Klaar model voor onderhoudsdienstverleningsovereenkomst
Dit model voor een onderhoudsdienstverleningsovereenkomst helpt opdrachtgever en dienstverlener om heldere afspraken vast te leggen over de onderhoudswerkzaamheden, de planning, tarieven, facturatie, aansprakelijkheid, geheimhouding en beëindiging van de samenwerking. Het document is geschikt voor periodiek of incidenteel onderhoud aan gebouwen, installaties, apparatuur of terreinen.
Een onderhoudsdienstverleningsovereenkomst legt de afspraken vast tussen een opdrachtgever en een partij die onderhoud uitvoert. Met een schriftelijk contract wordt duidelijk welke werkzaamheden worden verricht, wanneer dit gebeurt en tegen welke vergoeding. Dit voorkomt discussies over de omvang van de dienstverlening, extra werk en verantwoordelijkheden. Het model kan worden aangepast voor onderhoud aan gebouwen, technische installaties, machines, terreinen of andere zaken.
Wat is een onderhoudsdienstverleningsovereenkomst?
Dit is doorgaans een overeenkomst van opdracht waarbij de dienstverlener zich verbindt om onderhoudswerkzaamheden uit te voeren voor de opdrachtgever. De overeenkomst kan zien op eenmalig, preventief, correctief of periodiek onderhoud.
Partijen kunnen hierin ook afspraken opnemen over inspecties, storingsmeldingen, responstijden en rapportages. Een nauwkeurige omschrijving van de dienst is essentieel, vooral wanneer de werkzaamheden technische of veiligheidskritische onderdelen betreffen.
Preventief en correctief onderhoud
Preventief onderhoud is gericht op het voorkomen van gebreken, bijvoorbeeld via vaste controles en onderhoudsbeurten. Correctief onderhoud betreft het herstellen van een storing of defect nadat dit is vastgesteld.
Welke afspraken horen in het contract?
Beschrijf de opdracht zo concreet mogelijk: de objecten die worden onderhouden, de frequentie, de werkwijze en de gewenste resultaten. Leg eveneens vast of materialen, voorrijkosten, afvoer van afval en eventuele onderaannemers onder de overeengekomen prijs vallen.
| Onderdeel | Waarvoor dient het? | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Werkzaamheden | Bepaalt welke onderhoudstaken worden uitgevoerd | Alleen een algemene term als “onderhoud” opnemen |
| Planning | Legt onderhoudsmomenten en reactietijden vast | Geen afspraken maken over spoedstoringen |
| Vergoeding | Regelt tarieven, btw en betalingsvoorwaarden | Onduidelijkheid over materiaal- en voorrijkosten |
| Aansprakelijkheid | Verdeelt risico’s bij schade of gebreken | Geen limiet of verzekeringsplicht opnemen |
| Looptijd | Geeft aan wanneer de overeenkomst eindigt | Opzegtermijn en verlenging vergeten |
Tarieven, meerwerk en facturatie
Kies duidelijk tussen een vaste periodieke prijs, een uurtarief, een prijs per onderhoudsbeurt of een combinatie daarvan. Vermeld altijd of bedragen inclusief of exclusief btw zijn en wanneer facturen betaald moeten worden.
Wanneer is sprake van meerwerk?
Meerwerk ontstaat wanneer werkzaamheden buiten de oorspronkelijke opdracht vallen, zoals onverwachte reparaties of vervanging van onderdelen. Het is verstandig te bepalen dat de dienstverlener vooraf schriftelijke toestemming vraagt, behalve bij aantoonbaar noodzakelijke spoedmaatregelen.
- Vermeld het overeengekomen uur- of maandtarief.
- Omschrijf welke materialen in de prijs zijn inbegrepen.
- Leg een procedure voor offerte en akkoord bij meerwerk vast.
- Neem een betalingstermijn en eventuele rente bij te late betaling op.
- Bepaal of reiskosten, parkeerkosten en afvoerkosten apart worden berekend.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
MODEL ONDERHOUDSDIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST
Plaats: ____________________
Datum: ____________________
Tussen:
1. Opdrachtgever: ____________________, gevestigd/gevestigd aan ____________________, ingeschreven onder nummer ____________________, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ____________________, hierna te noemen: “Opdrachtgever”;
en
2. Dienstverlener: ____________________, gevestigd/gevestigd aan ____________________, ingeschreven onder nummer ____________________, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ____________________, hierna te noemen: “Dienstverlener”;
Opdrachtgever en Dienstverlener worden hierna gezamenlijk aangeduid als: “Partijen”.
| Onderdeel | In te vullen gegevens |
|---|---|
| Te onderhouden object(en) | ____________________ |
| Locatie van de werkzaamheden | ____________________ |
| Aard van het onderhoud | ____________________ |
| Frequentie en planning | ____________________ |
| Startdatum en looptijd | ____________________ |
| Vergoeding exclusief/inclusief btw | € ____________________ |
| Betalingstermijn | ____________________ dagen |
| Contactpersoon bij storingen | ____________________ |
- Opdracht. Dienstverlener voert voor Opdrachtgever de volgende onderhoudswerkzaamheden uit: ____________________. De werkzaamheden hebben betrekking op: ____________________.
- Uitvoering en planning. Dienstverlener voert de werkzaamheden zorgvuldig en volgens de overeengekomen planning uit. Onderhoud vindt plaats op: ____________________. Afwijkingen worden vooraf met Opdrachtgever afgestemd, tenzij sprake is van een spoedeisende situatie.
- Verplichtingen van Opdrachtgever. Opdrachtgever verschaft tijdig toegang tot de locatie en verstrekt alle informatie, instructies en voorzieningen die redelijkerwijs nodig zijn voor een veilige en correcte uitvoering van de werkzaamheden.
- Vergoeding en facturatie. Opdrachtgever betaalt Dienstverlener een vergoeding van € ____________________ exclusief/inclusief btw. Facturatie vindt plaats ____________________. Betaling geschiedt binnen ____________________ dagen na factuurdatum.
- Meerwerk. Werkzaamheden die niet onder de in deze overeenkomst omschreven opdracht vallen, worden alleen uitgevoerd na voorafgaande toestemming van Opdrachtgever, behalve wanneer direct handelen noodzakelijk is om schade of gevaar te beperken. Het tarief voor meerwerk bedraagt € ____________________ per uur exclusief/inclusief btw.
- Materialen en kosten. De kosten van materialen, onderdelen, voorrijkosten en overige bijkomende kosten zijn wel/niet inbegrepen in de vergoeding. Nadere afspraken: ____________________.
- Aansprakelijkheid. Dienstverlener is aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming, voor zover wettelijk toegestaan en overeenkomstig de hierna gemaakte afspraken: ____________________.
- Verzekering. Dienstverlener verklaart gedurende de looptijd van deze overeenkomst een passende aansprakelijkheidsverzekering te hebben. Op verzoek verstrekt Dienstverlener een bewijs van verzekering.
- Geheimhouding. Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij in het kader van deze overeenkomst ontvangen geheim, tenzij openbaarmaking wettelijk verplicht is.
- Looptijd en beëindiging. Deze overeenkomst gaat in op ____________________ en eindigt op ____________________ / wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Opzegging geschiedt schriftelijk met een opzegtermijn van ____________________.
- Toepasselijk recht en geschillen. Op deze overeenkomst is het recht van ____________________ van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te ____________________, voor zover de wet dit toestaat.
Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend.
Voor Opdrachtgever
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Plaats en datum: ____________________
Handtekening: ____________________
Voor Dienstverlener
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Plaats en datum: ____________________
Handtekening: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Planning, toegang en veiligheidsverplichtingen
De opdrachtgever moet de dienstverlener doorgaans tijdig toegang geven tot de locatie, installaties of apparatuur. Ook moet de opdrachtgever relevante veiligheidsinstructies, bekende risico’s en toepasselijke huisregels verstrekken.
De dienstverlener moet het werk zorgvuldig uitvoeren en de geldende veiligheidsregels naleven. Bij werkzaamheden in een bedrijfsomgeving kunnen aanvullende afspraken nodig zijn over toezicht, vergunningen, persoonlijke beschermingsmiddelen en werkonderbrekingen.
- Inventariseer de te onderhouden objecten en de gewenste prestaties.
- Maak afspraken over de frequentie, bereikbaarheid en responstijden.
- Leg de prijs, meerwerkprocedure en betalingswijze schriftelijk vast.
- Laat beide partijen het contract ondertekenen en bewaar een exemplaar.
Neem voor technische installaties altijd een onderhoudsschema als bijlage op, met controlepunten en rapportageverplichtingen.
Aansprakelijkheid, verzekering en beëindiging
Leg vast wie verantwoordelijk is voor schade die tijdens de werkzaamheden ontstaat. De dienstverlener kan bijvoorbeeld verplicht worden een passende aansprakelijkheidsverzekering te hebben en bewijs daarvan op verzoek te tonen.
Neem ook een looptijd, opzegtermijn en gronden voor onmiddellijke beëindiging op. Denk aan ernstige tekortkoming, faillissement, herhaaldelijke wanbetaling of een gevaarlijke werksituatie die niet wordt hersteld.
Veelgestelde vragen
Moet een onderhoudscontract schriftelijk worden gesloten?
Een mondelinge afspraak kan geldig zijn, maar een schriftelijk contract biedt beter bewijs over de inhoud van de afspraken. Dit is vooral belangrijk bij terugkerend onderhoud, hogere bedragen en technische verplichtingen.
Kan de dienstverlener werkzaamheden uitbesteden?
Dat hangt af van de overeenkomst. Als onderaanneming is toegestaan, kan worden bepaald dat de dienstverlener verantwoordelijk blijft voor de kwaliteit, planning en naleving van de gemaakte afspraken.
Wat gebeurt er bij een urgente storing?
Neem een storingsprocedure op met contactpersonen, bereikbaarheid, maximale reactietijden en bevoegdheden voor spoedreparaties. Zo is vooraf duidelijk welke kosten zonder afzonderlijke toestemming mogen worden gemaakt.