Vzor smlouvy o údržbě webových stránek k vyplnění
Tento vzor smlouvy o údržbě webových stránek pomáhá objednateli a poskytovateli písemně vymezit pravidelnou správu, aktualizace, technickou podporu, bezpečnostní zásahy i odměnu. Obsahuje ustanovení o rozsahu prací, komunikaci, termínech, mlčenlivosti, odpovědnosti a ukončení spolupráce.
Smlouva o údržbě webových stránek stanoví, jaké technické a obsahové činnosti bude poskytovatel pro objednatele zajišťovat. Pomáhá předejít sporům o to, zda jsou aktualizace, zálohování, bezpečnostní kontroly nebo zásahy při výpadku součástí sjednané ceny. Písemně upravené podmínky jsou praktické zejména tehdy, když má poskytovatel přístup k hostingu, administraci webu nebo osobním údajům návštěvníků. Tento vzor lze přizpůsobit jednorázové i dlouhodobé spolupráci.
Účel smlouvy o údržbě webu
Základem dokumentu je přesné vymezení služby. Údržba webu může zahrnovat aktualizace redakčního systému a doplňků, kontrolu funkčnosti, zálohy, odstraňování chyb, dohled nad bezpečností i drobné obsahové změny.
Vedle samotné údržby je vhodné určit, které činnosti již představují rozvoj nebo tvorbu nových funkcí. Tyto práce bývají oceňovány samostatně, aby nevznikl dojem, že jsou bez omezení zahrnuty v pravidelném paušálu.
Rozlišení údržby a rozvoje
Za údržbu se obvykle považuje zachování řádného provozu existujícího řešení. Návrh nové sekce, změna grafiky, integrace externí služby či zásadní změna funkcionality jsou zpravidla rozvojové práce, které vyžadují samostatnou objednávku.
Co má smlouva obsahovat
Strany by měly být jednoznačně identifikovány, včetně kontaktních osob oprávněných zadávat požadavky. Smlouva má rovněž popsat spravovaný web, jeho doménu, hostingové prostředí a případné systémy třetích stran.
| Položka | Účel ve smlouvě | Častá chyba |
|---|---|---|
| Rozsah služeb | Určuje konkrétní úkony údržby | Obecná formulace bez limitů |
| Reakční doba | Stanoví čas pro první reakci na incident | Záměna reakce za úplné vyřešení |
| Odměna | Vymezuje paušál nebo hodinovou sazbu | Chybějící úprava prací nad rozsah |
| Přístupy | Řeší předání a ochranu přihlašovacích údajů | Sdílení hesel bez pravidel |
| Zálohování | Určuje frekvenci a dobu uchování záloh | Neurčení odpovědnosti za obnovu |
Rozsah, priority a komunikace
Praktické je sjednat způsob předávání požadavků, například e-mailem nebo prostřednictvím ticketovacího systému. U každého požadavku by měl objednatel uvést popis závady, dopad na provoz a dostupné podklady.
Priorita incidentů
Smlouva může rozlišovat kritický výpadek, závažnou chybu a běžný požadavek. Reakční doba je doba, v níž poskytovatel potvrdí převzetí a zahájí řešení; nemusí vždy znamenat termín odstranění závady.
- aktualizace redakčního systému, šablon a doplňků,
- pravidelné zálohování databáze a souborů,
- kontrola dostupnosti a základní funkčnosti webu,
- odstraňování bezpečnostních zranitelností a chyb,
- drobná úprava obsahu v předem stanoveném rozsahu.
Upravitelný vzor
Vzor dokumentu
SMLOUVA O ÚDRŽBĚ WEBOVÝCH STRÁNEK
uzavřená mezi níže uvedenými smluvními stranami
Místo uzavření: ____________________
Datum: ____________________
Objednatel:
Název / jméno a příjmení: ____________________
IČO / datum narození: ____________________
Sídlo / bydliště: ____________________
Zastoupený / kontaktní osoba: ____________________
E-mail: ____________________
Telefon: ____________________
Poskytovatel:
Název / jméno a příjmení: ____________________
IČO / datum narození: ____________________
Sídlo / bydliště: ____________________
Zastoupený / kontaktní osoba: ____________________
E-mail: ____________________
Telefon: ____________________
Objednatel a Poskytovatel dále společně jen jako „smluvní strany“ uzavírají tuto smlouvu.
| Proměnný údaj | Ujednání |
|---|---|
| Spravovaný web / doména | ____________________ |
| Hosting / technické prostředí | ____________________ |
| Rozsah pravidelné údržby | ____________________ |
| Měsíční limit práce | ____________________ hodin |
| Odměna | ____________________ Kč bez / včetně DPH za měsíc |
| Hodinová sazba nad rámec | ____________________ Kč bez / včetně DPH |
| Reakční doba | ____________________ |
| Doba trvání smlouvy | od ____________________ do ____________________ / na dobu neurčitou |
| Výpovědní doba | ____________________ |
- Předmět smlouvy. Poskytovatel se zavazuje zajišťovat pro Objednatele údržbu webových stránek uvedených v této smlouvě v dohodnutém rozsahu a Objednatel se zavazuje zaplatit sjednanou odměnu.
- Rozsah služeb. Údržba zahrnuje zejména: ____________________. Práce nad sjednaný rozsah, zejména vývoj nových funkcí, změny designu nebo rozsáhlé obsahové úpravy, provede Poskytovatel pouze po schválení Objednatelem.
- Komunikace a požadavky. Objednatel předává požadavky prostřednictvím: ____________________. Poskytovatel potvrdí přijetí požadavku nejpozději do: ____________________.
- Odměna a fakturace. Poskytovateli náleží odměna uvedená v tabulce. Faktura je splatná do ____________________ dnů ode dne jejího doručení Objednateli. Práce nad sjednaný rozsah budou účtovány podle hodinové sazby uvedené v tabulce.
- Součinnost objednatele. Objednatel poskytne Poskytovateli potřebné přístupy, podklady a součinnost. Objednatel odpovídá za oprávněnost obsahu, který požaduje na webu zveřejnit.
- Bezpečnost a mlčenlivost. Poskytovatel chrání přístupové údaje a neveřejné informace získané při plnění této smlouvy. Bez předchozího souhlasu Objednatele je neposkytne třetí osobě, není-li taková povinnost stanovena právním předpisem.
- Zálohování a odpovědnost. Zálohování bude prováděno v tomto režimu: ____________________. Poskytovatel neodpovídá za výpadky či škody způsobené poskytovatelem hostingu, registrátorem domény, službami třetích stran nebo okolnostmi mimo jeho přiměřenou kontrolu, pokud jim nemohl zabránit.
- Trvání a ukončení smlouvy. Smlouva se uzavírá na dobu uvedenou v tabulce. Každá smluvní strana ji může vypovědět písemnou výpovědí s výpovědní dobou uvedenou v tabulce. Po ukončení smlouvy Poskytovatel předá Objednateli dostupné přístupy, podklady a zálohy v rozsahu, v němž je má k dispozici.
- Závěrečná ustanovení. Změny této smlouvy lze provést pouze písemnou dohodou smluvních stran. Smlouva je vyhotovena ve ____ stejnopisech, z nichž každá smluvní strana obdrží ____ stejnopis.
V ____________________ dne ____________________
________________________________
Objednatel
________________________________
Poskytovatel
Text upravte přímo zde. Změny se ukládají ve vašem prohlížeči a můžete je vytisknout nebo exportovat do Wordu a PDF.
Odměna a vykazování práce
Odměnu lze sjednat jako měsíční paušál, hodinovou sazbu nebo jejich kombinaci. Paušál by měl obsahovat jasný limit hodin či úkonů a pravidla pro práci nad tento rozsah.
Poskytovatel by měl objednateli předkládat přehled provedených prací, zejména pokud se účtuje podle času. Vhodné je uvést splatnost, způsob fakturace, daňové náležitosti a následky prodlení s úhradou.
Bezpečnost, přístupy a ochrana dat
Jestliže poskytovatel pracuje s přístupovými údaji nebo může nahlížet do osobních údajů, je nutné upravit mlčenlivost a pravidla zabezpečení. Rozsah povinností se může odvíjet také od toho, zda poskytovatel zpracovává osobní údaje jménem objednatele.
Doporučuje se, aby přístupy byly vedeny na účtech objednatele a aby se po skončení spolupráce neprodleně změnila hesla, odebrala oprávnění a předaly aktuální zálohy.
Strany si mohou určit, kdo odpovídá za doménu, hosting, licence, e-mailové služby a externí pluginy. Tím se předejde nejistotě, kdo má například obnovit licenci nebo kontaktovat provozovatele hostingu při výpadku.
Postup při uzavření smlouvy
Před podpisem je vhodné provést základní technickou inventuru webu a ověřit, zda jsou všechny potřebné přístupy dostupné. Součástí předání může být seznam používaných služeb, licencí, kontaktů a posledních záloh.
- Popište web, doménu, hosting a spravované aplikace.
- Vymezte pravidelnou údržbu, limity a práce nad sjednaný rozsah.
- Dohodněte cenu, fakturaci, komunikační kanál a reakční doby.
- Upravte bezpečnost přístupů, předání dat a ukončení smlouvy.
Často kladené otázky
Musí být ve smlouvě uveden přesný počet hodin?
Není to povinné, ale u paušální odměny je velmi vhodné stanovit měsíční limit nebo přesně vyjmenovat zahrnuté úkony. Usnadní to posouzení, kdy jde o práci navíc.
Kdo vlastní přístupové údaje k webu a hostingu?
Ideálně objednatel. Poskytovatel má mít pouze potřebná oprávnění pro výkon služby a musí je chránit před zneužitím nebo zpřístupněním neoprávněným osobám.
Lze smlouvu uzavřít na dobu neurčitou?
Ano, smlouva může být sjednána na dobu určitou i neurčitou. V obou případech doporučujeme stanovit jasná pravidla výpovědi, předání přístupů a dokončení rozpracovaných úkonů.