Vzor smlouvy o poskytování účetních služeb připravený k použití
Tento vzor smlouvy o poskytování účetních služeb pomáhá účetnímu i klientovi jasně vymezit sjednané činnosti, cenu, termíny, předávání účetních dokladů a ochranu důvěrných informací. Obsahuje praktická ustanovení o součinnosti, odpovědnosti, ukončení smlouvy a podpisové části pro obě smluvní strany.
Smlouva o poskytování účetních služeb stanoví pravidla spolupráce mezi klientem a účetním nebo účetní firmou. Pomáhá přesně určit, jaké účetní úkony budou zajišťovány, v jakých termínech a za jakou odměnu. Dobře formulovaný dokument snižuje riziko sporů ohledně předávání dokladů, odpovědnosti a rozsahu zastupování. Vzor je vhodný pro podnikatele, společnosti i samostatné účetní poskytující externí služby.
K čemu smlouva slouží
Účetní služby mohou zahrnovat vedení účetnictví nebo daňové evidence, zpracování mezd, přípravu podkladů pro daňová přiznání či komunikaci s úřady. Každá z těchto činností má odlišný rozsah, časovou náročnost a odpovědnost, proto by měla být ve smlouvě uvedena konkrétně.
Smlouva také vymezuje povinnost klienta předávat úplné a správné doklady v dohodnuté lhůtě. Poskytovatel účetních služeb nemůže odpovídat za správnost podkladů, které nebyly dodány nebo obsahují nepravdivé údaje.
Údaje, které je vhodné doplnit
Před podpisem doplňte identifikační údaje obou stran, zejména jméno nebo obchodní firmu, sídlo, IČO, případně DIČ a údaje o zápisu v příslušném rejstříku. U právnické osoby ověřte, kdo je oprávněn smlouvu podepsat.
| Položka ve smlouvě | Účel | Častá chyba |
|---|---|---|
| Rozsah služeb | Určuje konkrétní účetní a mzdové činnosti | Obecné označení „vedení účetnictví“ bez podrobností |
| Lhůta pro doklady | Stanoví termín předání podkladů klientem | Chybějící pravidlo pro opožděné doklady |
| Odměna | Vymezuje cenu, DPH a splatnost | Neurčení ceny za práce nad sjednaný rozsah |
| Odpovědnost | Rozděluje odpovědnost za data a zpracování | Přenesení všech rizik bez ohledu na součinnost klienta |
| Ukončení smlouvy | Řeší výpověď a předání dokumentace | Nejasná výpovědní doba nebo postup předání |
Rozsah účetních úkonů
Vyjmenujte služby co nejpřesněji. Uveďte například zpracování přijatých a vydaných dokladů, vedení hlavní knihy, účetní závěrku, mzdovou agendu, přehledy pro správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny nebo přípravu podkladů pro daňového poradce.
Předávání a archivace dokladů
Sjednejte způsob předání dokumentů, například osobně, datovým úložištěm nebo zabezpečeným elektronickým systémem. Vhodné je upravit, kdo doklady archivuje, po jakou dobu a jak proběhne jejich vydání při ukončení spolupráce.
Odměna, náklady a splatnost
Odměna může být stanovena paušální částkou, hodinovou sazbou nebo kombinací obou způsobů. Ve smlouvě uveďte, zda je částka uvedena s DPH, nebo bez DPH, datum splatnosti faktur a případné účtování mimořádných prací.
Za nadstandardní činnosti lze považovat například zpětné zaúčtování starších období, opravy po kontrole, zpracování mimořádných výkazů nebo urgentní zpracování dodaných dokladů. Je praktické předem určit jejich cenu nebo způsob jejího výpočtu.
- Vymezte, zda poskytovatel vede účetnictví, nebo daňovou evidenci.
- Uveďte termín, do kdy klient odevzdá doklady za každý měsíc.
- Stanovte cenu pravidelných služeb a sazbu za práce navíc.
- Popište oprávnění k zastupování před úřady a potřebu plné moci.
- Sjednejte postup při ukončení smlouvy a předání účetní dokumentace.
Upravitelný vzor
Vzor dokumentu
SMLOUVA O POSKYTOVÁNÍ ÚČETNÍCH SLUŽEB
uzavřená podle příslušných právních předpisů České republiky
V ____________________ dne ____________________
Klient:
Název / jméno a příjmení: ____________________
Sídlo / místo podnikání: ____________________
IČO: ____________________
DIČ: ____________________
Zastoupený/á: ____________________
Kontaktní e-mail a telefon: ____________________
Poskytovatel:
Název / jméno a příjmení: ____________________
Sídlo / místo podnikání: ____________________
IČO: ____________________
DIČ: ____________________
Zastoupený/á: ____________________
Kontaktní e-mail a telefon: ____________________
Smluvní strany uzavírají tuto smlouvu o poskytování účetních služeb.
| Proměnný údaj | Ujednání |
|---|---|
| Rozsah služeb | ____________________ |
| Účetní období / období poskytování | ____________________ |
| Termín předání dokladů klientem | ____________________ |
| Pravidelná odměna | ____________________ Kč bez / včetně DPH |
| Hodinová sazba za práce nad rozsah | ____________________ Kč bez / včetně DPH |
| Splatnost faktur | ____________________ dní |
| Způsob předávání dokladů | ____________________ |
| Doba trvání smlouvy | ____________________ |
- Předmět smlouvy. Poskytovatel se zavazuje pro klienta zajišťovat účetní služby v rozsahu uvedeném v této smlouvě a klient se zavazuje poskytovat potřebnou součinnost a hradit sjednanou odměnu.
- Rozsah služeb. Poskytovatel bude vykonávat zejména tyto činnosti: ____________________. Služby nad sjednaný rozsah budou provedeny pouze po dohodě smluvních stran a budou účtovány podle sjednané sazby.
- Součinnost klienta. Klient předá poskytovateli úplné, pravdivé a čitelné účetní doklady nejpozději do ____________________. Klient odpovídá za věcnou správnost, úplnost a pravdivost předaných podkladů.
- Odměna a platební podmínky. Klient uhradí poskytovateli odměnu uvedenou v tabulce na základě řádně vystaveného daňového dokladu. Splatnost činí ____________________ dnů ode dne vystavení faktury.
- Mlčenlivost a ochrana údajů. Poskytovatel zachová mlčenlivost o všech skutečnostech, o nichž se dozví při plnění této smlouvy, s výjimkou případů stanovených právními předpisy. Smluvní strany budou při nakládání s osobními údaji postupovat v souladu s platnými právními předpisy.
- Odpovědnost. Poskytovatel odpovídá za odborné provedení sjednaných služeb na základě podkladů předaných klientem. Poskytovatel neodpovídá za následky neúplných, opožděných nebo nepravdivých podkladů klienta.
- Doba trvání a ukončení. Smlouva se uzavírá na dobu ____________________. Každá smluvní strana může smlouvu vypovědět písemnou výpovědí s výpovědní dobou ____________________. Při ukončení smlouvy poskytovatel předá klientovi účetní dokumentaci způsobem ____________________.
- Závěrečná ustanovení. Změny této smlouvy lze činit pouze písemnými, oběma smluvními stranami podepsanými dodatky. Smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech, z nichž každá strana obdrží jedno vyhotovení.
V ____________________ dne ____________________
Za klienta: ____________________
Jméno a funkce: ____________________
Za poskytovatele: ____________________
Jméno a funkce: ____________________
Text upravte přímo zde. Změny se ukládají ve vašem prohlížeči a můžete je vytisknout nebo exportovat do Wordu a PDF.
Odpovědnost, mlčenlivost a osobní údaje
Klient odpovídá zejména za úplnost, pravdivost a včasné předání účetních dokladů. Poskytovatel odpovídá za odborné zpracování podkladů v rozsahu sjednaných služeb a v souladu s právními předpisy, pokud obdrží potřebnou součinnost.
Protože účetní dokumentace často obsahuje osobní údaje zaměstnanců, obchodní informace a údaje o platbách, je nutné upravit mlčenlivost a ochranu dat. Pokud poskytovatel zpracovává osobní údaje pro klienta, může být podle okolností potřebná také samostatná smlouva o zpracování osobních údajů.
Praktické doporučení: Nechte si ve smlouvě potvrdit konkrétní den, do něhož klient pravidelně předává doklady. Tento údaj významně usnadní řešení zpoždění i případných sankcí.
Jak smlouvu uzavřít a používat
Před podpisem porovnejte návrh smlouvy se skutečným způsobem spolupráce. Zvláštní pozornost věnujte tomu, zda poskytovatel pouze zpracovává účetní podklady, nebo také podává přiznání, jedná s úřady či zpracovává mzdy.
- Doplňte přesné identifikační údaje klienta a poskytovatele.
- Vyplňte rozsah služeb, cenu, splatnost a termíny předávání dokladů.
- Upravte odpovědnost, mlčenlivost, ochranu osobních údajů a výpověď.
- Smlouvu podepište ve dvou vyhotoveních a každá strana si ponechá jedno.
Často kladené otázky
Musí být smlouva o účetních službách písemná?
Písemná forma je velmi doporučená, protože prokazatelně zachycuje rozsah povinností, cenu a odpovědnost stran. Usnadní také řešení nesrovnalostí při kontrole nebo ukončení spolupráce.
Může účetní podávat daňová přiznání za klienta?
Ano, pokud je to sjednáno a jsou splněny podmínky pro příslušné zastoupení. Podle konkrétního úkonu může být nutná plná moc nebo zapojení daňového poradce.
Co se stane po ukončení smlouvy?
Smlouva by měla stanovit lhůtu a způsob předání účetních dokladů, elektronických dat, přístupů a rozpracovaných podkladů. Současně je vhodné vypořádat dosud nezaplacenou odměnu a náklady.