Vzor smlouvy o organizaci akce připravený k použití
Tento vzor smlouvy o organizaci akce pomáhá písemně upravit spolupráci mezi objednatelem a organizátorem společenské, firemní nebo soukromé události. Obsahuje vymezení služeb, rozpočet, harmonogram, platební podmínky, odpovědnost stran, změny objednávky i podmínky zrušení akce.
Smlouva o organizaci akce stanoví pravidla spolupráce mezi objednatelem a osobou či společností, která zajišťuje přípravu a průběh události. Hodí se pro firemní večírky, konference, svatby, kulturní programy, teambuildingy i jiné společenské akce. Písemná dohoda snižuje riziko sporů o rozsah služeb, cenu a odpovědnost za jednotlivé úkoly. Kvalitní smlouva by měla odpovídat skutečnému charakteru a rozsahu plánované akce.
K čemu smlouva o organizaci akce slouží
Organizátor obvykle zajišťuje koordinaci dodavatelů, přípravu harmonogramu, komunikaci s účinkujícími, rezervaci prostoru nebo technické zabezpečení. Smlouva jasně určuje, které činnosti organizátor provede a které naopak zůstávají na objednateli.
Vedle samotného popisu služeb je vhodné sjednat cenu, způsob schvalování výdajů, termíny, předávání informací a postup při změně programu. Důležité jsou zejména pravidla pro mimořádné náklady a storno.
Typické použití
Vzor lze použít při jednorázové organizaci akce i pro delší spolupráci, pokud se jednotlivé události specifikují v samostatných objednávkách nebo přílohách. U rozsáhlejších akcí je praktické připojit detailní rozpočet a produkční plán.
Podstatné náležitosti dokumentu
Strany by měly být označeny úplnými identifikačními údaji. U podnikatelů se zpravidla uvádí obchodní firma nebo jméno, sídlo, IČO, případně DIČ a osoba oprávněná jednat. U fyzických osob je třeba uvést jméno, adresu a další údaje přiměřené účelu smlouvy.
| Položka | Účel | Častá chyba |
|---|---|---|
| Popis akce | Vymezuje místo, datum, účel a očekávaný rozsah události. | Neurčení přesného termínu nebo místa. |
| Rozsah služeb | Určuje konkrétní úkoly organizátora. | Obecná formulace bez seznamu výstupů. |
| Cena a rozpočet | Rozlišuje odměnu organizátora a náklady třetích osob. | Chybějící pravidla pro schvalování vícenákladů. |
| Harmonogram | Stanoví termíny příprav, schválení a realizace. | Není určena odpovědnost za zpoždění podkladů. |
| Storno podmínky | Řeší zrušení nebo přesun akce. | Není upravena úhrada již vzniklých nákladů. |
Cena, výdaje a platební podmínky
Ve smlouvě je vhodné oddělit odměnu organizátora od nákladů na externí dodavatele, například pronájem prostor, catering, techniku, dopravu či honoráře účinkujících. Součástí dohody by mělo být také určení, zda jsou ceny uvedeny s DPH, nebo bez DPH.
Schvalování dodatečných nákladů
Pro ochranu obou stran se doporučuje stanovit finanční limit, do něhož může organizátor jednat samostatně. Výdaje nad tento limit by měl objednatel předem potvrdit písemně, například e-mailem.
- výše zálohy a datum její splatnosti,
- celková odměna organizátora,
- předpokládaný rozpočet externích služeb,
- limit pro předem neschválené výdaje,
- lhůta splatnosti konečného vyúčtování.
Upravitelný vzor
Vzor dokumentu
SMLOUVA O ORGANIZACI AKCE
uzavřená podle příslušných ustanovení občanského zákoníku
V ____________________ dne ____________________
Objednatel:
Jméno / obchodní firma: ____________________
Sídlo / adresa: ____________________
IČO: ____________________ DIČ: ____________________
Zastoupený/á: ____________________
E-mail: ____________________ Telefon: ____________________
Organizátor:
Jméno / obchodní firma: ____________________
Sídlo / adresa: ____________________
IČO: ____________________ DIČ: ____________________
Zastoupený/á: ____________________
E-mail: ____________________ Telefon: ____________________
Objednatel a Organizátor dále společně jen jako „Smluvní strany“ uzavírají tuto smlouvu.
I. Předmět smlouvy
Organizátor se zavazuje pro Objednatele zajistit organizační a produkční služby související s níže uvedenou akcí a Objednatel se zavazuje za tyto služby uhradit sjednanou odměnu a poskytnout potřebnou součinnost.
| Údaj | Vyplnění |
|---|---|
| Název akce | ____________________ |
| Datum a čas konání | ____________________ |
| Místo konání | ____________________ |
| Předpokládaný počet účastníků | ____________________ |
| Rozsah služeb Organizátora | ____________________ |
| Odměna Organizátora | ____________________ Kč bez / včetně DPH |
| Rozpočtový limit externích nákladů | ____________________ Kč |
| Záloha a datum splatnosti | ____________________ |
| Splatnost konečné faktury | ____________________ dní |
II. Práva a povinnosti smluvních stran
- Organizátor zajistí služby v odborné kvalitě, v rozsahu schváleném Objednatelem a podle dohodnutého harmonogramu.
- Objednatel předá Organizátorovi včas všechny informace, podklady a rozhodnutí nezbytné pro řádné zajištění akce.
- Výdaje přesahující částku ____________________ Kč může Organizátor vynaložit pouze po předchozím písemném souhlasu Objednatele.
- Organizátor bude Objednatele informovat o významných změnách, rizicích a okolnostech, které mohou ovlivnit cenu, termín nebo průběh akce.
- Objednatel odpovídá za správnost podkladů a pokynů, které Organizátorovi poskytne.
III. Cena a platební podmínky
Odměna Organizátora činí ____________________ Kč bez / včetně DPH. Objednatel uhradí zálohu ve výši ____________________ Kč do ____________________ dnů od doručení zálohové faktury.
Náklady na externí dodavatele budou hrazeny: ____________________. Konečné vyúčtování bude provedeno do ____________________ dnů po skončení akce. Faktury jsou splatné ve lhůtě ____________________ dnů od jejich doručení.
IV. Změny a zrušení akce
Jakékoli změny rozsahu služeb, termínu, místa, programu nebo rozpočtu budou provedeny pouze na základě písemné dohody Smluvních stran.
V případě zrušení akce Objednatelem náleží Organizátorovi úhrada za již provedené služby a za prokazatelně vzniklé, nevratné náklady. Konkrétní storno podmínky: ____________________.
V. Odpovědnost a závěrečná ustanovení
Organizátor neodpovídá za škody nebo nesplnění povinností způsobené okolnostmi, které nemohl přiměřeně ovlivnit, ani za jednání třetích osob v rozsahu, v němž za ně podle právních předpisů neodpovídá.
Tato smlouva nabývá účinnosti dnem jejího podpisu oběma Smluvními stranami. Je vyhotovena ve ______ stejnopisech, z nichž každá Smluvní strana obdrží ______ vyhotovení.
V ____________________ dne ____________________
____________________
Objednatel
____________________
Organizátor
Text upravte přímo zde. Změny se ukládají ve vašem prohlížeči a můžete je vytisknout nebo exportovat do Wordu a PDF.
Harmonogram a součinnost objednatele
Úspěšná organizace závisí také na včasném poskytování podkladů a rozhodnutí objednatele. Smlouva by měla uvádět, kdo schvaluje program, vizuální podobu, dodavatele nebo konečný rozpočet.
Jestliže objednatel neposkytne potřebnou součinnost v dohodnuté lhůtě, může to ovlivnit kvalitu, cenu nebo termín plnění. Tuto možnost je vhodné ve smlouvě výslovně upravit.
- Objednatel předá organizátorovi zadání a kontaktní osoby.
- Organizátor připraví návrh programu, rozpočtu a harmonogramu.
- Objednatel písemně schválí vybrané varianty a výdaje.
- Organizátor zajistí realizaci a předloží vyúčtování.
Doporučuje se, aby každá změna programu, počtu hostů nebo rozpočtu byla potvrzena písemně; předejde se tím sporům o cenu a rozsah objednaných služeb.
Odpovědnost, zrušení a mimořádné okolnosti
Ujednání o odpovědnosti by mělo zohlednit, zda organizátor odpovídá jen za vlastní činnost, nebo také za jednání vybraných subdodavatelů. Je vhodné vymezit, kdo sjednává smlouvy s externími dodavateli a kdo nese riziko jejich případného neplnění.
Storno část upravuje postup při zrušení nebo odložení akce. Měla by zahrnovat nárok organizátora na odměnu za již vykonanou práci, úhradu nevratných nákladů a řešení mimořádných okolností, které strany nemohly rozumně ovlivnit.
Časté otázky
Musí být smlouva o organizaci akce písemná?
Písemná forma nemusí být vždy zákonnou podmínkou platnosti, ale je velmi doporučena. Umožňuje prokázat rozsah dohodnutých služeb, cenu, schválené změny i podmínky zrušení.
Kdo hradí náklady na externí dodavatele?
Záleží na ujednání stran. Smlouva má jasně určit, zda objednatel platí dodavatele přímo, nebo zda organizátor náklady předfinancuje a následně je vyúčtuje.
Lze akci po podpisu smlouvy změnit?
Ano, pokud se strany dohodnou. Doporučuje se zaznamenat změnu písemně a upravit zejména cenu, harmonogram, počet účastníků a odpovědnost za případné storno poplatky.