Vzor smlouvy o tiskovém poradenství připravený k použití
Tento vzor smlouvy o tiskovém poradenství je určen pro spolupráci mezi klientem a poskytovatelem PR či mediálních služeb. Upravuje rozsah činností, odměnu, termíny, schvalování výstupů, důvěrnost informací, odpovědnost i podmínky ukončení smluvního vztahu.
Smlouva o tiskovém poradenství vymezuje spolupráci mezi klientem a odborníkem, který zajišťuje komunikaci s médii, přípravu tiskových materiálů nebo strategické PR poradenství. Jasně nastavené podmínky pomáhají předejít sporům o rozsah práce, schvalování výstupů a výši odměny. Vzor lze použít pro jednorázovou kampaň i dlouhodobou externí spolupráci. Před podpisem je vhodné jej upravit podle konkrétního projektu a právního postavení smluvních stran.
Účel smlouvy o tiskovém poradenství
Tato smlouva zpravidla upravuje poskytování služeb v oblasti vztahů s veřejností, médií a strategické komunikace. Poskytovatel může připravovat tiskové zprávy, mediální podklady, komunikační strategie, odpovědi pro novináře nebo organizovat tiskové konference.
Klient naopak poskytuje podklady, určuje osoby oprávněné ke schvalování a hradí sjednanou odměnu. Přesné vymezení služeb je důležité zejména tehdy, pokud se mají práce rozšiřovat nad původně dohodnutý rozsah.
Typické činnosti poskytovatele
- příprava tiskových zpráv a mediálních stanovisek,
- tvorba komunikační a mediální strategie,
- kontaktování relevantních novinářů a redakcí,
- monitoring mediálních výstupů a reporting,
- poradenství při krizové komunikaci.
Co má být ve smlouvě uvedeno
Dokument by měl jednoznačně identifikovat obě smluvní strany, uvést předmět plnění, dobu trvání spolupráce a způsob sjednávání jednotlivých úkolů. Doporučuje se také určit, zda poskytovatel jedná vlastním jménem, nebo pouze zprostředkovává kontakt mezi klientem a médii.
| Položka | Účel | Častá chyba |
|---|---|---|
| Rozsah služeb | Určuje konkrétní PR a mediální činnosti | Obecné označení „kompletní PR“ bez upřesnění |
| Odměna | Stanoví paušál, hodinovou sazbu nebo cenu za projekt | Neuvedení splatnosti a daně z přidané hodnoty |
| Schvalování výstupů | Určuje, kdo schvaluje tiskové materiály | Chybějící lhůta pro připomínky klienta |
| Mlčenlivost | Chrání neveřejné informace klienta | Neurčení doby trvání povinnosti |
| Ukončení smlouvy | Řeší výpověď a předání rozpracovaných podkladů | Nejasná výpovědní doba |
Odměna, náklady a fakturace
Odměnu lze sjednat jako měsíční paušál, hodinovou sazbu, pevnou cenu za konkrétní kampaň nebo kombinaci těchto způsobů. Smlouva by měla určit také splatnost faktur, zda je poskytovatel plátcem DPH a zda je odměna uvedena včetně, nebo bez DPH.
Vedlejší výdaje
Vedle odměny mohou vzniknout náklady na distribuci tiskových zpráv, pronájem prostor, grafické práce, překlady, cestovní výdaje nebo placené mediální databáze. Je praktické stanovit finanční limit, do něhož může poskytovatel náklady objednat bez předchozího souhlasu klienta.
Praktické doporučení: Každý výstup určený pro veřejnost nebo média nechte před zveřejněním písemně schválit pověřenou osobou klienta.
Upravitelný vzor
Vzor dokumentu
SMLOUVA O TISKOVÉM PORADENSTVÍ
uzavřená podle příslušných ustanovení občanského zákoníku
V ____________________ dne ____________________
I. Smluvní strany
Klient:
Název / jméno: ____________________
IČO / datum narození: ____________________
Sídlo / adresa: ____________________
Zastoupený/á: ____________________
E-mail: ____________________
Telefon: ____________________
Poskytovatel:
Název / jméno: ____________________
IČO / datum narození: ____________________
Sídlo / adresa: ____________________
Zastoupený/á: ____________________
E-mail: ____________________
Telefon: ____________________
II. Základní údaje o spolupráci
| Položka | Ujednání |
|---|---|
| Předmět služeb | ____________________ |
| Doba poskytování služeb | od ____________________ do ____________________ |
| Odměna | ____________________ Kč bez / včetně DPH |
| Splatnost faktur | ____________________ dní ode dne doručení |
| Kontaktní osoba klienta | ____________________ |
| Schvalovací lhůta klienta | ____________________ pracovních dnů |
| Limit vedlejších nákladů | ____________________ Kč |
III. Předmět smlouvy
Poskytovatel se zavazuje pro klienta poskytovat služby tiskového, mediálního a komunikačního poradenství v rozsahu uvedeném v této smlouvě a v jednotlivých písemně odsouhlasených zadáních. Klient se zavazuje poskytovat potřebnou součinnost a hradit poskytovateli sjednanou odměnu.
IV. Podmínky spolupráce
- Poskytovatel bude zejména připravovat tiskové zprávy, mediální podklady, komunikační doporučení, podklady pro odpovědi médiím a další sjednané výstupy.
- Klient předá poskytovateli úplné, pravdivé a aktuální podklady nezbytné pro řádné poskytování služeb.
- Veřejné výstupy, tiskové zprávy a stanoviska budou zveřejněny nebo rozeslány až po předchozím schválení klientem, není-li písemně dohodnuto jinak.
- Poskytovatel není oprávněn bez souhlasu klienta činit jeho jménem právní jednání ani poskytovat médiím závazná prohlášení nad rámec schválených podkladů.
- Poskytovatel vede přiměřenou evidenci realizovaných činností a na vyžádání předloží klientovi přehled provedených prací.
V. Odměna a náklady
Klient uhradí poskytovateli odměnu ve výši uvedené v článku II této smlouvy na základě řádně vystavené faktury. Není-li ujednáno jinak, jsou faktury vystavovány ____________________ a splatné ve lhůtě uvedené v článku II.
Vedlejší náklady přesahující sjednaný limit mohou být vynaloženy pouze s předchozím písemným souhlasem klienta. Schválené a doložené náklady uhradí klient poskytovateli společně s odměnou nebo samostatně podle dohody stran.
VI. Mlčenlivost a práva k výstupům
Poskytovatel zachová mlčenlivost o všech neveřejných skutečnostech, které se dozví v souvislosti s plněním této smlouvy, a nepoužije je pro vlastní potřebu ani pro potřebu třetích osob. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení této smlouvy.
Klient získává po úplném zaplacení odměny oprávnění užít výstupy vytvořené poskytovatelem pro účely své komunikace v rozsahu: ____________________. Poskytovatel je oprávněn použít výstupy ve svém portfoliu pouze s předchozím písemným souhlasem klienta.
VII. Doba trvání a ukončení smlouvy
Tato smlouva se uzavírá na dobu ____________________. Každá smluvní strana je oprávněna smlouvu vypovědět písemnou výpovědí s výpovědní dobou ____________________, která začíná běžet dnem doručení výpovědi druhé smluvní straně.
Při ukončení smlouvy poskytovatel předá klientovi dosud vytvořené a zaplacené výstupy v elektronické podobě na adresu ____________________.
VIII. Závěrečná ustanovení
Změny a doplnění této smlouvy lze činit pouze písemnými, číslovanými dodatky podepsanými oběma smluvními stranami. Smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech, z nichž každá smluvní strana obdrží jeden.
Za klienta:
____________________
jméno, funkce a podpis
Za poskytovatele:
____________________
jméno, funkce a podpis
Text upravte přímo zde. Změny se ukládají ve vašem prohlížeči a můžete je vytisknout nebo exportovat do Wordu a PDF.
Postup schvalování a spolupráce
Proces schvalování chrání klienta před zveřejněním nepřesných nebo neaktuálních informací. Současně poskytovateli umožňuje dodržovat termíny, pokud klient předá podklady a stanovisko včas.
- Klient předá poskytovateli zadání, podklady a kontaktní osobu.
- Poskytovatel připraví návrh výstupu nebo komunikačního kroku.
- Klient návrh ve sjednané lhůtě schválí, odmítne nebo zašle připomínky.
- Po schválení poskytovatel výstup zveřejní, rozešle nebo jinak realizuje.
Mlčenlivost, osobní údaje a autorská práva
PR poradce často pracuje s obchodními plány, finančními údaji, interními stanovisky nebo informacemi, které ještě nebyly zveřejněny. Smlouva by proto měla obsahovat povinnost mlčenlivosti a pravidla pro nakládání s dokumenty a osobními údaji.
Je vhodné ujednat, komu náleží práva k vytvořeným textům, strategiím, prezentacím a dalším výstupům. Pokud jsou součástí plnění autorská díla, mělo by být jasné, zda klient získává licenci, v jakém rozsahu a od kdy.
Ukončení spolupráce a odpovědnost
Smlouva by měla upravit dobu trvání, výpovědní dobu, podmínky okamžitého ukončení při podstatném porušení povinností a předání rozpracovaných materiálů. U dlouhodobé spolupráce se často používá výpovědní doba v délce jednoho až tří měsíců.
Odpovědnost poskytovatele lze rozumně omezit na škodu způsobenou porušením jeho povinností. Poskytovatel obvykle neodpovídá za rozhodnutí médií, obsah jejich nezávislého zpravodajství ani za obchodní výsledky klienta, pokud to výslovně nepřevzal.
Často kladené otázky
Musí být smlouva o tiskovém poradenství písemná?
Písemná forma není vždy zákonnou podmínkou platnosti, ale je silně doporučena. Umožňuje prokázat sjednaný rozsah služeb, cenu, schvalovací postup a další povinnosti stran.
Lze stanovit odměnu jako měsíční paušál?
Ano. Měsíční paušál je běžný zejména při průběžném mediálním poradenství. Smlouva by však měla uvést, co paušál zahrnuje a jak se účtují práce nad jeho rámec.
Odpovídá poradce za to, že média tiskovou zprávu zveřejní?
Zpravidla ne. Poskytovatel může zajistit přípravu a distribuci materiálů či komunikaci s redakcemi, ale nemůže garantovat nezávislé redakční rozhodnutí jednotlivých médií.