Klaar model voor een website-onderhoudscontract
Dit invulbare model voor een website-onderhoudscontract helpt opdrachtgevers en opdrachtnemers om afspraken over technisch beheer, beveiliging, updates, back-ups, support en vergoedingen helder vast te leggen. Het bevat bepalingen over looptijd, dienstverlening, aansprakelijkheid, opzegging en vertrouwelijkheid.
Een website-onderhoudscontract legt de afspraken vast tussen een opdrachtgever en een dienstverlener die een website technisch beheert. Het voorkomt onduidelijkheid over welke werkzaamheden inbegrepen zijn, hoe snel storingen worden opgepakt en welke vergoeding daarvoor geldt. Een zorgvuldig opgesteld contract biedt beide partijen houvast bij updates, beveiligingsincidenten en aanvullende werkzaamheden. Dit model kan worden aangepast aan de omvang en technische inrichting van de website.
Doel van een website-onderhoudscontract
Met een onderhoudsovereenkomst wordt vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het reguliere technische beheer van een website. Denk aan software-updates, beveiligingscontroles, back-ups, foutoplossing en ondersteuning bij vragen van de opdrachtgever.
Het contract maakt ook onderscheid tussen regulier onderhoud en werkzaamheden die buiten de afgesproken dienstverlening vallen, zoals een volledig nieuw ontwerp, nieuwe functionaliteiten of uitgebreide inhoudelijke wijzigingen.
Regulier onderhoud en meerwerk
Omschrijf zo concreet mogelijk welke taken binnen het maandelijkse of jaarlijkse tarief vallen. Spreek daarnaast af hoe meerwerk wordt aangevraagd, begroot en gefactureerd, zodat hierover achteraf geen discussie ontstaat.
Essentiële onderdelen van de overeenkomst
De overeenkomst moet de partijen, de betreffende website en de looptijd ondubbelzinnig benoemen. Vermeld bij voorkeur het domein, het gebruikte contentmanagementsysteem en eventuele externe leveranciers of hostingpartijen.
| Onderdeel | Functie | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Omschrijving van diensten | Bepaalt welke onderhoudstaken worden uitgevoerd | Te algemene omschrijving zonder concrete taken |
| Responstijd | Legt vast wanneer een melding wordt opgepakt | Geen onderscheid maken tussen normale en kritieke storingen |
| Vergoeding | Regelt tarief, btw en facturatiemoment | Meerwerk of kosten van derden vergeten |
| Back-ups | Beschrijft frequentie, opslag en herstel | Geen afspraken over bewaartermijn of herstelverantwoordelijkheid |
| Opzegging | Geeft voorwaarden voor beëindiging | Geen opzegtermijn of overdrachtsafspraken opnemen |
Diensten en serviceniveaus afbakenen
Neem een duidelijke dienstbeschrijving op en benoem eventuele uitsluitingen. Niet elke storing ligt immers binnen de invloedssfeer van de onderhoudsdienstverlener; problemen bij een hostingprovider, registrar of externe softwareleverancier kunnen een aparte behandeling vereisen.
Prioriteiten bij incidenten
Een praktisch contract werkt met prioriteitsniveaus. Een volledig onbereikbare website of een vermoed beveiligingslek vraagt bijvoorbeeld om een snellere eerste reactie dan een cosmetische fout op een afzonderlijke pagina.
- Updates van het contentmanagementsysteem, thema's en plug-ins.
- Periodieke controle op fouten, beschikbaarheid en beveiligingsrisico's.
- Uitvoering en controle van back-ups volgens een afgesproken schema.
- Herstelwerkzaamheden bij technische storingen binnen de overeengekomen reikwijdte.
- Rapportage over uitgevoerde werkzaamheden en geconstateerde aandachtspunten.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
WEBSITE-ONDERHOUDSCONTRACT
Ondergetekenden:
1. Opdrachtgever: ____________________, gevestigd/woonachtig te ____________________, adres ____________________, ingeschreven bij ____________________ onder nummer ____________________, hierna te noemen: „Opdrachtgever”;
2. Opdrachtnemer: ____________________, gevestigd/woonachtig te ____________________, adres ____________________, ingeschreven bij ____________________ onder nummer ____________________, hierna te noemen: „Opdrachtnemer”.
Opdrachtgever en Opdrachtnemer hierna gezamenlijk te noemen: „Partijen”.
Plaats: ____________________
Datum: ____________________
Partijen komen het volgende overeen:
| Variabel gegeven | In te vullen |
|---|---|
| Website / domeinnaam | ____________________ |
| Technisch platform / CMS | ____________________ |
| Ingangsdatum | ____________________ |
| Looptijd | ____________________ |
| Vaste vergoeding | € ____________________ per ____________________ exclusief/inclusief btw |
| Uurtarief meerwerk | € ____________________ exclusief/inclusief btw |
| Reactietijd kritieke storing | ____________________ |
| Opzegtermijn | ____________________ |
- Onderwerp van de overeenkomst. Opdrachtnemer verricht onderhoudsdiensten voor de website genoemd in bovenstaande tabel, overeenkomstig deze overeenkomst en eventuele schriftelijke bijlagen.
- Werkzaamheden. De onderhoudsdiensten omvatten: ____________________. Niet inbegrepen zijn: ____________________. Werkzaamheden buiten de overeengekomen diensten gelden als meerwerk.
- Meldingen en responstijden. Opdrachtgever meldt storingen via ____________________. Opdrachtnemer streeft ernaar kritieke storingen binnen ____________________ in behandeling te nemen. Een reactietijd is geen garantie voor volledige oplossing binnen die termijn.
- Vergoeding en betaling. Opdrachtgever betaalt de overeengekomen vergoeding binnen ____________________ dagen na factuurdatum. Meerwerk wordt uitsluitend uitgevoerd na schriftelijke goedkeuring van Opdrachtgever, tenzij onmiddellijke actie noodzakelijk is om ernstige schade te beperken.
- Kosten van derden. Kosten voor hosting, domeinregistratie, licenties, plug-ins, externe diensten en andere derdenkosten zijn voor rekening van ____________________, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
- Verantwoordelijkheden van Opdrachtgever. Opdrachtgever verstrekt tijdig de benodigde toegang, informatie en medewerking. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, juistheid en actualiteit van inhoud die op de website wordt geplaatst.
- Beveiliging en back-ups. Opdrachtnemer voert beveiligings- en back-upwerkzaamheden uit zoals overeengekomen: ____________________. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door omstandigheden buiten zijn redelijke invloedssfeer, waaronder storingen bij derden.
- Vertrouwelijkheid. Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij in verband met deze overeenkomst ontvangen geheim, tenzij openbaarmaking wettelijk verplicht is.
- Aansprakelijkheid. Iedere aansprakelijkheid van Opdrachtnemer is beperkt tot hetgeen partijen schriftelijk zijn overeengekomen en, voor zover toegestaan, tot het bedrag van de in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadegebeurtenis betaalde vergoedingen.
- Looptijd en beëindiging. Deze overeenkomst gaat in op de ingangsdatum en loopt voor ____________________. Opzegging geschiedt schriftelijk met inachtneming van een opzegtermijn van ____________________. Bij beëindiging werken Partijen redelijkerwijs mee aan overdracht van relevante toegangen en gegevens.
- Toepasselijk recht en geschillen. Op deze overeenkomst is het recht van ____________________ van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te ____________________, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend.
Plaats: ____________________
Datum: ____________________
Handtekening Opdrachtgever: ____________________
Naam: ____________________
Plaats: ____________________
Datum: ____________________
Handtekening Opdrachtnemer: ____________________
Naam: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Vergoeding, kosten en facturering
Leg vast of de dienstverlening wordt betaald via een vast maandbedrag, een jaarlijks bedrag, een uurtarief of een combinatie daarvan. Vermeld altijd of bedragen exclusief of inclusief btw zijn en wanneer facturen moeten worden betaald.
Neem ook op welke kosten buiten het vaste tarief kunnen vallen, zoals licenties, premium plug-ins, hosting, domeinverlengingen, externe beveiligingsdiensten en spoedwerk buiten kantooruren.
Maak vooraf schriftelijk duidelijk welke werkzaamheden als meerwerk gelden en vraag toestemming voordat daarvoor kosten worden gemaakt.
Veiligheid, gegevens en verantwoordelijkheden
De opdrachtgever blijft doorgaans verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, actualiteit en inhoud van de geplaatste informatie. De opdrachtnemer moet zorgvuldig omgaan met toegangsgegevens, persoonsgegevens en technische informatie die tijdens het onderhoud beschikbaar komt.
Wanneer de website persoonsgegevens verwerkt, is het belangrijk te beoordelen of aanvullende afspraken over gegevensverwerking nodig zijn. Denk daarbij aan toegang tot klantgegevens, formulieren, analysetools en eventuele koppelingen met andere systemen.
Stappen voor het invullen en gebruiken
Pas het model aan op de feitelijke werkafspraken en controleer of alle relevante systemen en leveranciers zijn genoemd. Laat beide partijen een definitieve versie bewaren, inclusief eventuele bijlagen met een servicebeschrijving.
- Vul de volledige gegevens van opdrachtgever en opdrachtnemer in.
- Beschrijf de website, systemen en concrete onderhoudsdiensten.
- Leg tarieven, responstijden, looptijd en opzegtermijn vast.
- Onderteken de overeenkomst en voeg relevante bijlagen toe.
Veelgestelde vragen
Is een onderhoudscontract verplicht voor een website?
Nee, een onderhoudscontract is niet wettelijk verplicht. Het is wel sterk aan te raden wanneer een externe partij structureel technische werkzaamheden uitvoert.
Wie betaalt licenties en hostingkosten?
Dat bepalen partijen zelf in het contract. Leg expliciet vast welke externe kosten in de vergoeding zijn inbegrepen en welke kosten rechtstreeks of afzonderlijk worden betaald.
Kan de opdrachtnemer aansprakelijkheid uitsluiten?
Partijen kunnen aansprakelijkheid contractueel beperken, voor zover dat juridisch is toegestaan. Een beperking moet duidelijk, redelijk en passend bij de omstandigheden worden geformuleerd.