Mustervertrag für beglaubigte Übersetzungen bereit
Dieser Mustervertrag für beglaubigte Übersetzungen hilft Auftraggebern und Übersetzerinnen oder Übersetzern, den Umfang des Auftrags, die zu übersetzenden Unterlagen, Vergütung, Lieferfrist, Vertraulichkeit und Verantwortlichkeiten klar festzuhalten. Das Dokument ist besonders für Übersetzungen zur Vorlage bei Behörden, Gerichten, Hochschulen oder anderen Stellen geeignet.
Ein Vertrag für beglaubigte Übersetzungen schafft Klarheit zwischen Auftraggeber und Übersetzer über Inhalt, Preis und Liefertermin. Er ist besonders wichtig, wenn Urkunden, Zeugnisse, Bescheide oder gerichtliche Unterlagen bei Behörden oder anderen offiziellen Stellen eingereicht werden sollen. Das Muster hilft dabei, Erwartungen nachvollziehbar zu dokumentieren und typische Missverständnisse zu vermeiden. Je nach Land gelten für die Beglaubigung und die Berufsbezeichnung unterschiedliche rechtliche Vorgaben.
Zweck des Vertrags
Mit einem Vertrag für beglaubigte Übersetzungen wird ein Dienstleistungsverhältnis schriftlich festgehalten. Er beschreibt, welche Dokumente übersetzt werden, in welche Zielsprache die Übertragung erfolgen soll und ob eine formelle Bescheinigung der Vollständigkeit und Richtigkeit beigefügt wird.
Die Vereinbarung schützt beide Seiten: Der Auftraggeber erhält eine verbindliche Leistungsbeschreibung, während der Übersetzer den Umfang seines Auftrags und die Vergütungsgrundlage eindeutig festlegen kann.
Wesentliche Angaben im Übersetzungsauftrag
Die Unterlagen sollten möglichst genau bezeichnet werden, etwa durch Dokumentart, Ausstellungsdatum, Seitenzahl und Sprache des Ausgangstextes. Bei unleserlichen Kopien, handschriftlichen Ergänzungen oder fehlenden Seiten sollte vor Beginn der Arbeit geklärt werden, wie damit umzugehen ist.
Parteien und Kommunikationswege
Neben Namen und Anschriften gehören eine erreichbare E-Mail-Adresse sowie eine eindeutige Kontaktperson in den Vertrag. So können Rückfragen zu Eigennamen, Stempeln, Abkürzungen oder fachlichen Begriffen zügig beantwortet werden.
| Vertragsfeld | Zweck | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Ausgangsdokument | Bestimmt den genauen Übersetzungsumfang | Keine Angabe zu Seitenzahl oder Anlagen |
| Zielsprache | Legt fest, in welche Sprache übersetzt wird | Nur „Deutsch“ statt der konkret erforderlichen Sprachfassung |
| Liefertermin | Regelt den Zeitpunkt der Übergabe | Keine Regelung für Verzögerungen durch Rückfragen |
| Vergütung | Definiert Honorar, Auslagen und Umsatzsteuer | Unklar, ob die Beglaubigung im Preis enthalten ist |
| Lieferformat | Bestimmt Original, Scan oder digitale Datei | Unklare Anforderungen der empfangenden Stelle |
Vergütung, Kosten und Zahlungsbedingungen
Die Vergütung kann nach Zeilen, Wörtern, Normseiten, Stunden oder als Pauschalpreis vereinbart werden. Zusätzliche Leistungen wie Eilbearbeitung, Formatierung, Recherche, Versand oder weitere Ausfertigungen sollten getrennt ausgewiesen werden.
Umsatzsteuer und Auslagen
Im Vertrag sollte erkennbar sein, ob Beträge netto oder brutto genannt werden und ob Umsatzsteuer anfällt. Ebenso empfiehlt sich eine Regelung über Portokosten, Kurierdienste sowie Gebühren für beglaubigte Papierausfertigungen.
Fristen, Abnahme und Nachbesserung
Ein realistischer Liefertermin berücksichtigt Umfang, Lesbarkeit, Fachgebiet und notwendige Rückfragen. Der Auftraggeber sollte Unterlagen und verbindliche Vorgaben rechtzeitig bereitstellen, damit der Übersetzer die Frist einhalten kann.
Für sachliche Fehler oder Auslassungen kann eine angemessene Frist zur Nachbesserung vereinbart werden. Stilistische Änderungen, die nicht auf einem Übersetzungsfehler beruhen, können dagegen als Zusatzleistung behandelt werden.
- Auftraggeber übermittelt vollständige und lesbare Unterlagen.
- Übersetzer prüft Umfang, Machbarkeit und Liefertermin.
- Beide Parteien bestätigen Preis, Leistungsumfang und Bedingungen.
- Die Übersetzung wird geliefert, geprüft und nach den vereinbarten Regeln bezahlt.
Bearbeitbare Vorlage
Dokumentvorlage
MUSTERVERTRAG FÜR BEGLAUBIGTE ÜBERSETZUNGEN
Ort: ____________________ Datum: ____________________
Zwischen
Auftraggeber
Name/Firma: ____________________
Anschrift: ____________________
Vertreten durch: ____________________
E-Mail / Telefon: ____________________
und
Übersetzer / Übersetzerin
Name/Firma: ____________________
Anschrift: ____________________
Beeidigung/Ermächtigung (soweit vorhanden): ____________________
E-Mail / Telefon: ____________________
wird folgender Vertrag geschlossen:
| Variable | Vereinbarung |
|---|---|
| Ausgangsdokument(e) | ____________________ |
| Ausgangssprache | ____________________ |
| Zielsprache | ____________________ |
| Umfang (Seiten/Wörter/Zeilen) | ____________________ |
| Verwendungszweck | ____________________ |
| Liefertermin | ____________________ |
| Lieferformat / Anzahl Ausfertigungen | ____________________ |
| Vergütung netto | ____________________ EUR |
| Umsatzsteuer / Gesamtbetrag | ____________________ EUR |
| Zahlungsfrist | ____________________ |
- Leistungsgegenstand. Der Übersetzer übernimmt die Übersetzung der in der Tabelle bezeichneten Unterlagen aus der Ausgangssprache in die vereinbarte Zielsprache einschließlich der vereinbarten Beglaubigung.
- Unterlagen und Mitwirkung. Der Auftraggeber stellt vollständige, lesbare und rechtmäßig verwendbare Unterlagen rechtzeitig zur Verfügung. Rückfragen des Übersetzers beantwortet er unverzüglich.
- Vergütung. Der Auftraggeber zahlt die vereinbarte Vergütung zuzüglich vereinbarter Auslagen und gegebenenfalls gesetzlicher Umsatzsteuer. Zusätzliche Leistungen, insbesondere Eilbearbeitung oder Änderungen nach Auftragserteilung, bedürfen einer gesonderten Vereinbarung.
- Lieferung. Die Übergabe erfolgt zum vereinbarten Termin und im vereinbarten Format. Verzögerungen aufgrund fehlender Unterlagen, unklarer Vorgaben oder nicht beantworteter Rückfragen verlängern die Lieferfrist angemessen.
- Nachbesserung. Der Auftraggeber teilt nachvollziehbare Mängel innerhalb von ____________________ Tagen nach Erhalt mit. Der Übersetzer erhält Gelegenheit zur angemessenen Nachbesserung.
- Vertraulichkeit und Datenschutz. Der Übersetzer behandelt die überlassenen Unterlagen und alle daraus gewonnenen Informationen vertraulich und verarbeitet personenbezogene Daten nur soweit dies zur Vertragsdurchführung erforderlich ist.
- Verantwortung für Formalitäten. Der Auftraggeber ist für die Anforderungen der empfangenden Stelle sowie für gegebenenfalls erforderliche Apostillen, Legalisationen und die Echtheit der Ausgangsdokumente verantwortlich, soweit schriftlich nichts anderes vereinbart wurde.
- Schlussbestimmungen. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
Besondere Vereinbarungen: ____________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
____________________________
Ort, Datum, Unterschrift Auftraggeber
____________________________
Ort, Datum, Unterschrift Übersetzer / Übersetzerin
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Vertraulichkeit und Datenschutz
Beglaubigte Übersetzungen betreffen häufig sensible personenbezogene Daten, etwa aus Personenstandsurkunden, medizinischen Unterlagen oder behördlichen Bescheiden. Deshalb sollte der Übersetzer zur vertraulichen Behandlung der Unterlagen und der darin enthaltenen Informationen verpflichtet werden.
Der Vertrag kann außerdem festlegen, auf welchem Weg Dateien übermittelt, wie lange sie gespeichert und wann sie gelöscht oder zurückgegeben werden. Bei digitalen Übermittlungen sind angemessene Sicherheitsmaßnahmen sinnvoll.
- Vollständige Bezeichnung aller Ausgangsdokumente
- Verbindliche Ziel- und gegebenenfalls Gebrauchssprache
- Honorar einschließlich möglicher Zusatzkosten
- Liefertermin und vereinbartes Übergabeformat
- Regelungen zu Vertraulichkeit und Datenschutz
Vor der Beauftragung sollte der Auftraggeber bei der empfangenden Behörde klären, ob eine Übersetzung durch einen in Deutschland allgemein beeidigten oder ermächtigten Übersetzer verlangt wird und ob eine Papierausfertigung erforderlich ist.
Besonderheiten beglaubigter Übersetzungen
In Deutschland werden Übersetzer je nach Bundesland beispielsweise allgemein beeidigt, öffentlich bestellt oder ermächtigt. Die konkrete Anerkennung einer Übersetzung kann von der zuständigen Behörde, dem Verwendungszweck und gegebenenfalls von internationalen Vorgaben abhängen.
Eine beglaubigte Übersetzung ersetzt weder die Prüfung der Echtheit des Ausgangsdokuments noch notwendige Apostillen oder Legalisationen. Der Vertrag sollte daher klarstellen, dass diese zusätzlichen Formalitäten grundsätzlich beim Auftraggeber liegen, sofern nichts anderes vereinbart wurde.
Häufig gestellte Fragen
Muss jede Übersetzung beglaubigt werden?
Nein. Eine Beglaubigung ist nur erforderlich, wenn die empfangende Stelle sie verlangt oder der Verwendungszweck dies nahelegt. Vorab sollte immer bei der zuständigen Behörde oder Institution nachgefragt werden.
Kann eine beglaubigte Übersetzung digital geliefert werden?
Das hängt von den Anforderungen der empfangenden Stelle ab. Manche Stellen akzeptieren digitale Ausfertigungen, andere verlangen das unterschriebene und gestempelte Papieroriginal.
Wer trägt die Kosten bei nachträglichen Änderungen?
Beruhen Änderungen auf einem Fehler in der Übersetzung, sollte der Übersetzer diese im vereinbarten Rahmen korrigieren. Neue Vorgaben, zusätzliche Seiten oder Änderungen am Ausgangstext sind üblicherweise gesondert zu vergüten.