Mustervertrag für Presseberatung sofort einsatzbereit
Dieser Mustervertrag für Presseberatung unterstützt Auftraggeber und Presseberater dabei, Kommunikationsleistungen, Zuständigkeiten, Vergütung, Laufzeit und Vertraulichkeit schriftlich festzuhalten. Er eignet sich als Grundlage für laufende Pressearbeit, einzelne Kampagnen oder projektbezogene Beratungsmandate und kann an die konkreten Anforderungen der Parteien angepasst werden.
Ein Vertrag über Presseberatung schafft eine verlässliche Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen, einer Organisation oder einer Privatperson und einem Presseberater. Er beschreibt, welche Kommunikations- und Medienleistungen geschuldet sind, wie die Abstimmung erfolgt und welche Vergütung vereinbart wird. Gerade bei laufender Pressearbeit helfen klare Regelungen, Missverständnisse über Zuständigkeiten, Freigaben und Erfolgserwartungen zu vermeiden. Das Muster kann für einzelne Projekte ebenso verwendet werden wie für eine längerfristige Beratung.
Zweck eines Vertrags für Presseberatung
Presseberatung umfasst häufig die strategische Planung von Medienkommunikation, die Erstellung und Überarbeitung von Pressetexten, die Vorbereitung von Interviews sowie die Begleitung von Presseanfragen. Der Vertrag grenzt diese Leistungen von anderen Tätigkeiten wie Werbung, Rechtsberatung oder verbindlicher Erfolgsvermittlung ab.
Eine präzise Leistungsbeschreibung schützt beide Seiten: Der Auftraggeber weiß, welche Unterstützung er erwarten kann, und der Auftragnehmer kann seinen Arbeitsumfang nachvollziehbar planen und abrechnen.
Beratung statt Erfolgsgarantie
Die Veröffentlichung eines Beitrags oder die Tonalität einer Berichterstattung liegt grundsätzlich nicht allein in der Hand des Presseberaters. Deshalb sollte der Vertrag deutlich machen, dass geschuldet ist, die vereinbarten Beratungs- und Kommunikationsleistungen fachgerecht zu erbringen, nicht aber eine bestimmte Medienresonanz.
Wichtige Angaben im Dokument
Vor der Unterzeichnung sollten die Parteien ihre Kontaktdaten, die Laufzeit und den genauen Anlass der Zusammenarbeit vollständig eintragen. Auch bei einer mündlich begonnenen Zusammenarbeit ist eine schriftliche Vereinbarung sinnvoll, um wesentliche Absprachen festzuhalten.
| Vertragsfeld | Zweck | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Leistungsumfang | Definiert konkrete Beratungs- und PR-Aufgaben. | Zu allgemeine Formulierungen ohne Leistungsgrenzen. |
| Vergütung | Regelt Honorar, Auslagen, Umsatzsteuer und Fälligkeit. | Zusatzkosten oder Reisekosten nicht zu erwähnen. |
| Laufzeit | Bestimmt Beginn, Ende und Kündigung. | Keine Regelung zur ordentlichen Kündigung. |
| Freigaben | Legt fest, wer Texte und Aussagen genehmigt. | Veröffentlichungen ohne dokumentierte Freigabe. |
| Vertraulichkeit | Schützt nicht öffentliche Informationen. | Keine Ausnahme für gesetzliche Offenlegungspflichten. |
Leistungsumfang eindeutig festlegen
Die vereinbarten Leistungen sollten möglichst konkret beschrieben werden. Denkbar sind beispielsweise Medienanalysen, die Entwicklung von Kernbotschaften, das Verfassen von Pressemitteilungen, die Pflege von Medienkontakten oder die Vorbereitung von Sprecherinnen und Sprechern.
- Entwicklung einer Presse- und Kommunikationsstrategie
- Erstellung, Bearbeitung und Abstimmung von Pressetexten
- Vorbereitung von Interviews, Statements und Mediengesprächen
- Bearbeitung oder Koordination eingehender Presseanfragen
- Dokumentation von Maßnahmen und Medienresonanz
Freigabeprozesse dokumentieren
Der Auftraggeber sollte eine entscheidungsbefugte Kontaktperson benennen. Der Presseberater sollte externe Mitteilungen, Pressemitteilungen und Zitate grundsätzlich erst nach der vereinbarten Freigabe veröffentlichen oder übermitteln, sofern keine abweichende schriftliche Anweisung vorliegt.
Bearbeitbare Vorlage
Dokumentvorlage
MUSTERVERTRAG ÜBER PRESSEBERATUNG
geschlossen in ____________________, am ____________________
zwischen
Auftraggeber
Name/Firma: ____________________
Vertreten durch: ____________________
Anschrift: ____________________
E-Mail/Telefon: ____________________
und
Auftragnehmer / Presseberater
Name/Firma: ____________________
Vertreten durch: ____________________
Anschrift: ____________________
E-Mail/Telefon: ____________________
– nachfolgend gemeinsam „Parteien“ genannt – wird folgender Vertrag geschlossen:
| Variable | Vereinbarung |
|---|---|
| Vertragsgegenstand | ____________________ |
| Leistungszeitraum | Beginn: ____________________ / Ende: ____________________ |
| Vergütung | ____________________ EUR zzgl./inkl. gesetzlicher Umsatzsteuer |
| Abrechnungsrhythmus | ____________________ |
| Zahlungsziel | ____________________ Tage ab Rechnungszugang |
| Benannte Kontaktperson des Auftraggebers | ____________________ |
| Erstattungsfähige Auslagen | ____________________ |
- Gegenstand der Beauftragung
Der Auftraggeber beauftragt den Auftragnehmer mit Presseberatungs- und Kommunikationsleistungen im folgenden Umfang: ____________________. Der Auftragnehmer erbringt die Leistungen eigenverantwortlich und nach den vereinbarten fachlichen Anforderungen. - Leistungen und Mitwirkung
Der Auftragnehmer erbringt insbesondere folgende Leistungen: ____________________. Der Auftraggeber stellt die zur Durchführung erforderlichen Informationen, Unterlagen und Freigaben rechtzeitig zur Verfügung und benennt eine entscheidungsbefugte Kontaktperson. - Freigaben und Außenkommunikation
Pressemitteilungen, Stellungnahmen, Zitate und sonstige externe Inhalte werden vor ihrer Veröffentlichung oder Übermittlung durch den Auftraggeber freigegeben, soweit die Parteien nicht schriftlich etwas anderes vereinbaren. Eine bestimmte Veröffentlichung oder Medienresonanz wird nicht geschuldet. - Vergütung und Auslagen
Für die Leistungen erhält der Auftragnehmer die in der Tabelle genannte Vergütung. Notwendige und zuvor abgestimmte Auslagen werden gegen Nachweis zusätzlich erstattet. Rechnungen sind innerhalb des vereinbarten Zahlungsziels ohne Abzug zahlbar. - Laufzeit und Kündigung
Der Vertrag beginnt am ____________________ und endet am ____________________. Er kann von jeder Partei mit einer Frist von ____________________ zum ____________________ schriftlich gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. - Vertraulichkeit
Die Parteien behandeln alle ihnen im Zusammenhang mit diesem Vertrag bekannt werdenden nicht öffentlichen Informationen vertraulich. Diese Pflicht gilt auch nach Vertragsende fort, soweit keine gesetzliche Offenlegungspflicht besteht. - Nutzungsrechte
Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber an den im Rahmen dieses Vertrags erstellten Arbeitsergebnissen die folgenden Nutzungsrechte ein: ____________________. Rechte Dritter bleiben unberührt. - Datenschutz
Die Parteien beachten die jeweils anwendbaren Datenschutzvorschriften. Soweit erforderlich, schließen sie eine gesonderte Vereinbarung zur Verarbeitung personenbezogener Daten. - Schlussbestimmungen
Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform, soweit gesetzlich zulässig. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Es gilt das Recht von ____________________, soweit rechtlich zulässig.
Ort, Datum: ____________________
____________________
Auftraggeber
____________________
Auftragnehmer / Presseberater
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Vergütung, Auslagen und Abrechnung
Das Honorar kann als Pauschale, Stundenhonorar, Tagessatz oder projektbezogene Vergütung vereinbart werden. Zusätzlich sollte festgelegt werden, ob notwendige Auslagen, etwa Reisekosten, Versandkosten oder Gebühren für externe Dienste, gesondert erstattet werden.
Für eine transparente Abwicklung gehören Zahlungsziel, Rechnungsrhythmus und die Behandlung der gesetzlichen Umsatzsteuer in den Vertrag. Bei umfangreichen Projekten können Abschlagszahlungen oder monatliche Abrechnungen sinnvoll sein.
Praktische Empfehlung: Halten Sie den Leistungsumfang und jede wesentliche Änderung schriftlich fest, bevor zusätzliche Aufgaben begonnen werden.
Vertraulichkeit, Rechte und Datenschutz
In der Pressearbeit werden häufig vertrauliche Unternehmensinformationen, unveröffentlichte Zahlen oder persönliche Daten verarbeitet. Eine Vertraulichkeitsklausel sollte daher regeln, dass solche Informationen nur zur Durchführung des Auftrags verwendet und nicht unbefugt an Dritte weitergegeben werden.
Bei Texten, Konzepten, Präsentationen und sonstigen Arbeitsergebnissen ist zu bestimmen, welche Nutzungsrechte der Auftraggeber erhält. Soweit personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, kann je nach Ausgestaltung der Tätigkeit eine ergänzende datenschutzrechtliche Vereinbarung erforderlich sein.
Abschluss und praktische Umsetzung
Vor der Unterzeichnung sollten beide Seiten prüfen, ob alle Anlagen, Ansprechpartner und Honorarbestandteile genannt sind. Änderungen und Ergänzungen sollten nachvollziehbar dokumentiert werden, damit spätere Unklarheiten vermieden werden.
- Leistungsziele und konkrete Aufgaben gemeinsam festlegen.
- Vergütung, Auslagen und Zahlungsbedingungen eintragen.
- Freigabewege, Vertraulichkeit und Nutzungsrechte abstimmen.
- Vertrag datieren, von beiden Parteien unterzeichnen und aufbewahren.
Häufig gestellte Fragen
Kann der Presseberater Medienveröffentlichungen garantieren?
In der Regel nein. Presseberater können professionelle Kommunikationsleistungen und Kontakte anbieten, die Entscheidung über Veröffentlichungen treffen jedoch die jeweiligen Medien.
Ist eine monatliche Pauschale zulässig?
Ja. Eine monatliche Pauschale kann vereinbart werden, wenn Umfang, enthaltene Leistungen, mögliche Mehrleistungen und Abrechnung klar beschrieben sind.
Wem gehören erstellte Pressemitteilungen?
Das hängt von der vertraglichen Vereinbarung ab. Der Vertrag sollte ausdrücklich festlegen, ob und in welchem Umfang der Auftraggeber die Arbeitsergebnisse nutzen, bearbeiten und weitergeben darf.