Depolama Sözleşmesi İçin Kullanıma Hazır Model
Bu depolama sözleşmesi örneği; malın depoya kabulü, teslim tutanağı, saklama süresi, depolama bedeli, sigorta, tarafların sorumlulukları ve eşyanın iadesi gibi temel konuları düzenlemek isteyen işletmeler için hazırlanmıştır. Ticari ilişkide belirsizlikleri azaltmaya ve teslim süreçlerini yazılı hâle getirmeye yardımcı olur.
Depolama sözleşmesi, bir eşyanın belirli koşullarda teslim alınması, korunması ve kararlaştırılan zamanda iade edilmesi için kullanılan ticari bir metindir. Özellikle lojistik, toptan ticaret, e-ticaret ve üretim faaliyetlerinde tarafların görevlerini açıklaştırır. Sözleşmede eşyanın türü, miktarı, saklama koşulları ve ücretin net biçimde yazılması uyuşmazlık riskini azaltır. Teslim ve iade işlemlerinin tutanakla desteklenmesi de ispat bakımından önem taşır.
Depolama sözleşmesi nedir?
Depolama sözleşmesi; depo işletmecisinin veya saklayanın, kendisine teslim edilen malları belirlenen süre ve koşullarda muhafaza etmeyi, gerektiğinde teslim etmeyi üstlendiği sözleşmedir. Müşteri ise kararlaştırılan bedeli ödemeyi ve mallara ilişkin doğru bilgi vermeyi kabul eder.
Sözleşmenin kapsamı, yalnızca fiziki alan tahsisinden ibaret olmayabilir. Yükleme, boşaltma, sayım, ambalajlama, stok takibi, sıcaklık kontrolü veya sevkiyata hazırlık gibi ek hizmetler de açıkça düzenlenebilir.
Tarafların rolü
Depo işletmecisi, malı özenle korumak ve sözleşmeye uygun koşulları sağlamakla yükümlüdür. Mal sahibi veya müşteri ise eşyanın niteliği, değeri, tehlikeli özellikleri ve özel saklama gereksinimleri hakkında doğru ve eksiksiz bilgi vermelidir.
Sözleşmede bulunması gereken temel bilgiler
Tarafların ticaret unvanı, adresi, vergi bilgileri ve yetkili temsilcileri ilk bölümde yer almalıdır. Ardından depoya kabul edilecek mallar, teslim yöntemi, depo adresi, süre ve ücret ayrıntılı şekilde tanımlanmalıdır.
| Belge alanı | Amacı | Sık yapılan hata |
|---|---|---|
| Malın tanımı | Depolanacak eşyanın türünü, miktarını ve ayırt edici özelliklerini belirler. | Genel ifadeler kullanıp miktar veya parti bilgisini yazmamak. |
| Saklama koşulları | Sıcaklık, nem, güvenlik ve özel muhafaza şartlarını gösterir. | Özel koşulları sözlü bırakmak. |
| Depolama süresi | Hizmetin başlangıç ve bitiş tarihini belirler. | Uzatma usulünü düzenlememek. |
| Ücret ve ödeme | Bedel, KDV, ek masraflar ve ödeme tarihini açıklar. | Yükleme, sigorta veya elleçleme giderlerini belirtmemek. |
| Teslim ve iade | Malın kabul ve geri verme prosedürünü düzenler. | Teslim tutanağı veya sayım kaydı oluşturmamak. |
Malın teslimi ve kayıt düzeni
Depoya girişte düzenlenecek teslim tutanağında malın miktarı, ambalaj durumu, görünür hasarları, seri numaraları ve varsa fotoğraf kayıtları belirtilmelidir. Bu kayıtlar, iade sırasında yapılacak karşılaştırmanın temelini oluşturur.
Özel nitelikli mallar
Yanıcı, bozulabilir, kimyasal, hassas veya yüksek değerli mallar için ayrı güvenlik ve saklama hükümleri eklenmelidir. Mal sahibi, bu malların taşıdığı riskleri ve uygulanması gereken tedbirleri yazılı olarak bildirmelidir.
Düzenlenebilir şablon
Belge şablonu
DEPOLAMA SÖZLEŞMESİ
Sözleşmenin Düzenlendiği Yer: ____________________
Sözleşme Tarihi: ____ / ____ / ______
İşbu Depolama Sözleşmesi, aşağıda bilgileri bulunan taraflar arasında düzenlenmiştir.
DEPO İŞLETMECİSİ / SAKLAYAN
Ticaret Unvanı / Adı Soyadı: ____________________
Vergi Kimlik Numarası / T.C. Kimlik Numarası: ____________________
Adres: ____________________
Yetkili Kişi: ____________________
MÜŞTERİ / MAL SAHİBİ
Ticaret Unvanı / Adı Soyadı: ____________________
Vergi Kimlik Numarası / T.C. Kimlik Numarası: ____________________
Adres: ____________________
Yetkili Kişi: ____________________
| Değişken Bilgi | Açıklama |
|---|---|
| Depo adresi | ____________________ |
| Depolanacak malın cinsi ve miktarı | ____________________ |
| Saklama koşulları | ____________________ |
| Depolama başlangıç tarihi | ____ / ____ / ______ |
| Depolama bitiş tarihi | ____ / ____ / ______ |
| Depolama bedeli | ____________________ TL + KDV |
| Ödeme vadesi ve şekli | ____________________ |
| Sigorta bilgileri | ____________________ |
- Konu: Saklayan, yukarıda belirtilen malları sözleşmede yazılı koşullarda depolamayı; Müşteri ise kararlaştırılan bedeli ödemeyi kabul eder.
- Malın Teslimi: Mallar, taraflarca düzenlenecek teslim tutanağı ile Saklayana teslim edilir. Teslim tutanağında malın cinsi, miktarı, ambalaj durumu ve görünür hasarlar belirtilir.
- Saklama Koşulları: Saklayan, malları belirtilen saklama koşullarına uygun, güvenli ve özenli biçimde muhafaza eder. Özel saklama koşulları: ____________________
- Ücret ve Ödeme: Müşteri, depolama bedelini ve kararlaştırılmış ek hizmet bedellerini belirtilen vadede öder. Gecikme hâlinde uygulanacak koşullar: ____________________
- Ek Hizmetler: Yükleme, boşaltma, sayım, ambalajlama, sevkiyata hazırlık ve diğer hizmetler için uygulanacak şartlar: ____________________
- Sorumluluk ve Sigorta: Tarafların hasar, kayıp, eksiklik ve sigorta bakımından sorumlulukları aşağıdaki şekilde belirlenmiştir: ____________________
- İade: Müşterinin yazılı talebi üzerine, bedellerin ödenmiş olması kaydıyla mallar teslim tutanağı düzenlenerek iade edilir.
- Süre ve Sona Erme: Sözleşme belirtilen tarihler arasında yürürlüktedir. Fesih bildirimi ve depoda kalan mallara ilişkin usul: ____________________
- Uyuşmazlıkların Çözümü: İşbu sözleşmeden doğabilecek uyuşmazlıklarda ____________________ mahkemeleri ve icra daireleri yetkilidir.
- Yürürlük: İşbu sözleşme, taraflarca okunarak ____ / ____ / ______ tarihinde iki nüsha olarak imzalanmış ve yürürlüğe girmiştir.
DEPO İŞLETMECİSİ / SAKLAYAN
Adı Soyadı / Unvanı: ____________________
İmza / Kaşe: ____________________
MÜŞTERİ / MAL SAHİBİ
Adı Soyadı / Unvanı: ____________________
İmza / Kaşe: ____________________
Metni doğrudan burada düzenleyin. Değişiklikler tarayıcınızda saklanır; yazdırabilir ya da Word ve PDF olarak dışa aktarabilirsiniz.
Ücret, masraflar ve ödeme koşulları
Depolama bedelinin aylık, günlük, palet başına veya metrekare üzerinden hesaplanacağı belirlenmelidir. KDV, sigorta primi, yükleme-boşaltma, sayım, ambalajlama ve gecikmeden doğan ilave ücretlerin kime ait olduğu da sözleşmede yer almalıdır.
- Depolama bedelinin hesaplama yöntemi
- Ödeme vadesi ve ödeme kanalı
- Gecikme hâlinde uygulanacak sonuçlar
- Ek hizmetlerin birim fiyatları
- Vergiler ve zorunlu masrafların dağılımı
Sorumluluk, sigorta ve risk yönetimi
Taraflar, malın hasarlanması, kaybolması veya eksilmesi durumunda uygulanacak sorumluluk çerçevesini belirlemelidir. Depo işletmecisinin kusurundan kaynaklanan zararlar, sigorta kapsamı, bildirim süreleri ve tazminat yöntemleri açıkça yazılmalıdır.
Pratik öneri: Her mal kabulü ve iadesinde tarihli, imzalı teslim tutanağı düzenleyin; miktar ve ambalaj durumunu mümkünse fotoğrafla kayıt altına alın.
Sözleşmenin uygulanması ve sona ermesi
Tarafların sözleşmeyi hangi hâllerde sona erdirebileceği, ihbar süresi, depoda kalan malların akıbeti ve ödenmemiş bedellerin durumu düzenlenmelidir. Erken fesih, mücbir sebep ve depo alanının kullanılamaz hâle gelmesi gibi olasılıklar da değerlendirilmelidir.
- Taraf ve yetkili temsilci bilgilerini kontrol edin.
- Mal listesini ve saklama koşullarını ek yapın.
- Ücret, ek masraf ve ödeme vadesini kararlaştırın.
- Sözleşmeyi imzalayıp teslim tutanağını düzenleyin.
Sıkça sorulan sorular
Depolama sözleşmesine mal listesi eklenmeli midir?
Evet. Malın cinsi, miktarı, ambalajı, parti veya seri numarası ile özel saklama şartlarını içeren bir ek liste, sözleşmenin uygulanmasını ve ispatı kolaylaştırır.
Depo işletmecisi malları sigortalamak zorunda mıdır?
Sigorta yükümlülüğü sözleşmede açıkça düzenlenmelidir. Sigortanın kim tarafından yaptırılacağı, teminat limiti, kapsamı ve primin hangi tarafça ödeneceği yazılı olmalıdır.
Mal sahibi eşyasını istediği zaman geri alabilir mi?
Bu durum sözleşmedeki süre, bildirim ve ödeme koşullarına bağlıdır. İade talebinin yazılı yapılması ve teslim sırasında tutanak düzenlenmesi uygun olur.