactpersoon en spreek af via welke kanalen besluiten, wijzigingen en goedkeuringen worden bevestigd.
- De opdrachtgever verstrekt tijdig juiste en volledige achtergrondinformatie.
- De opdrachtnemer stelt een concept, planning of advies op.
- De opdrachtgever geeft binnen de afgesproken termijn schriftelijk feedback of goedkeuring.
- De opdrachtnemer voert de goedgekeurde werkzaamheden uit en rapporteert waar nodig.
Neem ook op dat de opdrachtgever verantwoordelijk blijft voor de juistheid van feitelijke, financiële, technische en juridische informatie die aan de opdrachtnemer wordt verstrekt. De adviseur kan signaleren en redigeren, maar is niet automatisch verantwoordelijk voor interne besluitvorming of productclaims.
Geheimhouding, gegevens en intellectuele eigendom
Bij persvoorlichting ontvangt de opdrachtnemer vaak niet-openbare bedrijfsinformatie, conceptplannen en persoonsgegevens van contactpersonen. Een geheimhoudingsclausule moet duidelijk maken welke informatie vertrouwelijk is, welke uitzonderingen gelden en hoe lang de verplichting voortduurt.
Maak tevens afspraken over conceptteksten, perslijsten, rapportages en ander materiaal. Vaak behoudt de opdrachtnemer auteursrechten op eigen methoden en formats, terwijl de opdrachtgever na betaling een gebruiksrecht krijgt voor de specifiek opgeleverde stukken. Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt, moeten partijen bovendien passende afspraken maken volgens de toepasselijke privacyregels.
Veelgestelde vragen
Kan een persbureau publiciteit garanderen?
Nee. Een persbureau kan professionele inspanningen verrichten om redacties te benaderen, maar onafhankelijke media beslissen zelf of en hoe zij publiceren. Leg daarom vast dat het om een inspanningsverplichting gaat, tenzij partijen uitdrukkelijk anders afspreken.
Wie mag een persbericht definitief goedkeuren?
De opdrachtgever wijst bij voorkeur één of meer bevoegde contactpersonen aan. In het contract staat welke persoon mag goedkeuren, binnen welke termijn dit gebeurt en of stilzwijgen als goedkeuring geldt.
Mag de opdrachtnemer het werk als referentie gebruiken?
Dat hangt af van de afspraak. Partijen kunnen bepalen dat de opdrachtnemer de naam, het logo of openbare resultaten alleen na voorafgaande schriftelijke toestemming als referentie mag gebruiken.