Kitölthető sajtókapcsolati tanácsadási szerződésminta
Ez a sajtókapcsolati tanácsadási szerződésminta segítséget nyújt a megrendelő és a kommunikációs szolgáltató együttműködésének írásos rögzítéséhez. Tartalmazza a szolgáltatások körét, a díjazás szabályait, a határidőket, a jóváhagyási folyamatot, a titoktartást és a szerződés megszűnésének feltételeit.
A sajtókapcsolati tanácsadási szerződés a megrendelő és a kommunikációs szakember vagy ügynökség közötti együttműködés alapvető dokumentuma. Pontosan meghatározza, milyen PR- és médiakapcsolati feladatokat vállal a szolgáltató, milyen díjazás mellett és milyen időtartamra. Az írásos megállapodás csökkenti a félreértések kockázatát, különösen a jóváhagyások, a sajtóanyagok és a költségek területén. A minta testre szabható egyszeri kampányhoz vagy tartós kommunikációs megbízáshoz is.
A szerződés célja és szerepe
A dokumentum rögzíti a felek jogait és kötelezettségeit a sajtókapcsolati tevékenység során. Ide tartozhat a kommunikációs stratégia kialakítása, sajtóközlemények készítése, újságírói megkeresések kezelése, sajtólista összeállítása és sajtóesemények szervezése.
A szolgáltatás jellegéből adódóan érdemes világossá tenni, hogy a szolgáltató szakmai közreműködést vállal, de a médiamegjelenések száma, tartalma vagy hangvétele általában nem garantálható.
A teljesítés eredménye
Az elvárt eredményeket mérhető formában célszerű megadni: például havi aktivitási jelentés, meghatározott számú sajtóanyag, médiamonitoring vagy kapcsolattartási feladat. A szerződésben különítsék el a vállalt tevékenységet a külső szerkesztőségek döntésétől függő megjelenésektől.
A lényeges adatok és a gyakori hibák
A megállapodás megkötése előtt ellenőrizni kell a felek azonosító adatait, a képviseleti jogosultságot és az adózási feltételeket. A szolgáltatási kör részletes leírása megelőzi azt, hogy a felek eltérően értelmezzék a megbízás terjedelmét.
| Dokumentumelem | Rendeltetése | Gyakori hiba |
|---|---|---|
| Szolgáltatások leírása | A PR-feladatok és leadandó anyagok rögzítése | Túl általános, mérhetetlen megfogalmazás |
| Díjazás és költségek | A megbízási díj, áfa és külön költségek meghatározása | Nem tisztázott, ki fizeti a külső költségeket |
| Jóváhagyási rend | A sajtóanyagok kiadás előtti engedélyezése | Nincs válaszadási határidő |
| Titoktartás | Az üzleti és kommunikációs információk védelme | Nem határozza meg a kivételeket és időtartamot |
| Felmondás | A szerződés lezárásának szabályozása | Hiányzik az átadás-átvétel rendje |
A szolgáltatási kör meghatározása
A szolgáltatásokat célszerű mellékletben vagy a szerződés külön pontjában részletezni. Így elkülöníthetők a rendszeres havi feladatok, az eseti kampányok és a külön díjazás ellenében vállalható tevékenységek.
Tipikusan rögzíthető feladatok
- Kommunikációs és sajtókapcsolati stratégia kidolgozása.
- Sajtóközlemények, háttéranyagok és interjújavaslatok készítése.
- Kapcsolattartás az újságírókkal és szerkesztőségekkel.
- Sajtóesemények és médiamegjelenések előkészítése.
- Médiamonitoring és időszakos teljesítési jelentés készítése.
Ha a szolgáltató hirdetési felületet, influenszer-együttműködést vagy nyomdai munkát is szervez, ezek költségviselését és jóváhagyási szabályait külön szükséges szabályozni.
Szerkeszthető sablon
Dokumentumsablon
SAJTÓKAPCSOLATI TANÁCSADÁSI SZERZŐDÉS
amely létrejött egyrészről
Megrendelő: ____________________
Székhely/lakcím: ____________________
Cégjegyzékszám/nyilvántartási szám: ____________________
Adószám: ____________________
Képviselő: ____________________
E-mail: ____________________
másrészről
Szolgáltató: ____________________
Székhely/lakcím: ____________________
Cégjegyzékszám/nyilvántartási szám: ____________________
Adószám: ____________________
Képviselő: ____________________
E-mail: ____________________
(a továbbiakban együtt: Felek) között az alábbi helyen és napon:
Kelt: ____________________, ____________________ év ____________________ hó ____________________ nap.
| Változó adat | Kitöltendő tartalom |
|---|---|
| A szolgáltatás megnevezése | ____________________ |
| A szerződés időtartama | ____________________ |
| Havi/projekt díjazás | ____________________ Ft + áfa / ____________________ |
| Fizetési határidő | ____________________ nap |
| Megrendelői kapcsolattartó | ____________________ |
| Jóváhagyási határidő | ____________________ munkanap |
- A szerződés tárgya. A Megrendelő megbízza a Szolgáltatót sajtókapcsolati és kommunikációs tanácsadási feladatok ellátásával. A részletes feladatlistát a jelen szerződés 1. számú melléklete tartalmazza.
- A Szolgáltató kötelezettségei. A Szolgáltató a feladatokat szakmai gondossággal, a Megrendelő utasításainak és jóváhagyásainak figyelembevételével látja el. A Szolgáltató sajtómegjelenés elérését nem garantálja, kivéve, ha erről a Felek külön írásban rendelkeznek.
- A Megrendelő kötelezettségei. A Megrendelő a teljesítéshez szükséges adatokat, információkat és jóváhagyásokat kellő időben rendelkezésre bocsátja. A Megrendelő kijelölt kapcsolattartója: ____________________.
- Díjazás és számlázás. A Megrendelő a Szolgáltató részére ____________________ összegű díjat fizet. A Szolgáltató számláját ____________________ gyakorisággal állítja ki, amelyet a Megrendelő a számla kézhezvételétől számított ____________________ napon belül utal át.
- Költségek. A Szolgáltató csak a Megrendelő előzetes írásbeli jóváhagyásával jogosult harmadik személyek felé költséget vállalni. A jóváhagyott költségek elszámolásának módja: ____________________.
- Jóváhagyási rend. A sajtóközlemények, nyilatkozatok és egyéb publikálásra szánt anyagok közzétételéhez a Megrendelő előzetes írásbeli jóváhagyása szükséges. A Megrendelő a megküldött anyagra ____________________ munkanapon belül válaszol.
- Titoktartás. A Felek a szerződés teljesítése során tudomásukra jutott, nem nyilvános üzleti, pénzügyi és kommunikációs információkat bizalmasan kezelik. A titoktartási kötelezettség a szerződés megszűnését követően ____________________ évig fennmarad.
- Szellemi alkotások. A Szolgáltató által készített anyagok felhasználási joga a teljes díjazás megfizetésével, a jelen szerződésben meghatározott célra és terjedelemben illeti meg a Megrendelőt. Eltérő rendelkezés: ____________________.
- A szerződés megszűnése. A szerződés határozott/határozatlan időre jön létre. Rendes felmondás esetén a felmondási idő ____________________ nap. A megszűnéskor a Szolgáltató átadja a Megrendelő részére a teljesítés során elkészült, átadható anyagokat.
- Vegyes rendelkezések. A jelen szerződés módosítása kizárólag írásban érvényes. A Felek vitás kérdéseiket elsősorban egyeztetés útján rendezik. A jelen szerződésben nem szabályozott kérdésekben az alkalmazandó jogszabályok rendelkezései irányadók.
A Felek a jelen szerződést elolvasták, megértették, és mint akaratukkal mindenben megegyezőt írják alá.
____________________
Megrendelő
Kelt: ____________________
____________________
Szolgáltató
Kelt: ____________________
A szöveget itt szerkesztheted. A módosítások a böngésződben maradnak, és kinyomtathatod vagy exportálhatod Wordbe és PDF-be.
Díjazás, költségek és teljesítés
A díjazás lehet havi átalánydíj, óradíj, projektösszeg vagy ezek kombinációja. A szerződésben szerepeljen a számlázás időpontja, a fizetési határidő, az általános forgalmi adó kezelése és a késedelmes fizetés következménye.
A külső költségek – például helyszínbérlet, fotós, fordító, médiamonitoring-előfizetés vagy utazás – csak előzetes írásbeli jóváhagyással legyenek elszámolhatók. Ez a rendelkezés megvédi mindkét felet a váratlan kiadásoktól.
Gyakorlati javaslat: a sajtóanyagok kiadására állapítsanak meg írásbeli jóváhagyási határidőt, és rögzítsék, mi történik, ha a megrendelő nem válaszol időben.
Jóváhagyás, titoktartás és adatkezelés
A megrendelőnek célszerű kijelölnie azt a személyt, aki a nyilatkozatok, sajtóközlemények és érzékeny információk közzétételét jóváhagyhatja. A szolgáltató csak a jóváhagyott tartalmat használhatja fel, kivéve, ha a felek ettől írásban eltérnek.
A titoktartási rendelkezés vonatkozzon az üzleti tervekre, még nem nyilvános adatokra, ügyféladatokra és kampányanyagokra. Személyes adatok kezelése esetén a feleknek az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak megfelelően kell eljárniuk.
A szerződés előkészítésének menete
A kitölthető minta használata előtt gyűjtsék össze az együttműködés üzleti és kommunikációs részleteit. A véglegesítés előtt a szerződést mindkét félnek át kell olvasnia, és szükség esetén szakértővel is ellenőriztetnie kell.
- Határozzák meg a kommunikációs célokat és a szolgáltatások körét.
- Rögzítsék a díjazást, a költségkeretet és a számlázási feltételeket.
- Egyeztessék a kapcsolattartókat, a jóváhagyási folyamatot és a határidőket.
- Írják alá a szerződést, valamint csatolják a részletes feladatlistát, ha szükséges.
Gyakran ismételt kérdések
Garantálhat-e a szolgáltató sajtómegjelenést?
Általában nem, mert egy szerkesztőség önállóan dönt a témák közléséről. A szolgáltató a szakmailag indokolt megkeresést, az anyagok elkészítését és a kapcsolattartást vállalhatja.
Ki hagyhatja jóvá a sajtóközleményt?
A szerződésben név szerint vagy munkakör szerint célszerű megjelölni a megrendelő jóváhagyásra jogosult kapcsolattartóját. A jóváhagyás történhet e-mailben is, ha ezt a felek elfogadják.
Felmondható-e a határozott idejű szerződés?
Igen, ha a szerződés erre lehetőséget ad, vagy ha erre jogszabályi ok áll fenn. A felmondás módját, határidejét, valamint a folyamatban lévő feladatok és anyagok átadását előre rendezni kell.