Gotowy wzór umowy przechowania towarów do wypełnienia
Wzór umowy przechowania towarów pozwala jasno ustalić warunki przekazania rzeczy do magazynu, okres składowania, opłaty, sposób ewidencji oraz odpowiedzialność za utratę lub uszkodzenie towaru. Dokument przydaje się przedsiębiorcom korzystającym z usług magazynowych i podmiotom prowadzącym magazyn.
Umowa przechowania towarów reguluje przekazanie rzeczy ruchomych do odpłatnego albo nieodpłatnego przechowania przez podmiot prowadzący magazyn lub inną osobę. Dobrze sporządzony dokument ogranicza ryzyko sporów dotyczących ilości, stanu i terminu wydania towaru. Powinien precyzyjnie wskazywać strony, przedmiot przechowania, warunki magazynowania oraz zasady odpowiedzialności. W obrocie gospodarczym warto także powiązać umowę z dokumentami przyjęcia i wydania towaru.
Charakter umowy przechowania
Przechowawca zobowiązuje się zachować oddaną mu rzecz w stanie niepogorszonym i zwrócić ją na żądanie składającego, z uwzględnieniem ustalonych warunków umowy. W praktyce gospodarczej strony często określają również usługi dodatkowe, takie jak rozładunek, kompletacja, inwentaryzacja czy ubezpieczenie.
Jeżeli relacja obejmuje profesjonalne składowanie w przedsiębiorstwie składowym, należy rozważyć, czy zastosowanie znajdą przepisy i rozwiązania właściwe dla umowy składu. Nazwa dokumentu nie przesądza samodzielnie o jego kwalifikacji prawnej; istotna jest jego rzeczywista treść.
Najważniejsze elementy dokumentu
Podstawą jest dokładny opis przekazywanego mienia: rodzaj, ilość, masa, numery partii, wartość orientacyjna oraz widoczne cechy stanu. Warto załączyć protokół przyjęcia, dokumentację fotograficzną lub specyfikację magazynową, zwłaszcza gdy towary są wrażliwe, wartościowe albo wymagają określonych warunków.
| Element dokumentu | Cel | Częsty błąd |
|---|---|---|
| Dane stron | Ustalenie podmiotów odpowiedzialnych | Brak NIP, KRS lub właściwego adresu |
| Opis towarów | Identyfikacja rzeczy oddanych na przechowanie | Ogólne określenie bez ilości i stanu |
| Okres przechowania | Ustalenie terminu i zasad odbioru | Brak daty albo zasad przedłużenia |
| Wynagrodzenie | Określenie opłat i terminów płatności | Niejasne wskazanie stawki netto lub brutto |
| Odpowiedzialność | Rozdzielenie ryzyk związanych z towarem | Pomijanie wyjątków i obowiązków zgłoszeniowych |
Opis i stan towarów
Opis powinien umożliwiać jednoznaczną identyfikację rzeczy przy wydaniu. Dla produktów wymagających kontroli temperatury, wilgotności lub zabezpieczeń należy wskazać parametry, sposób ich monitorowania i konsekwencje niewykonania tych obowiązków.
Termin oraz sposób wydania
Umowa powinna określać, czy wydanie następuje na każde żądanie, po uprzednim zgłoszeniu czy w konkretnym terminie. Należy przewidzieć osobę uprawnioną do odbioru, wymagane dokumenty oraz zasady potwierdzenia wydania.
Wynagrodzenie i koszty dodatkowe
Strony mogą ustalić stałą opłatę miesięczną, stawkę za paletę, metr kwadratowy, tonę albo pojedynczą operację magazynową. Jasno należy wskazać, czy cena obejmuje podatek VAT oraz które czynności są rozliczane dodatkowo.
- opłatę za przyjęcie towaru do magazynu,
- miesięczną lub dzienną opłatę za przechowanie,
- koszty rozładunku i załadunku,
- opłaty za czynności inwentaryzacyjne,
- koszty transportu, ubezpieczenia lub zabezpieczenia specjalnego.
Warto określić termin płatności, sposób wystawiania faktur i odsetki za opóźnienie. Przy towarach zalegających w magazynie przydatne są także postanowienia o kosztach dalszego przechowania po upływie ustalonego terminu.
Wzór do edycji
Wzór dokumentu
UMOWA PRZECHOWANIA TOWARÓW
zawarta w dniu ____________________ w ____________________, pomiędzy:
1. Składającym: ____________________, z siedzibą/adresem w ____________________, NIP: ____________________, KRS/PESEL: ____________________, reprezentowanym przez ____________________, zwanym dalej „Składającym”,
a
2. Przechowawcą: ____________________, z siedzibą/adresem w ____________________, NIP: ____________________, KRS/PESEL: ____________________, reprezentowanym przez ____________________, zwanym dalej „Przechowawcą”.
Składający i Przechowawca, zwani dalej łącznie „Stronami”, zawierają umowę o następującej treści:
| Pole | Ustalenia |
|---|---|
| Rodzaj i opis towarów | ____________________ |
| Ilość / jednostka miary | ____________________ |
| Wartość deklarowana towarów | ____________________ zł netto/brutto |
| Miejsce przechowania | ____________________ |
| Okres przechowania | od ____________________ do ____________________ |
| Warunki szczególne przechowania | ____________________ |
| Wynagrodzenie Przechowawcy | ____________________ zł netto/brutto |
| Termin płatności | ____________________ |
- Przedmiot umowy. Składający oddaje Przechowawcy do przechowania towary opisane w tabeli oraz w załączniku nr ______, a Przechowawca zobowiązuje się je przechować i wydać zgodnie z niniejszą umową.
- Przyjęcie towarów. Przyjęcie towarów nastąpi na podstawie protokołu przyjęcia podpisanego przez Strony lub ich upoważnionych przedstawicieli. Protokół określi w szczególności ilość, stan oraz widoczne uszkodzenia opakowań.
- Obowiązki Przechowawcy. Przechowawca zobowiązuje się przechowywać towary z należytą starannością, w warunkach określonych w umowie, oraz nie używać ich bez uprzedniej pisemnej zgody Składającego.
- Wydanie towarów. Wydanie nastąpi na pisemne lub elektroniczne żądanie Składającego, zgłoszone z wyprzedzeniem ____________________. Towary zostaną wydane osobie wskazanej przez Składającego po okazaniu ____________________.
- Wynagrodzenie. Składający zapłaci Przechowawcy wynagrodzenie określone w tabeli, na podstawie prawidłowo wystawionej faktury, w terminie ____________________ dni od dnia jej doręczenia.
- Koszty dodatkowe. Koszty czynności dodatkowych, w tym załadunku, rozładunku, inwentaryzacji, transportu lub specjalnego zabezpieczenia, wynoszą ____________________ i są rozliczane w sposób ____________________.
- Odpowiedzialność i szkody. Przechowawca niezwłocznie poinformuje Składającego o stwierdzonej utracie, uszkodzeniu albo zagrożeniu dla towarów. Zgłoszenie szkody przez Składającego powinno nastąpić w terminie ____________________ od jej wykrycia.
- Czas trwania i rozwiązanie umowy. Umowa zostaje zawarta na czas ____________________. Każda ze Stron może ją wypowiedzieć z zachowaniem ____________________ okresu wypowiedzenia, z zastrzeżeniem obowiązku odbioru towarów i rozliczenia należności.
- Postanowienia końcowe. Zmiany umowy wymagają formy ____________________. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego.
Załączniki: ____________________
Sporządzono w ____________________ jednobrzmiących egzemplarzach, po ____________________ dla każdej ze Stron.
____________________________
Składający
____________________________
Przechowawca
Edytuj tekst bezpośrednio tutaj. Zmiany zapisują się w przeglądarce, a dokument możesz wydrukować lub wyeksportować do Worda i PDF.
Odpowiedzialność i bezpieczeństwo
Przechowawca powinien działać z należytą starannością odpowiednią dla zawodowego charakteru działalności, jeśli przechowanie odbywa się w ramach przedsiębiorstwa. Umowa może precyzować procedurę zgłaszania szkód, obowiązek niezwłocznego zawiadomienia oraz zasady sporządzania protokołu szkody.
Nie należy formułować wyłączeń odpowiedzialności w sposób ogólny i nieograniczony. Postanowienia dotyczące ryzyka powinny uwzględniać rodzaj towaru, jego deklarowaną wartość, wymogi zabezpieczenia oraz bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
Praktyczna wskazówka: zawsze podpisuj protokół przyjęcia i wydania towaru, zawierający ilość, stan opakowań, datę oraz podpisy osób przekazujących i odbierających.
Jak przygotować umowę krok po kroku
- Zbierz pełne dane stron oraz osoby uprawnione do kontaktu i odbioru towaru.
- Opracuj szczegółową specyfikację towarów i warunków ich przechowania.
- Ustal czas obowiązywania umowy, stawki oraz dodatkowe koszty operacyjne.
- Dodaj zasady wydania, reklamacji, odpowiedzialności i rozwiązania umowy.
Przed podpisaniem należy sprawdzić, czy załączniki są zgodne z treścią głównego dokumentu. W szczególności specyfikacja, cennik, regulamin magazynu i protokół przyjęcia nie powinny zawierać sprzecznych ustaleń.
Najczęściej zadawane pytania
Czy umowa przechowania musi mieć formę pisemną?
Co do zasady zawarcie umowy przechowania nie wymaga szczególnej formy, jednak forma pisemna jest zdecydowanie zalecana ze względów dowodowych. Ułatwia ustalenie zakresu obowiązków i rozliczeń między stronami.
Czy przechowawca może odmówić wydania towaru?
Ocena zależy od treści umowy i okoliczności, w tym od ewentualnych zaległości płatniczych oraz przepisów dotyczących zabezpieczenia roszczeń. Takie sytuacje warto uregulować precyzyjnie w umowie po konsultacji prawnej.
Jak udokumentować uszkodzenie towaru?
Należy niezwłocznie sporządzić protokół szkody, wykonać zdjęcia, opisać rodzaj i zakres uszkodzeń oraz zebrać dokumenty dotyczące wartości towaru. Wskazane jest pisemne zawiadomienie drugiej strony zgodnie z procedurą umowną.