不動産内見記録票のすぐに使える記入用テンプレート
不動産内見記録票は、賃貸または売買の候補物件を訪問した際に、物件の状態、設備、周辺環境、確認事項および来訪者の意向を一元的に記録するための書式です。本モデルでは、訪問者・担当者・物件の基本情報に加え、確認結果、引渡し条件、特記事項、署名欄を整理して記入できます。内見後の比較検討、問い合わせ対応、社内共有に活用しやすい構成です。
不動産内見記録票は、物件を案内した日や確認した状況を正確に残すための実務書式です。賃貸借・売買のいずれでも、来訪者の希望条件、物件の現況、設備の状態、質問事項を整理する際に役立ちます。担当者と来訪者の認識の差を減らし、後日の比較検討や連絡対応を円滑にします。記録は事実に基づき、未確認事項は未確認である旨を明示して作成しましょう。
不動産内見記録票の目的
内見記録票の主な目的は、案内した物件と内見時の確認内容を一覧化することです。訪問日時、参加者、室内外の状態、設備、希望条件との適合度を残すことで、次回の提案や社内での引継ぎに利用できます。
特に複数物件を比較する場合は、印象だけに頼らず、同じ項目で記録することが重要です。写真や募集図面と併せて保管すれば、物件選定の根拠を確認しやすくなります。
記録する際の基本姿勢
記載内容は、実際に確認した事実と来訪者から聞き取った意向を分けて記入します。推測や断定的な評価を避け、修繕予定や契約条件など未確定の事項は、確認先と回答予定日を付記すると実務上有用です。
記載すべき主な項目
物件を特定できる所在地、建物名、号室、訪問日時を最初に記載します。続いて、案内担当者、来訪者、同席者、連絡方法を記録し、内見後のフォローアップにつなげます。
| 記載項目 | 用途 | よくある記載漏れ |
|---|---|---|
| 物件所在地・号室 | 内見対象を正確に特定する | 建物名または部屋番号の省略 |
| 訪問日時・参加者 | 案内履歴と連絡経過を管理する | 同席者や案内担当者の未記載 |
| 設備・現況 | 室内設備や不具合の確認を残す | 確認日現在の状態である旨の不足 |
| 希望条件との適合 | 次回提案や比較判断に活用する | 優先順位・妥協可能条件の未整理 |
| 質問・回答状況 | 未回答事項を追跡する | 回答予定日や確認先の未記載 |
内見時の確認ポイント
室内では採光、換気、収納、キッチン・浴室・トイレなどの設備、傷や汚れの有無を確認します。共用部分では、郵便受け、ゴミ置場、駐輪場、エレベーター、掲示板なども、生活上の利便性を判断する要素になります。
周辺環境も記録する
最寄駅やバス停までの経路、騒音、日照、近隣施設、道路状況などは、時間帯によって印象が変わることがあります。内見時に把握できた範囲を具体的に記し、必要に応じて再訪の要否を残してください。
- 室内の傷、汚れ、水漏れ、臭いの有無
- 給湯、空調、照明、インターホン等の設備状況
- 収納量、家具配置、コンセント位置の確認
- 共用部の清掃状況と利用ルール
- 交通利便性、騒音、買物施設などの周辺環境
編集できるテンプレート
文書テンプレート
不動産内見記録票
作成日：________年____月____日
内見日時：________年____月____日 ____時____分 ～ ____時____分
内見場所：____________________ 都・道・府・県 ____________________ 市・区・町・村
建物名・号室：____________________
案内担当者：____________________ 所属：____________________ 連絡先：____________________
来訪者氏名：____________________ 連絡先：____________________
同席者氏名：____________________
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 取引種別 | □ 賃貸 □ 売買 □ その他（____________________） |
| 賃料・売買代金等 | ____________________円 |
| 管理費・共益費等 | ____________________円／月 |
| 敷金・礼金・保証金等 | ____________________ |
| 入居・引渡し可能時期 | ________年____月____日頃 ／ 応相談 |
| 契約期間・条件 | ____________________ |
| 希望条件との適合度 | □ 高い □ 概ね合う □ 要検討 □ 合わない |
| 申込み意向 | □ 申込み希望 □ 検討継続 □ 再内見希望 □ 見送り |
【室内・設備の確認】
採光・眺望：____________________________________________________________
キッチン・浴室・トイレ・洗面設備：________________________________________
空調・給湯・換気・通信設備：______________________________________________
傷・汚れ・不具合等：______________________________________________________
共用部分・周辺環境：______________________________________________________
【質問事項・回答内容】
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
【未確認事項・確認担当・回答予定日】
________________________________________________________________________
- 本記録票は、内見時に確認した範囲の状況および来訪者の意向を記録するものとする。
- 設備の作動状況、修繕の実施、契約条件その他の事項は、別途管理会社、所有者または関係先への確認を要する場合がある。
- 記載された個人情報は、物件案内、連絡、契約手続その他これらに付随する業務のために取り扱う。
- 内見時の状況は変動する可能性があり、最終的な契約条件および物件状態は契約前の書面等により確認する。
備考：__________________________________________________________________
________________________________________________________________________
案内担当者署名：____________________
来訪者署名：____________________
確認日：________年____月____日
この場で文面を編集できます。変更はブラウザーに保存され、印刷や Word・PDF への書き出しができます。
記録票を作成する手順
記録票は、案内の前に基本情報を準備し、内見中に事実を記録し、終了後に意向を確認する流れで作成します。記憶が曖昧になる前に、内見当日中に補足や写真との照合を行うことが望ましいです。
- 募集資料等を基に、物件情報と案内予定を事前に記入する。
- 内見時に、設備・現況・周辺環境を確認して記録する。
- 来訪者の感想、希望条件との一致点、不安点を聞き取る。
- 未回答事項、次回連絡日、申込みまたは再内見の予定を明記する。
設備の状態や修繕の要否は、目視で確認した範囲を記録し、契約条件や対応可否については必ず管理会社・所有者への確認結果を区別して残しましょう。
個人情報と記録の取扱い
内見記録票には、氏名、電話番号、メールアドレス、希望条件などの個人情報が記載される場合があります。利用目的を明確にし、必要な範囲で取得・保管し、関係者以外が閲覧できないよう管理してください。
社内共有や電子保存を行う際は、アクセス権限、保存期間、廃棄方法を定めることが大切です。個人情報保護法や自社の情報管理規程に沿った運用を確認しましょう。
よくある質問
内見記録票に来訪者の署名は必要ですか？
法令上、一般的な内見記録票への署名が常に必要となるわけではありません。ただし、確認内容や受領事項について認識を残したい場合には、任意で署名欄を設けることがあります。
設備の不具合はどのように書けばよいですか？
「浴室換気扇に作動音あり」のように、確認した日時、場所、状態を具体的に記載します。修繕の実施や費用負担を確約する表現は、権限者への確認前には記載しないことが安全です。
写真を記録票に添付してもよいですか？
物件状況の補足として写真を添付できます。ただし、居住者の私物や人物、個人情報が写り込まないよう配慮し、撮影・利用に関するルールを確認してください。