Muster für ein Wohnungsbesichtigungsprotokoll zum Ausfüllen
Dieses ausfüllbare Muster für ein Wohnungsbesichtigungsprotokoll hilft Mietinteressenten, Vermietern und Maklern, den Zustand einer Wohnung oder eines Hauses systematisch festzuhalten. Es dokumentiert Räume, sichtbare Mängel, Zählerstände, Besonderheiten und getroffene Vereinbarungen nachvollziehbar.
Ein Wohnungsbesichtigungsprotokoll hält die wesentlichen Eindrücke und Feststellungen bei der Besichtigung einer Wohnung oder eines Hauses fest. Es kann von Mietinteressenten, Vermietern, Maklern oder Kaufinteressenten genutzt werden, um Angaben zum Objekt nachvollziehbar zu dokumentieren. Besonders hilfreich ist es, sichtbare Mängel, Zählerstände und zugesagte Maßnahmen unmittelbar vor Ort zu notieren. Ein sorgfältig ausgefülltes Protokoll schafft eine klare Grundlage für spätere Rückfragen.
Zweck eines Wohnungsbesichtigungsprotokolls
Das Protokoll dient als strukturierte Gedächtnisstütze und als Nachweis darüber, welche Eigenschaften und Auffälligkeiten bei einer Besichtigung erkennbar waren. Es ersetzt weder einen Mietvertrag noch ein Übergabeprotokoll, kann aber die Kommunikation zwischen den Beteiligten erheblich erleichtern.
Bei Mietobjekten ist es sinnvoll, das Dokument gemeinsam mit Fotos zu verwenden. Fotos sollten mit Datum versehen und den jeweiligen Räumen oder Feststellungen eindeutig zugeordnet werden.
Wichtige Angaben zum Objekt
Tragen Sie die vollständige Anschrift, die Art des Objekts, das Besichtigungsdatum sowie die anwesenden Personen ein. Auch Informationen wie Etage, Wohnfläche, Anzahl der Zimmer und gegebenenfalls eine Wohnungsnummer helfen bei einer eindeutigen Zuordnung.
Objekt eindeutig kennzeichnen
Bei größeren Gebäuden oder Wohnanlagen können mehrere ähnliche Einheiten vorhanden sein. Ergänzen Sie deshalb Angaben zu Hausnummer, Aufgang, Etage und Lage der Wohnung, etwa Vorderhaus, Seitenflügel oder Hinterhaus.
| Feld im Protokoll | Zweck | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Objektanschrift | Eindeutige Zuordnung der besichtigten Immobilie | Wohnungsnummer oder Etage fehlen |
| Besichtigungsdatum | Zeitliche Einordnung der Feststellungen | Datum wird erst später geschätzt |
| Sichtbare Mängel | Dokumentation auffälliger Schäden oder Abnutzung | Zu allgemeine Angaben wie „schlecht“ |
| Zählerstände | Festhalten der angezeigten Verbrauchswerte | Zählerart oder Zählernummer wird nicht notiert |
| Vereinbarungen | Nachverfolgung zugesagter Maßnahmen | Keine Frist oder verantwortliche Person genannt |
Zustand der Räume und Ausstattung erfassen
Prüfen Sie jeden Raum getrennt und beschreiben Sie Feststellungen möglichst konkret. Achten Sie unter anderem auf Wände, Böden, Fenster, Türen, Heizkörper, sanitäre Anlagen, Elektroinstallationen sowie Feuchtigkeitsspuren.
Mängel sachlich beschreiben
Statt Bewertungen sollten überprüfbare Tatsachen festgehalten werden, beispielsweise „Feuchtigkeitsfleck an der Decke im Bad, etwa 20 cm Durchmesser“ oder „Fenstergriff im Schlafzimmer locker“. So bleiben die Angaben verständlich und nachvollziehbar.
- Wände, Decken und Fußböden auf Schäden oder Verfärbungen prüfen.
- Fenster und Türen öffnen, schließen und auf erkennbare Undichtigkeiten achten.
- Bad und Küche auf sichtbare Feuchtigkeit, Schimmel oder beschädigte Armaturen kontrollieren.
- Heizkörper, Steckdosen und Lichtschalter auf sichtbare Auffälligkeiten prüfen.
- Keller, Balkon, Stellplatz oder weitere Nebenflächen gesondert notieren.
Bearbeitbare Vorlage
Dokumentvorlage
WOHNUNGSBESICHTIGUNGSPROTOKOLL
Ort: ____________________ Datum: ____________________ Uhrzeit: ____________________
Besichtigtes Objekt:
Adresse: ____________________
PLZ / Ort: ____________________
Etage / Wohnungsnummer / Lage: ____________________
Objektart: ____________________
Anwesende Personen:
Vermieter/in / Vertreter/in: ____________________
Interessent/in / Besucher/in: ____________________
Makler/in / weitere Person: ____________________
| Angabe | Eintrag |
|---|---|
| Wohnfläche laut Angabe | ____________________ m² |
| Anzahl der Zimmer | ____________________ |
| Gewünschter Mietbeginn / Bezugstermin | ____________________ |
| Nettokaltmiete laut Angabe | ____________________ EUR |
| Nebenkostenvorauszahlung laut Angabe | ____________________ EUR |
| Kaution laut Angabe | ____________________ EUR |
| Stromzähler / Zählerstand | ____________________ |
| Wasserzähler / Zählerstand | ____________________ |
| Heizung / Wärmezählerstand | ____________________ |
Feststellungen zum Zustand der Räume und Ausstattung:
| Bereich | Feststellung / sichtbare Mängel / Besonderheiten |
|---|---|
| Flur / Eingangsbereich | ____________________ |
| Wohnzimmer | ____________________ |
| Schlafzimmer / weitere Zimmer | ____________________ |
| Küche | ____________________ |
| Bad / WC | ____________________ |
| Fenster / Türen / Böden | ____________________ |
| Balkon / Keller / Nebenflächen | ____________________ |
Vereinbarungen und offene Punkte:
- ____________________
- ____________________
- ____________________
- ____________________
Beigefügte Fotos / Unterlagen: ____________________
Bemerkungen:
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Unterschrift Vermieter/in / Vertreter/in
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Unterschrift Interessent/in / Besucher/in
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Unterschrift Makler/in / weitere Person
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Zählerstände, Unterlagen und Zusagen
Wenn Zähler zugänglich sind, können die angezeigten Werte für Strom, Gas, Wasser oder Wärme im Protokoll vermerkt werden. Bei einer reinen Erstbesichtigung sind diese Angaben nicht immer erforderlich, aber sie können bei späteren Vertrags- oder Übergabeterminen nützlich sein.
Dokumentieren Sie außerdem, welche Unterlagen vorgelegt wurden und welche Informationen oder Maßnahmen zugesagt wurden. Dazu gehören etwa die Übersendung eines Energieausweises, die Reparatur eines Mangels oder die Mitteilung der Nebenkostenvorauszahlung.
Notieren Sie Zusagen möglichst mit konkreter Zuständigkeit und Frist und lassen Sie sich wichtige Vereinbarungen anschließend schriftlich bestätigen.
Besichtigung systematisch vorbereiten
Eine feste Reihenfolge hilft, keine wesentlichen Punkte zu übersehen. Nehmen Sie das Protokoll ausgedruckt oder digital mit und halten Sie Beobachtungen direkt während der Besichtigung fest.
- Objektdaten, Termin und anwesende Personen eintragen.
- Alle Räume und Nebenflächen in einer festen Reihenfolge begehen.
- Auffälligkeiten präzise beschreiben und gegebenenfalls fotografieren.
- Offene Fragen, Zusagen und das weitere Vorgehen am Ende festhalten.
Häufige Fragen
Muss ein Besichtigungsprotokoll unterschrieben werden?
Eine Unterschrift ist bei einer Besichtigung nicht zwingend vorgeschrieben. Sie kann jedoch sinnvoll sein, wenn beide Seiten die dokumentierten Feststellungen oder Vereinbarungen bestätigen möchten.
Ist ein Besichtigungsprotokoll dasselbe wie ein Übergabeprotokoll?
Nein. Das Besichtigungsprotokoll dokumentiert Eindrücke vor einer Entscheidung oder vor Vertragsbeginn. Ein Übergabeprotokoll wird üblicherweise bei der Übergabe oder Rückgabe einer Mietwohnung erstellt.
Dürfen bei der Besichtigung Fotos gemacht werden?
Fotos von Räumen und erkennbaren Mängeln können hilfreich sein. Dabei sollten die Persönlichkeitsrechte anwesender Personen und der Schutz persönlicher Gegenstände beachtet werden; im Zweifel ist vorher um Zustimmung zu bitten.