Klaar model voor een beedigde vertaalovereenkomst
Dit model voor een beëdigde vertaalovereenkomst helpt opdrachtgever en beëdigd vertaler om duidelijke afspraken te maken over de te vertalen documenten, de gewenste talencombinatie, leveringstermijnen, vergoeding, vertrouwelijkheid en het gebruik van de vertaling. Het is geschikt voor opdrachten waarbij een beëdigde of gewaarmerkte vertaling nodig is voor officiële instanties, procedures of administratieve doeleinden.
Een beëdigde vertaalovereenkomst legt de afspraken vast tussen een opdrachtgever en een beëdigd vertaler. Dit is vooral belangrijk wanneer een vertaling bestemd is voor een rechtbank, gemeente, onderwijsinstelling of andere officiële instantie. Het model omschrijft onder meer de bron- en doeltaal, de omvang van de opdracht, de prijs en de leverdatum. Zo weten beide partijen vooraf wat zij van elkaar mogen verwachten.
Wat is een beëdigde vertaalovereenkomst?
Een beëdigde vertaalovereenkomst is een dienstencontract voor de vertaling van documenten door een vertaler die bevoegd is om een beëdigde vertaling af te geven. De overeenkomst is niet hetzelfde als de beëdigde vertaling zelf: zij regelt de zakelijke en praktische voorwaarden van de opdracht.
In Nederland wordt een beëdigd vertaler ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), mits aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Controleer altijd of de vereiste beëdiging aansluit bij de instantie waarvoor de vertaling nodig is.
Wanneer is dit model nuttig?
Dit model is bruikbaar voor de vertaling van onder meer geboorteakten, diploma's, contracten, uitspraken, uittreksels en bedrijfsdocumenten. Ook bij een spoedopdracht of een opdracht met gevoelige persoonsgegevens is schriftelijke vastlegging verstandig.
Essentiële onderdelen van de overeenkomst
Beschrijf de partijen volledig en vermeld welke documenten worden vertaald, inclusief versienummer, datum, aantal pagina's of woorden en eventuele bijlagen. Vermeld ook expliciet of de opdrachtgever een papieren origineel, een digitale kopie of beide ontvangt.
| Onderdeel | Doel | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Documentomschrijving | Bepaalt exact welke stukken worden vertaald | Alleen een algemene documenttitel opnemen |
| Talencombinatie | Legt bron- en doeltaal vast | Een dialect of gewenste spelling niet benoemen |
| Levertermijn | Geeft datum, tijd en leverwijze aan | Geen regeling voor vertraging door onleesbare stukken |
| Vergoeding | Regelt tarief, btw, kosten en betaling | Extra kosten voor legalisatie of verzending vergeten |
| Vertrouwelijkheid | Beschermt persoonsgegevens en bedrijfsinformatie | Geen afspraken over veilige aanlevering maken |
Gegevens die vooraf moeten worden gecontroleerd
Vraag vóór ondertekening naar het doel van de vertaling en de eisen van de ontvangende instantie. Sommige instanties vragen om een originele papieren vertaling, een handtekening en stempel van de vertaler, of aanvullende legalisatie.
- Volledige naam en contactgegevens van beide partijen.
- De exacte bron- en doeltaal van de documenten.
- Een duidelijke lijst van alle te vertalen bestanden en pagina's.
- De gewenste leverdatum, tijdstip en wijze van aflevering.
- De vraag of de ontvangende instantie aanvullende formaliteiten verlangt.
Persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie
Vertaalopdrachten bevatten vaak persoonsgegevens, financiële gegevens of informatie over procedures. Neem daarom afspraken op over beveiligde verzending, beperkte toegang tot bestanden en de bewaartermijn na afronding van de opdracht.
Vraag de ontvangende instantie vooraf welke vorm van beëdiging, legalisatie of apostille zij precies accepteert. Daarmee voorkomt u dat een correct vertaalde tekst alsnog wordt geweigerd.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
OVEREENKOMST VOOR BEËDIGDE VERTAALDIENSTEN
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Partijen:
1. Opdrachtgever: ____________________, gevestigd/woonachtig te ____________________, adres ____________________, ingeschreven onder nummer ____________________, vertegenwoordigd door ____________________, hierna te noemen: “Opdrachtgever”.
2. Vertaler: ____________________, gevestigd/woonachtig te ____________________, adres ____________________, ingeschreven onder nummer ____________________, beëdigd voor de talencombinatie ____________________, hierna te noemen: “Vertaler”.
Opdrachtgever en Vertaler worden hierna gezamenlijk aangeduid als “Partijen”.
| Variabel gegeven | In te vullen afspraak |
|---|---|
| Brontaal | ____________________ |
| Doeltaal | ____________________ |
| Te vertalen document(en) | ____________________ |
| Omvang (pagina's/woorden) | ____________________ |
| Leverdatum en tijdstip | ____________________ |
| Leverwijze | ____________________ |
| Vergoeding exclusief/inclusief btw | € ____________________ |
| Betalingstermijn | ____________________ dagen |
Partijen komen het volgende overeen:
- Opdracht. Opdrachtgever verstrekt aan Vertaler de opdracht om de in bovenstaande tabel omschreven documenten van de brontaal naar de doeltaal te vertalen en, voor zover overeengekomen, als beëdigde vertaling af te geven.
- Aanlevering. Opdrachtgever levert volledige, leesbare en juiste bronbestanden aan. Opdrachtgever staat in voor de rechtmatigheid van de verstrekking van de documenten en gegevens.
- Uitvoering en levering. Vertaler voert de opdracht zorgvuldig en naar beste vermogen uit. De levering vindt plaats op de overeengekomen datum en volgens de overeengekomen leverwijze, behoudens overmacht of vertraging door onvolledige, onleesbare of gewijzigde brondocumenten.
- Vergoeding en betaling. Opdrachtgever betaalt de overeengekomen vergoeding, vermeerderd met eventuele btw en vooraf schriftelijk overeengekomen bijkomende kosten. Betaling geschiedt binnen de in de tabel genoemde termijn na factuurdatum.
- Wijzigingen. Wijzigingen, aanvullingen of nieuwe documenten na aanvang van de opdracht worden alleen uitgevoerd na schriftelijke bevestiging van de gevolgen voor prijs en levertijd.
- Vertrouwelijkheid. Vertaler behandelt alle ontvangen documenten en gegevens vertrouwelijk en gebruikt deze uitsluitend voor de uitvoering van deze opdracht, tenzij een wettelijke verplichting anders voorschrijft.
- Correcties. Opdrachtgever meldt eventuele aantoonbare vertaalfouten schriftelijk binnen ____________________ dagen na levering. Vertaler krijgt een redelijke gelegenheid om gegronde fouten kosteloos te herstellen.
- Aansprakelijkheid. Vertaler is niet verantwoordelijk voor de inhoudelijke juistheid, volledigheid of geldigheid van het brondocument, noch voor de acceptatie van de vertaling door een derde instantie. Iedere aansprakelijkheid is, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt tot het voor deze opdracht betaalde honorarium.
- Toepasselijk recht en geschillen. Op deze overeenkomst is het recht van ____________________ van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te ____________________, tenzij Partijen schriftelijk anders overeenkomen.
Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend te ____________________ op ____________________.
Opdrachtgever
Handtekening: ____________________
Naam: ____________________
Vertaler
Handtekening: ____________________
Naam: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Prijs, termijnen en wijzigingen
De vergoeding kan worden berekend per woord, pagina, uur of als vaste prijs. Leg vast of het bedrag inclusief of exclusief btw is en welke aanvullende kosten, zoals spoedtoeslag, aangetekende verzending of correctierondes, afzonderlijk worden gefactureerd.
Neem ook een regeling op voor wijzigingen in het brondocument. Als de opdrachtgever na aanvang nieuwe pagina's of een aangepaste versie aanlevert, moeten partijen schriftelijk bevestigen welke invloed dit heeft op prijs en termijn.
- De opdrachtgever levert leesbare en volledige documenten aan.
- De vertaler bevestigt de opdracht, prijs en verwachte leverdatum.
- Partijen leggen wijzigingen schriftelijk vast voordat extra werk begint.
- De vertaler levert de overeengekomen vertaling en factureert volgens de afspraken.
Aansprakelijkheid en acceptatie
Omschrijf zorgvuldig waarvoor de vertaler verantwoordelijk is en welke beperkingen redelijk zijn. Een vertaler kan bijvoorbeeld niet instaan voor de inhoudelijke juistheid van het brondocument, de beslissing van een autoriteit of vertraging die ontstaat door onvolledige aanlevering.
Spreek af binnen welke termijn de opdrachtgever opmerkingen over de geleverde vertaling moet melden. Geef de vertaler een redelijke mogelijkheid om een aantoonbare vertaalfout te herstellen voordat andere maatregelen worden genomen.
Veelgestelde vragen
Moet elke vertaling door een beëdigd vertaler worden gemaakt?
Nee. Een beëdigde vertaling is meestal alleen nodig wanneer een instantie dit uitdrukkelijk verlangt of wanneer de aard van de procedure dat vereist. Controleer daarom de eisen van de ontvangende organisatie.
Kan een digitale beëdigde vertaling worden geleverd?
Dat hangt af van de werkwijze van de vertaler en de acceptatievoorwaarden van de ontvangende instantie. Leg in de overeenkomst vast of levering digitaal, op papier of in beide vormen plaatsvindt.
Wie draagt de kosten van een extra legalisatie?
Dat hangt af van de overeenkomst. Vermeld duidelijk of kosten voor legalisatie, apostille, kopieën, koeriersdiensten en verzending zijn inbegrepen of afzonderlijk aan de opdrachtgever worden doorberekend.