Vzor zmluvy o tlačovom poradenstve pripravený na použitie
Tento vzor zmluvy o tlačovom poradenstve pomáha upraviť spoluprácu medzi klientom a poskytovateľom PR služieb. Obsahuje ustanovenia o rozsahu komunikácie s médiami, príprave tlačových správ, odmene, schvaľovaní výstupov, mlčanlivosti, zodpovednosti a ukončení spolupráce.
Zmluva o tlačovom poradenstve je praktický dokument pre spoluprácu medzi klientom a odborníkom alebo agentúrou poskytujúcou služby v oblasti vzťahov s médiami. Pomáha jasne vymedziť očakávané výstupy, spôsob komunikácie aj finančné podmienky. Písomná dohoda znižuje riziko nedorozumení pri schvaľovaní tlačových správ, mediálnych podkladov a ďalších PR aktivít. Vzor je vhodné prispôsobiť konkrétnemu rozsahu spolupráce a právnym podmienkam, ktoré sa na zmluvné strany vzťahujú.
Účel zmluvy o tlačovom poradenstve
Predmetom takejto zmluvy býva poskytovanie poradenských a realizačných služieb v oblasti komunikácie s médiami. Môže ísť o tvorbu komunikačnej stratégie, prípravu tlačových správ, odpovede na otázky novinárov, organizovanie tlačových konferencií alebo monitoring mediálnych výstupov.
Dokument by mal rozlišovať medzi poradenskou činnosťou a záväzkom dosiahnuť konkrétny mediálny výsledok. Poskytovateľ spravidla nemôže zaručiť, že nezávislé médium správu uverejní, preto je vhodné túto okolnosť výslovne uviesť.
Pre koho je vzor určený
Vzor môže využiť podnikateľ, obchodná spoločnosť, nezisková organizácia, verejná inštitúcia aj fyzická osoba, ktorá si objednáva externé PR služby. Hodí sa tiež pre freelance PR konzultantov a komunikačné agentúry.
Kľúčové náležitosti dokumentu
Dobrá zmluva identifikuje obe strany, presne opisuje služby, určuje termíny a upravuje cenu. Dôležité je tiež stanoviť, kto schvaľuje texty a v akej lehote, aby poskytovateľ nemusel čakať na nejasné alebo oneskorené pokyny.
| Prvok zmluvy | Na čo slúži | Častá chyba |
|---|---|---|
| Predmet služieb | Vymedzuje konkrétne PR a mediálne činnosti. | Príliš všeobecný opis bez výstupov. |
| Odmena | Určuje paušál, hodinovú sadzbu alebo cenu za projekt. | Neuvedenie DPH a splatnosti faktúr. |
| Schvaľovanie výstupov | Stanovuje osobu a lehotu na schválenie materiálov. | Chýbajúci postup pri neodpovedaní klienta. |
| Mlčanlivosť | Chráni neverejné obchodné a komunikačné informácie. | Neurčenie trvania povinnosti po skončení zmluvy. |
| Ukončenie zmluvy | Upravuje výpoveď, odstúpenie a odovzdanie podkladov. | Nejasná výpovedná lehota. |
Rozsah PR služieb a schvaľovanie
V prílohe alebo priamo v texte zmluvy je užitočné pomenovať počet plánovaných tlačových správ, rozsah mediálneho monitoringu, pravidelnosť reportov a kontaktné osoby. Pri jednorazovej kampani možno doplniť harmonogram a zoznam konkrétnych výstupov.
Schválenie a zodpovednosť za obsah
Klient by mal potvrdiť správnosť faktických údajov, tvrdení o produktoch a všetkých podkladov, ktoré poskytne. Poskytovateľ naopak zodpovedá za odborné a riadne spracovanie objednaných služieb v rámci dohodnutého rozsahu.
- určite hlavnú kontaktnú osobu na oboch stranách,
- uveďte formu zadávania a schvaľovania pokynov,
- stanovte lehotu na pripomienkovanie výstupov,
- vymedzte počet revízií zahrnutých v odmene,
- upravte postup pri urgentnej alebo krízovej komunikácii.
Upraviteľný vzor
Vzor dokumentu
ZMLUVA O TLAČOVOM PORADENSTVE
uzatvorená podľa príslušných právnych predpisov medzi nižšie uvedenými zmluvnými stranami
V ____________________, dňa ____________________
Klient:
Názov/meno: ____________________
Sídlo/adresa: ____________________
IČO/dátum narodenia: ____________________
IČ DPH: ____________________
Zastúpený/á: ____________________
Kontakt: ____________________
a
Poskytovateľ:
Názov/meno: ____________________
Sídlo/adresa: ____________________
IČO/dátum narodenia: ____________________
IČ DPH: ____________________
Zastúpený/á: ____________________
Kontakt: ____________________
ďalej spoločne len „zmluvné strany“.
Premenné údaje zmluvy
| Položka | Dohodnutý údaj |
|---|---|
| Predmet a rozsah služieb | ____________________ |
| Obdobie poskytovania služieb | od ____________________ do ____________________ |
| Odmena | ____________________ EUR bez/s DPH |
| Splatnosť faktúry | ____________________ dní od doručenia faktúry |
| Kontaktná osoba klienta | ____________________ |
| Lehota na schválenie výstupov | ____________________ pracovných dní |
Zmluvné podmienky
- Predmet zmluvy. Poskytovateľ sa zaväzuje poskytovať klientovi služby tlačového a mediálneho poradenstva v rozsahu uvedenom v tejto zmluve a klient sa zaväzuje zaplatiť za tieto služby dohodnutú odmenu.
- Rozsah služieb. Služby môžu zahŕňať najmä prípravu tlačových správ, komunikačných podkladov, mediálnych odpovedí, poradenstvo pri komunikácii s médiami, mediálny monitoring a prípravu reportov. Konkrétne výstupy a termíny: ____________________.
- Súčinnosť klienta. Klient poskytne poskytovateľovi úplné, pravdivé a včasné podklady potrebné na plnenie zmluvy. Klient zodpovedá za správnosť faktických údajov a tvrdení, ktoré schváli alebo poskytne.
- Schvaľovanie výstupov. Poskytovateľ predloží výstupy na schválenie kontaktnej osobe klienta. Klient sa zaväzuje zaslať pripomienky alebo schválenie v dohodnutej lehote. Ak klient výstup neschváli, poskytovateľ nie je oprávnený ho bez ďalšieho pokynu zverejniť alebo distribuovať, ak sa strany písomne nedohodnú inak.
- Odmena a fakturácia. Klient uhradí poskytovateľovi odmenu podľa tabuľky v tejto zmluve na základe riadne vystavenej faktúry. Faktúra je splatná v dohodnutej lehote na účet poskytovateľa: ____________________.
- Náklady. Náklady nad rámec dohodnutej odmeny, najmä cestovné, produkčné, grafické alebo iné externé náklady, môže poskytovateľ vynaložiť iba po predchádzajúcom schválení klientom, ak sa strany nedohodnú inak.
- Mlčanlivosť. Zmluvné strany sa zaväzujú zachovávať mlčanlivosť o neverejných informáciách získaných v súvislosti s plnením tejto zmluvy. Povinnosť mlčanlivosti trvá aj po skončení zmluvy.
- Práva k výstupom. Po úplnom uhradení odmeny klient získava oprávnenie používať výstupy vytvorené poskytovateľom na účely dohodnuté v tejto zmluve. Rozsah ďalšieho použitia, úprav alebo poskytnutia tretím osobám: ____________________.
- Zodpovednosť. Poskytovateľ vykonáva služby s odbornou starostlivosťou. Poskytovateľ nezodpovedá za rozhodnutie médií o uverejnení, neuverejnení alebo úprave zaslaných materiálov.
- Trvanie a ukončenie zmluvy. Zmluva sa uzatvára na dobu určitú/neurčitú. Každá strana môže zmluvu vypovedať písomnou výpoveďou s výpovednou lehotou ____________________. Odstúpenie od zmluvy sa riadi príslušnými právnymi predpismi a touto zmluvou.
- Záverečné ustanovenia. Zmeny a doplnky tejto zmluvy sú platné len vo forme písomných, oboma stranami podpísaných dodatkov. Zmluva je vyhotovená v ____________________ rovnopisoch, pričom každá strana dostane ____________________ vyhotovenie.
V ____________________, dňa ____________________
____________________
Klient
____________________
Poskytovateľ
Text upravte priamo tu. Zmeny sa ukladajú vo vašom prehliadači a môžete ich vytlačiť alebo exportovať do Wordu a PDF.
Odmena, náklady a fakturácia
Odmena môže byť stanovená ako mesačný paušál, hodinová sadzba alebo pevná suma za definovaný projekt. Zmluva má obsahovať, či je odmena uvedená s DPH alebo bez DPH, dátum splatnosti a spôsob doručovania faktúr.
Samostatne treba riešiť mimoriadne náklady, napríklad cestovné, prenájom priestorov, produkciu fotografií, grafické práce alebo platené mediálne služby. Bez predchádzajúceho schválenia klientom by takéto náklady nemali byť automaticky účtované.
Praktické odporúčanie: Do zmluvy vždy uveďte maximálnu sumu alebo postup schvaľovania vedľajších nákladov, aby fakturácia nezostala sporná.
Mlčanlivosť, autorské práva a osobné údaje
PR spolupráca často zahŕňa prístup k interným informáciám, plánovaným oznámeniam a údajom o obchodných partneroch. Klauzula o mlčanlivosti by mala chrániť tieto informácie počas trvania zmluvy aj po jej skončení.
Pri textoch, prezentáciách, fotografiách a iných výstupoch je vhodné upraviť rozsah oprávnenia klienta na ich použitie. Ak sa pri službách spracúvajú osobné údaje, strany musia dodržiavať pravidlá ochrany osobných údajov a podľa potreby uzatvoriť príslušnú dohodu.
Postup pri uzatvorení a ukončení spolupráce
Pred podpisom skontrolujte, či sa zmluva zhoduje s cenovou ponukou, objednávkou a očakávanými výsledkami. Každá zmena rozsahu práce by mala byť odsúhlasená preukázateľným spôsobom, ideálne písomne.
- Vyplňte identifikačné údaje klienta a poskytovateľa.
- Definujte služby, výstupy, termíny a spôsob schvaľovania.
- Doplňte odmenu, náklady, fakturačné údaje a splatnosť.
- Podpíšte zmluvu a uschovajte jej vyhotovenie spolu s prílohami.
Zmluva má ďalej upraviť výpovednú lehotu, dôvody odstúpenia a povinnosť odovzdať rozpracované materiály. Pri ukončení je vhodné vysporiadať aj už vykonanú prácu a nevyčerpanú časť paušálnej odmeny.
Často kladené otázky
Môže poskytovateľ zaručiť uverejnenie tlačovej správy?
Spravidla nie. Rozhodnutie o uverejnení patrí konkrétnemu médiu, preto je primerané dohodnúť záväzok poskytovateľa vykonať odborné PR činnosti, nie garantovať mediálny výstup.
Je potrebné presne určiť počet tlačových správ?
Áno, najmä pri paušálnej odmene. Určenie počtu alebo aspoň predpokladaného rozsahu výstupov pomáha predísť sporom o to, čo je zahrnuté v cene.
Treba riešiť autorské práva k textom?
Áno. Zmluva by mala upraviť, v akom rozsahu môže klient vytvorené texty a ďalšie výstupy používať, upravovať, zverejňovať a poskytovať tretím osobám.