Gotowy wzór umowy o utrzymanie strony internetowej
Wzór umowy o utrzymanie strony internetowej pomaga jasno ustalić zasady stałej obsługi serwisu pomiędzy klientem a wykonawcą. Dokument obejmuje zakres prac technicznych, wynagrodzenie, terminy reakcji, bezpieczeństwo danych, prawa autorskie, poufność oraz warunki rozwiązania współpracy.
Umowa o utrzymanie strony internetowej porządkuje współpracę pomiędzy właścicielem serwisu a osobą lub firmą odpowiedzialną za jego bieżącą obsługę. Pozwala precyzyjnie określić, jakie prace są objęte stałą opłatą, a które wymagają osobnego zlecenia. Dobrze sporządzony dokument ogranicza ryzyko sporów dotyczących terminów, dostępów, bezpieczeństwa i kosztów. Jest szczególnie przydatny przy stałej administracji stron firmowych, sklepów internetowych i portali.
Cel umowy o utrzymanie strony internetowej
Podstawowym celem umowy jest wskazanie zakresu czynności wykonywanych przez usługodawcę. Mogą to być aktualizacje systemu CMS, wtyczek i motywów, tworzenie kopii zapasowych, usuwanie awarii, monitoring działania serwisu oraz drobne zmiany treści.
Warto odróżnić utrzymanie techniczne od rozwoju strony. Zaprojektowanie nowych funkcji, przebudowa serwisu, kampanie marketingowe czy tworzenie rozbudowanych treści zwykle powinny być objęte odrębną wyceną albo osobnym zleceniem.
Zakres podstawowy i dodatkowy
Zakres podstawowy powinien być opisany konkretnie, wraz z limitem godzin, liczbą zgłoszeń lub jasno określonym katalogiem czynności. Usługi dodatkowe należy rozliczać według stawki godzinowej, ryczałtu albo indywidualnej wyceny zaakceptowanej przez zamawiającego.
Najważniejsze elementy dokumentu
Umowa powinna zawierać pełne dane stron, opis serwisu oraz sposób komunikacji przy zgłaszaniu problemów. Istotne są również postanowienia o wynagrodzeniu, okresie obowiązywania umowy, wypowiedzeniu i odpowiedzialności za wykonanie usług.
| Element umowy | Cel | Częsty błąd |
|---|---|---|
| Zakres usług | Określa czynności objęte obsługą | Ogólne sformułowanie „pełna opieka” |
| Czas reakcji | Ustala termin odpowiedzi na zgłoszenie | Brak rozróżnienia awarii i zwykłych zmian |
| Wynagrodzenie | Wskazuje ryczałt, stawkę lub sposób rozliczeń | Brak informacji o usługach dodatkowych |
| Dostępy techniczne | Reguluje przekazanie haseł i uprawnień | Przesyłanie danych dostępowych bez zasad bezpieczeństwa |
| Kopie zapasowe | Ustala częstotliwość i okres przechowywania | Założenie, że hosting zawsze zapewnia pełny backup |
Zakres usług i poziom wsparcia
W umowie warto określić kanały przyjmowania zgłoszeń, godziny wsparcia oraz przewidywany czas pierwszej reakcji. Jeżeli strona ma istotne znaczenie dla działalności klienta, można wprowadzić zasady SLA, czyli poziomu świadczenia usług.
Przykładowe działania objęte utrzymaniem
- aktualizacja systemu zarządzania treścią, motywów i rozszerzeń;
- wykonywanie oraz weryfikacja kopii zapasowych;
- monitorowanie dostępności strony i podstawowych błędów;
- usuwanie usterek technicznych w uzgodnionym zakresie;
- wprowadzanie drobnych zmian treści i konfiguracji.
Należy wskazać, czy usługa obejmuje serwer, domenę, certyfikat SSL, pocztę elektroniczną i integracje zewnętrzne. Brak takiego rozróżnienia często prowadzi do nieporozumień co do odpowiedzialności za awarie.
Wzór do edycji
Wzór dokumentu
UMOWA O UTRZYMANIE STRONY INTERNETOWEJ
Zawarta w dniu ____________________ w ____________________, pomiędzy:
Zamawiającym: ____________________, z siedzibą/adresem: ____________________, NIP/PESEL: ____________________, reprezentowanym przez: ____________________, zwanym dalej „Zamawiającym”,
a
Wykonawcą: ____________________, z siedzibą/adresem: ____________________, NIP/PESEL: ____________________, reprezentowanym przez: ____________________, zwanym dalej „Wykonawcą”.
Strony zawierają umowę o następującej treści:
| Parametr | Ustalenie |
|---|---|
| Adres obsługiwanej strony | ____________________ |
| Okres obowiązywania umowy | od ____________________ do ____________________ |
| Zakres podstawowych usług | ____________________ |
| Wynagrodzenie miesięczne netto/brutto | ____________________ |
| Termin płatności | ____________________ |
| Stawka za prace dodatkowe | ____________________ |
| Kontakt do zgłoszeń | ____________________ |
| Czas pierwszej reakcji | ____________________ |
- Przedmiot umowy. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia na rzecz Zamawiającego usług utrzymania strony internetowej wskazanej w tabeli, w zakresie określonym w niniejszej umowie.
- Zakres usług. Usługi obejmują w szczególności: ____________________, ____________________ oraz ____________________. Prace niewymienione powyżej wymagają odrębnego uzgodnienia.
- Zgłoszenia. Zamawiający zgłasza potrzeby i awarie na adres e-mail: ____________________ lub przez: ____________________. Wykonawca potwierdzi przyjęcie zgłoszenia w terminie ____________________.
- Wynagrodzenie. Za realizację usług Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości ____________________ za każdy miesiąc świadczenia usług, płatne na podstawie faktury/rachunku w terminie ____________________ dni od dnia jej wystawienia.
- Prace dodatkowe. Prace wykraczające poza uzgodniony zakres będą wykonywane po akceptacji Zamawiającego, według stawki ____________________ lub odrębnej wyceny.
- Dostępy i bezpieczeństwo. Zamawiający przekaże Wykonawcy niezbędne dostępy do serwisu i infrastruktury. Wykonawca zobowiązuje się zachować poufność otrzymanych danych oraz stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa.
- Kopie zapasowe. Kopie zapasowe będą wykonywane z częstotliwością ____________________ i przechowywane przez okres ____________________.
- Odpowiedzialność. Wykonawca odpowiada za należyte wykonanie usług w granicach określonych niniejszą umową. Wykonawca nie odpowiada za awarie usług podmiotów trzecich, chyba że wynikają one z jego zawinionego działania lub zaniechania.
- Prawa do materiałów. Prawa do materiałów przekazanych przez Zamawiającego pozostają przy Zamawiającym. Zasady korzystania z materiałów lub kodu stworzonych przez Wykonawcę: ____________________.
- Czas trwania i wypowiedzenie. Umowa zostaje zawarta na czas ____________________. Każda ze Stron może ją wypowiedzieć z zachowaniem ____________________ okresu wypowiedzenia.
- Postanowienia końcowe. Zmiany umowy wymagają formy ____________________. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają właściwe przepisy prawa. Spory Strony będą starały się rozwiązać polubownie.
Sporządzono w ____________________ jednobrzmiących egzemplarzach, po ____________________ dla każdej ze Stron.
____________________
Zamawiający
____________________
Wykonawca
Edytuj tekst bezpośrednio tutaj. Zmiany zapisują się w przeglądarce, a dokument możesz wydrukować lub wyeksportować do Worda i PDF.
Wynagrodzenie, terminy i rozliczenia
Najczęściej stosuje się miesięczny ryczałt za ustalony pakiet usług albo rozliczenie godzinowe. Umowa powinna określać kwotę netto i brutto, termin płatności, sposób wystawiania faktur oraz konsekwencje opóźnienia w zapłacie.
- Ustal podstawowy zakres prac objętych miesięcznym wynagrodzeniem.
- Wskaż limit godzin lub liczbę zgłoszeń, jeśli ma zastosowanie.
- Określ stawkę i tryb zatwierdzania prac dodatkowych.
- Wpisz termin płatności oraz okres obowiązywania umowy.
Przed podpisaniem umowy sporządź listę wszystkich dostępów: hosting, domena, CMS, poczta, analityka i narzędzia płatnicze. Ustal, kto jest ich właścicielem i kto odpowiada za ich aktualność.
Bezpieczeństwo, dane i prawa do materiałów
Usługodawca często uzyskuje dostęp do panelu administracyjnego, hostingu, baz danych lub danych użytkowników. Z tego powodu umowa powinna przewidywać obowiązek zachowania poufności, stosowania bezpiecznych haseł oraz nieudostępniania danych osobom nieuprawnionym.
Jeżeli w ramach współpracy powstają nowe elementy strony, takie jak kod, grafiki lub teksty, trzeba określić zasady przeniesienia praw autorskich albo udzielenia licencji. W przypadku przetwarzania danych osobowych może być potrzebne również zawarcie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych.
Rozwiązanie umowy i przekazanie serwisu
Umowa powinna wskazywać czas jej trwania, okres wypowiedzenia oraz sytuacje umożliwiające rozwiązanie jej ze skutkiem natychmiastowym. Warto opisać procedurę przekazania haseł, kopii zapasowej, dokumentacji i plików po zakończeniu współpracy.
Dobrym rozwiązaniem jest wskazanie, że zamawiający zachowuje kontrolę nad domeną, kontem hostingowym oraz kluczowymi usługami zewnętrznymi. Ułatwia to zmianę wykonawcy i zmniejsza ryzyko przerwy w działaniu strony.
Najczęściej zadawane pytania
Czy umowa musi mieć formę pisemną?
Co do zasady umowa o świadczenie usług może zostać zawarta w formie dokumentowej lub elektronicznej, jednak forma pisemna ułatwia udowodnienie uzgodnionych warunków. Przy postanowieniach dotyczących praw autorskich należy zwrócić szczególną uwagę na wymogi prawne właściwe dla danego sposobu korzystania z utworu.
Czy utrzymanie strony obejmuje tworzenie nowych funkcji?
Nie zawsze. Nowe moduły, integracje, rozbudowa sklepu czy zmiana projektu graficznego powinny być wyraźnie wymienione w zakresie usług albo rozliczane jako prace dodatkowe.
Kto odpowiada za awarię hostingu?
Zależy to od postanowień umowy i rodzaju dostępu usługodawcy do infrastruktury. Wykonawca może koordynować zgłoszenie do firmy hostingowej, ale odpowiedzialność za samą infrastrukturę może spoczywać na jej dostawcy.