Modello pronto di contratto per servizi di ufficio stampa
Questo modello di contratto di ufficio stampa consente di formalizzare il rapporto tra cliente e professionista o agenzia incaricata delle attività di comunicazione e relazioni con i media. Include clausole su incarico, compenso, durata, riservatezza, proprietà dei materiali, recesso e trattamento dei dati.
Il contratto di ufficio stampa regola l’incarico affidato a un professionista o a un’agenzia per curare i rapporti con i media e le attività di comunicazione. Definire per iscritto obiettivi, prestazioni, compenso e durata riduce il rischio di incomprensioni durante la collaborazione. Il modello è utile sia per imprese e associazioni sia per enti, artisti e professionisti che desiderano organizzare la propria presenza sui mezzi di informazione. Prima della firma, le clausole devono essere adattate alle esigenze concrete delle parti.
Funzione del contratto di ufficio stampa
Con questo accordo, il cliente incarica il fornitore di pianificare e svolgere attività di comunicazione istituzionale, promozionale o informativa verso giornalisti, redazioni e altri interlocutori del settore. Il contratto chiarisce che l’incarico riguarda normalmente un’obbligazione di mezzi e non la garanzia di pubblicazioni, interviste o risultati editoriali specifici.
È importante descrivere con precisione il perimetro del servizio, poiché l’ufficio stampa può comprendere attività molto diverse: redazione di comunicati, media relations, rassegna stampa, organizzazione di conferenze e gestione delle richieste dei giornalisti.
Obiettivi misurabili e limiti dell’incarico
Le parti possono indicare obiettivi verificabili, quali il numero di comunicati programmati, la frequenza dei report o l’organizzazione di specifici eventi. Tali obiettivi non devono però essere confusi con la promessa di ottenere spazi sui mezzi di comunicazione, la cui scelta editoriale resta indipendente.
Elementi essenziali da inserire
Un testo efficace identifica correttamente le parti, indica l’oggetto dell’incarico, stabilisce tempi di esecuzione e disciplina la remunerazione. Devono inoltre essere previsti i canali di approvazione dei contenuti e le modalità con cui il cliente fornisce informazioni, documenti e materiali necessari.
| Campo del documento | Finalità | Errore frequente |
|---|---|---|
| Oggetto dell’incarico | Delimita le attività di ufficio stampa richieste | Usare formule generiche senza elenco delle prestazioni |
| Durata | Indica decorrenza, scadenza e rinnovo | Non definire il preavviso per il recesso |
| Compenso | Stabilisce importo, imposte e scadenze di pagamento | Omettere spese vive e costi extra |
| Approvazione contenuti | Regola l’autorizzazione di comunicati e dichiarazioni | Non individuare il referente del cliente |
| Riservatezza | Tutela informazioni non pubbliche e strategiche | Non precisare durata e limiti dell’obbligo |
Prestazioni e organizzazione del lavoro
Le prestazioni dovrebbero essere elencate in modo concreto, anche mediante un allegato operativo. È opportuno specificare se il fornitore curerà soltanto la redazione e l’invio di comunicati oppure anche il monitoraggio delle uscite, la gestione della mailing list, le interviste e gli eventi.
Materiali, approvazioni e referente
Il cliente deve indicare un referente autorizzato a trasmettere istruzioni e approvare i testi. Il contratto può fissare tempi di riscontro ragionevoli, prevedendo che ritardi o mancate approvazioni possano incidere sul calendario delle attività senza responsabilità del fornitore.
- Redazione e diffusione di comunicati stampa.
- Gestione dei rapporti con giornalisti e redazioni.
- Predisposizione di cartelle stampa e note informative.
- Monitoraggio delle pubblicazioni e rassegna stampa.
- Supporto nell’organizzazione di conferenze o incontri con i media.
Modello modificabile
Modello del documento
CONTRATTO DI SERVIZI DI UFFICIO STAMPA
Luogo e data: ____________________, ____________________
Tra
Committente: ____________________, con sede/residenza in ____________________, C.F./P. IVA ____________________, in persona di ____________________, di seguito denominato/a “Committente”;
e
Fornitore: ____________________, con sede/residenza in ____________________, C.F./P. IVA ____________________, in persona di ____________________, di seguito denominato/a “Fornitore”.
Il Committente e il Fornitore, congiuntamente le “Parti”, convengono e stipulano quanto segue.
| Elemento | Dati da compilare |
|---|---|
| Oggetto dell’incarico | ____________________ |
| Decorrenza del contratto | ____________________ |
| Scadenza o durata | ____________________ |
| Compenso | Euro ____________________ oltre IVA e oneri, se dovuti |
| Modalità di pagamento | ____________________ |
| Referente del Committente | ____________________ |
| Spese rimborsabili | ____________________ |
- Oggetto dell’incarico. Il Committente conferisce al Fornitore l’incarico di svolgere attività di ufficio stampa e relazioni con i media, consistenti in: ____________________. Restano escluse le seguenti attività: ____________________.
- Modalità di esecuzione. Il Fornitore svolgerà l’incarico con autonomia organizzativa e professionale, coordinandosi con il referente indicato dal Committente. Comunicati, dichiarazioni e materiali destinati alla diffusione saranno sottoposti all’approvazione del Committente, salvo diversa pattuizione scritta.
- Assenza di garanzia di pubblicazione. Il Fornitore si impegna a porre in essere le attività concordate con diligenza professionale, senza garantire la pubblicazione di contenuti, la partecipazione a interviste o ulteriori decisioni editoriali riservate ai mezzi di comunicazione.
- Durata e recesso. Il presente contratto decorre dal ____________________ e termina il ____________________. Ciascuna Parte potrà recedere mediante comunicazione scritta con preavviso di ____________________ giorni, fatto salvo il pagamento delle prestazioni già eseguite e delle spese autorizzate.
- Compenso e fatturazione. Il Committente corrisponderà al Fornitore il compenso indicato nella tabella, entro ____________________ giorni dalla ricezione della fattura. Eventuali attività aggiuntive dovranno essere autorizzate per iscritto e saranno compensate come segue: ____________________.
- Spese. Le spese vive necessarie allo svolgimento dell’incarico saranno: ____________________. Le spese non incluse nel compenso dovranno essere preventivamente autorizzate dal Committente e documentate dal Fornitore.
- Obblighi del Committente. Il Committente fornirà tempestivamente informazioni, documenti, materiali e autorizzazioni necessari, garantendone correttezza, liceità e disponibilità all’uso per le finalità previste dal presente contratto.
- Riservatezza. Il Fornitore si impegna a non divulgare a terzi le informazioni riservate ricevute dal Committente, salvo quanto necessario per l’esecuzione dell’incarico o imposto dalla legge. Tale obbligo permane per ____________________ dopo la cessazione del contratto.
- Dati personali. Le Parti dichiarano di trattare i dati personali nel rispetto della normativa applicabile. Eventuali ulteriori istruzioni o accordi sul trattamento dei dati saranno contenuti nell’allegato: ____________________.
- Proprietà e utilizzo dei materiali. I materiali predisposti dal Fornitore nell’ambito dell’incarico potranno essere utilizzati dal Committente nei limiti e con le modalità seguenti: ____________________.
- Legge applicabile e foro competente. Il presente contratto è regolato dalla legge di ____________________. Per ogni controversia sarà competente il Foro di ____________________, salvo norme inderogabili applicabili.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Committente
____________________
Il Fornitore
____________________
Per specifica approvazione delle clausole: ____________________
____________________
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Compenso, spese e durata
Il corrispettivo può essere previsto in misura fissa mensile, per singolo progetto oppure a ore. Nel testo vanno distinti il compenso professionale, l’IVA se applicabile, eventuali contributi e le spese vive, come viaggi, servizi fotografici, traduzioni o acquisto di banche dati.
La durata può essere determinata o a tempo indeterminato. In entrambi i casi, conviene disciplinare il recesso, il periodo di preavviso e la consegna dei materiali elaborati fino alla data di cessazione.
- Identificare con completezza cliente e fornitore.
- Definire attività incluse, esclusioni e risultati di reportistica.
- Stabilire compenso, fatturazione, spese rimborsabili e scadenze.
- Firmare il documento dopo aver verificato allegati e clausole operative.
Prevedere sempre un referente unico del cliente e una procedura scritta di approvazione: evita la diffusione di messaggi non autorizzati o non aggiornati.
Riservatezza, dati e proprietà dei contenuti
L’addetto stampa può ricevere informazioni commerciali, dati personali, piani di lancio e documenti non pubblici. Una clausola di riservatezza deve chiarire quali informazioni sono protette, le eccezioni previste e la durata dell’obbligo anche dopo la cessazione del rapporto.
Quando il servizio comporta il trattamento di dati personali, le parti devono verificare ruoli e adempimenti previsti dalla normativa applicabile. È utile stabilire anche chi possa utilizzare comunicati, testi, immagini e altri materiali prodotti nell’ambito dell’incarico.
Domande frequenti
L’ufficio stampa può garantire la pubblicazione di un comunicato?
No. Il fornitore può impegnarsi a redigere e diffondere correttamente il materiale e a coltivare relazioni professionali con i media, ma le decisioni sulla pubblicazione spettano alle singole testate e ai loro responsabili editoriali.
Le spese di trasferta sono comprese nel compenso?
Dipende dall’accordo. Il contratto dovrebbe indicare espressamente se le spese sono incluse, soggette a un tetto massimo oppure rimborsabili dal cliente previa autorizzazione e presentazione dei giustificativi.
È possibile interrompere anticipatamente il rapporto?
Sì, se il contratto disciplina recesso, preavviso ed eventuali conseguenze economiche. In presenza di grave inadempimento, possono trovare applicazione anche i rimedi previsti dalla legge e dalle clausole pattuite.