Taşınmaz Ziyaret Formu İçin Hazır Doldurulabilir Model
Taşınmaz ziyaret formu, bir konut, iş yeri veya arsanın potansiyel kiracı ya da alıcı tarafından incelenmesi sırasında temel bilgileri kayıt altına almak için kullanılan belgedir. Bu hazır model; taşınmazın tanımı, ziyaretçi ve danışman bilgileri, randevu saati, gözlemler, talepler ve sonraki iletişim adımlarının düzenli biçimde yazılmasına yardımcı olur.
Taşınmaz ziyaret formu, bir gayrimenkulün potansiyel alıcı veya kiracıya gösterildiğini ve ziyaret sırasında temel bilgilerin kayda alındığını belgeleyen pratik bir kayıt aracıdır. Emlak danışmanları, mal sahipleri ve taşınmaz yöneticileri bu form sayesinde randevuları daha düzenli takip edebilir. Belge; taşınmazın özellikleri, ziyaretçinin iletişim bilgileri ve ziyaret sonrası talepler bakımından açık olmalıdır. Yazılı kayıt, taraflar arasındaki iletişimi kolaylaştırır ve sonraki görüşmeler için güvenilir bir başvuru noktası oluşturur.
Taşınmaz ziyaret formunun amacı
Formun ana amacı, belirli bir taşınmazın hangi tarihte, kim tarafından ve hangi amaçla görüldüğünü sistemli biçimde kaydetmektir. Satış veya kiralama sürecinde ziyaretçiye sunulan bilgiler ile ziyaretçinin ilk değerlendirmesi aynı belgede toplanabilir.
Bu belge, tek başına satış, kiralama veya aracılık sözleşmesi yerine geçmez. Ancak teklif, başvuru, randevu ve takip süreçlerinde düzenli dosyalama yapılmasına yardımcı olur.
Formda bulunması gereken temel bilgiler
Eksiksiz bir form, taşınmazın adresini ve ayırt edici niteliklerini; ayrıca ziyaretçinin kimlik ve iletişim bilgilerini içermelidir. Ziyaret tarihi, saati ve eşlik eden danışmanın adı da sonradan oluşabilecek karışıklıkları önler.
Taşınmazın tanımı
Adres, bağımsız bölüm numarası, taşınmaz türü, oda sayısı, kullanım durumu ve talep edilen bedel gibi unsurlar mümkün olduğunca açık yazılmalıdır. Birden fazla taşınmaz gösterilmişse her biri için ayrı form düzenlemek daha sağlıklı olur.
Ziyaretçi ve danışman bilgileri
Ziyaretçinin adı, telefon numarası ve e-posta adresi, yalnızca gerekli olduğu ölçüde alınmalıdır. Bu bilgiler işlenirken kişisel verilerin korunmasına ilişkin yükümlülükler gözetilmelidir.
| Form alanı | Amacı | Sık yapılan hata |
|---|---|---|
| Taşınmaz adresi | Gösterilen yeri kesin olarak belirlemek | Sadece semt veya ilçe yazmak |
| Ziyaret tarihi ve saati | Randevu kaydını doğrulamak | Saat bilgisini boş bırakmak |
| Ziyaretçi iletişim bilgisi | Sonraki görüşmeyi planlamak | Onay alınmadan gereksiz veri toplamak |
| Talep edilen bedel | Fiyat beklentisini kaydetmek | Satış ve kira bedelini karıştırmak |
| Ziyaret notu | İlgi ve talepleri izlemek | Belirsiz veya yoruma açık not yazmak |
Ziyaret öncesinde hazırlanacaklar
Randevu öncesinde taşınmazın erişim bilgileri, anahtar teslim durumu ve gösterim için gerekli izinler kontrol edilmelidir. Ziyaretçiye taşınmazın temel nitelikleri, yaklaşık giderleri ve varsa kullanım sınırlamaları hakkında tutarlı bilgi verilmesi önemlidir.
- Taşınmazın tam adresini ve bağımsız bölümünü doğrulayın.
- Randevu tarihini, saatini ve iletişim kanalını kaydedin.
- Taşınmazın mevcut kullanım durumunu kontrol edin.
- Talep edilen satış veya kira bedelini güncel olarak teyit edin.
- Ziyaret notları için formun basılı veya dijital kopyasını hazırlayın.
Düzenlenebilir şablon
Belge şablonu
TAŞINMAZ ZİYARET FORMU
Düzenleme Yeri: ____________________ Tarih: ____ / ____ / ______ Saat: ________
Taşınmaz Sahibi / Yetkilisi: ________________________________
T.C. Kimlik No / Vergi No: ____________________
Adres: ________________________________________________________________
Emlak Danışmanı / Aracı: ________________________________
Firma / Yetki Belgesi No: ________________________________
Ziyaretçi Adı Soyadı / Unvanı: ________________________________
T.C. Kimlik No / Vergi No: ____________________
Telefon: ____________________ E-posta: ________________________________
| Alan | Bilgi |
|---|---|
| Taşınmaz türü | ____________________ |
| Taşınmazın açık adresi | ____________________________________________________________ |
| Bağımsız bölüm / Ada-parsel bilgisi | ____________________ |
| İşlem türü | ☐ Satılık ☐ Kiralık ☐ Diğer: ____________________ |
| Talep edilen satış bedeli / aylık kira bedeli | ____________________ TL |
| Depozito / kapora / diğer bedel | ____________________ TL |
| Ziyaret tarihi ve saati | ____ / ____ / ______ - ________ |
| Teslim / kullanım durumu | ____________________ |
| Gözlem ve ziyaretçi talepleri | ____________________________________________________________ |
Ziyaret Beyanı ve Koşullar
- Yukarıda bilgileri yer alan taşınmazın ziyaretçiye gösterildiği taraflarca kabul edilir.
- Ziyaretçi, taşınmazın fiziksel durumunu inceleme imkânı bulduğunu beyan eder.
- Bu form, satış veya kira sözleşmesi, kapora sözleşmesi ya da ödeme taahhüdü niteliğinde değildir.
- Taraflar, formda yer alan kişisel verilerin ilgili mevzuata uygun şekilde işleneceğini kabul eder.
- Varsa ek açıklamalar ve özel koşullar aşağıda belirtilmiştir: ____________________________________________________________
Ek Açıklamalar:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Taşınmaz Sahibi / Yetkilisi
Adı Soyadı: ____________________
İmza: ____________________
Emlak Danışmanı / Aracı
Adı Soyadı: ____________________
İmza: ____________________
Ziyaretçi
Adı Soyadı: ____________________
İmza: ____________________
Metni doğrudan burada düzenleyin. Değişiklikler tarayıcınızda saklanır; yazdırabilir ya da Word ve PDF olarak dışa aktarabilirsiniz.
Formun doldurulması ve imzalanması
Form, mümkünse ziyaret anında ve tarafların beyanına uygun şekilde doldurulmalıdır. İmza alınması, ziyaret kaydının kimin tarafından onaylandığını gösterir; ancak imzanın hukuki kapsamı belgenin içeriğine ve ilgili sözleşmelere göre değerlendirilir.
- Taşınmaz ve randevu bilgilerini eksiksiz yazın.
- Ziyaretçinin iletişim bilgilerini gerekli olduğu kadar kaydedin.
- Gözlem, soru ve talepleri nesnel ifadelerle ekleyin.
- Formu okuyup kontrol ettikten sonra ilgili kişilere imzalatın.
Pratik öneri: Ziyaretçinin imzasından önce formdaki taşınmaz adresi, tarih, saat ve iletişim bilgilerinin doğru olduğunu birlikte kontrol edin.
Kişisel veriler ve saklama düzeni
Ziyaretçi bilgileri kişisel veri niteliği taşıyabilir. Bu nedenle veriler belirli, açık ve meşru amaçlarla toplanmalı; gereğinden fazla bilgi istenmemeli ve uygun güvenlik önlemleriyle saklanmalıdır.
Türkiye'de kişisel verilerin işlenmesinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındaki aydınlatma, hukuka uygunluk ve veri güvenliği ilkeleri dikkate alınmalıdır. Formların erişimi yetkili kişilerle sınırlandırılmalı, saklama süresi ihtiyaca ve ilgili yükümlülüklere göre belirlenmelidir.
Formun kullanımına ilişkin sık sorulan sorular
Ziyaret formu kira sözleşmesi yerine geçer mi?
Hayır. Ziyaret formu, taşınmazın gösterildiğini ve ziyaret sırasında kayda alınan bilgileri belgelemeye yöneliktir. Kira ilişkisi için tarafların koşullarını içeren ayrı bir kira sözleşmesi düzenlenmelidir.
Ziyaretçinin imzası zorunlu mudur?
İmza gerekliliği somut işleme ve tarafların uygulamasına bağlıdır. İmza, kayıtların doğrulanmasını kolaylaştırabilir; ancak formun niteliği, imzayla kabul edilen ifadeler ve hukuki sonuçlar açıkça belirtilmelidir.
Formda kimlik numarası istenmeli mi?
Genellikle ziyaret kaydı için kimlik numarası gerekli olmayabilir. Veri minimizasyonu ilkesi gereği, amaç için zorunlu olmayan kişisel veriler talep edilmemeli; gerekli olması hâlinde hukuki dayanak ve aydınlatma yükümlülüğü değerlendirilmelidir.