Klaar model voor een voorstel voor visuele identiteit
Een voorstel voor visuele identiteit legt duidelijk vast welke creatieve diensten worden geleverd, welke resultaten de opdrachtgever ontvangt, wat de planning en vergoeding zijn en hoeveel revisierondes gelden. Dit invulbare model helpt ontwerpers en bureaus om een professionele, transparante en goed afgebakende offerte aan klanten voor te leggen.
Een voorstel voor visuele identiteit is een commercieel en inhoudelijk document waarin een ontwerper, studio of bureau de aanpak voor een merkidentiteit presenteert. Het maakt duidelijk welke onderdelen worden ontwikkeld, welke resultaten de opdrachtgever mag verwachten en onder welke voorwaarden het werk plaatsvindt. Een zorgvuldig opgesteld voorstel voorkomt misverstanden over prijs, planning, revisies en gebruiksrechten. Bovendien helpt het de klant om voorstellen objectief te vergelijken en een weloverwogen beslissing te nemen.
Doel van een voorstel voor visuele identiteit
Een visuele identiteit vertaalt de positionering, waarden en persoonlijkheid van een organisatie naar herkenbare visuele middelen. Het voorstel beschrijft daarom niet alleen de prijs, maar ook het creatieve vraagstuk, de werkmethode en de concrete opleveringen.
Gebruik het document voordat het ontwerptraject begint en laat de opdrachtgever schriftelijk akkoord gaan. Zo ontstaat er een duidelijk uitgangspunt voor beide partijen.
Essentiële onderdelen van de offerte
Neem de gegevens van beide partijen, een heldere projectomschrijving en een nauwkeurige afbakening van de werkzaamheden op. Vermeld ook wat nadrukkelijk buiten de opdracht valt, zoals drukwerkproductie, fotografie, copywriting of aanvullende merkstrategie.
Projectdoel en doelgroep
Omschrijf welk probleem de visuele identiteit oplost en voor welke doelgroep het merk bedoeld is. Een concreet doel, zoals betere herkenbaarheid bij zakelijke klanten of een consistente uitstraling op digitale kanalen, geeft richting aan het ontwerp.
Opleveringen en bestandsformaten
Specificeer welke bestanden worden geleverd, bijvoorbeeld logoformaten voor druk en digitaal gebruik, een kleurenpalet, typografische richtlijnen en een beknopt huisstijlhandboek. Benoem ook of bewerkbare bronbestanden onderdeel van de levering zijn.
| Onderdeel | Functie in het voorstel | Veelvoorkomende fout |
|---|---|---|
| Projectomschrijving | Bakent de creatieve opdracht af | Te algemene omschrijving zonder resultaat |
| Opleveringen | Legt vast wat de klant ontvangt | Geen bestandsformaten of aantallen noemen |
| Planning | Geeft fasen, mijlpalen en einddatum aan | Geen afhankelijkheid van feedback vermelden |
| Revisierondes | Beperkt en organiseert feedback | Onbeperkte wijzigingen toezeggen |
| Gebruik en rechten | Regelt het gebruik van het ontwerp | Geen afspraken over bronbestanden maken |
Werkfasen en realistische planning
Een gefaseerde aanpak geeft de opdrachtgever inzicht in het proces en maakt beslismomenten zichtbaar. Een gebruikelijke volgorde is intake, onderzoek en richting, conceptontwikkeling, verfijning en definitieve oplevering.
Maak de planning afhankelijk van tijdige aanlevering van informatie en feedback door de opdrachtgever. Vermeld dat vertraging in goedkeuringen de einddatum kan beïnvloeden.
- Voer een intake uit en verzamel relevante merk- en doelgroepinformatie.
- Ontwikkel één of meer visuele richtingen op basis van de afgesproken briefing.
- Werk de gekozen richting uit na gebundelde feedback van de opdrachtgever.
- Lever de definitieve bestanden en afgesproken richtlijnen op.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
VOORSTEL VOOR VISUELE IDENTITEIT
Voorstelnummer: ____________________
Datum: ____________________
Plaats: ____________________
1. Partijen
Opdrachtnemer: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Contactpersoon: ____________________
E-mail: ____________________
KvK-nummer: ____________________
Btw-nummer: ____________________
Opdrachtgever: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Contactpersoon: ____________________
E-mail: ____________________
KvK-nummer: ____________________
Btw-nummer: ____________________
2. Projectgegevens
| Onderdeel | Omschrijving |
|---|---|
| Projectnaam | ____________________ |
| Projectdoel | ____________________ |
| Doelgroep | ____________________ |
| Op te leveren onderdelen | ____________________ |
| Bestandsformaten | ____________________ |
| Aantal conceptuele richtingen | ____________________ |
| Inbegrepen revisierondes | ____________________ |
| Startdatum | ____________________ |
| Geplande opleverdatum | ____________________ |
| Projectbedrag exclusief btw | € ____________________ |
| Btw | € ____________________ |
| Totaalbedrag inclusief btw | € ____________________ |
| Betalingsschema | ____________________ |
| Tarief meerwerk | € ____________________ per uur / anders: ____________________ |
3. Omschrijving van de opdracht
De opdrachtnemer ontwikkelt voor de opdrachtgever de volgende visuele identiteit en bijbehorende middelen:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
4. Voorwaarden
- De opdracht omvat uitsluitend de in dit voorstel genoemde werkzaamheden en opleveringen.
- De opdrachtgever levert benodigde informatie, bestaande huisstijlelementen, teksten, afbeeldingen en feedback tijdig aan.
- Het aantal inbegrepen revisierondes bedraagt: ____________________. Aanvullende wijzigingen worden als meerwerk uitgevoerd na overleg.
- Facturen worden betaald binnen ______ dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
- Eventuele kosten van derden, waaronder licenties, fonts, stockmateriaal, fotografie, drukwerk en technische productie, zijn wel / niet inbegrepen: ____________________.
- De definitieve bestanden worden geleverd na ontvangst van volledige betaling, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
- Het gebruik van ontwerpen, bronbestanden en intellectuele-eigendomsrechten is als volgt overeengekomen: ____________________.
- Wijzigingen in scope, planning of opleveringen zijn alleen geldig wanneer beide partijen deze schriftelijk bevestigen.
5. Akkoord
Door ondertekening verklaart de opdrachtgever dit voorstel te hebben gelezen en ermee akkoord te gaan.
Ondertekend te: ____________________ op: ____________________
________________________________________
Naam en handtekening opdrachtnemer
________________________________________
Naam en handtekening opdrachtgever
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Tarieven, betaling en extra werk
Vermeld of het bedrag een vaste projectprijs, een uurtarief of een combinatie daarvan betreft. Maak duidelijk of bedragen inclusief of exclusief btw zijn en geef aan welke kosten, zoals licenties, fonts, stockbeelden, drukproeven of reisuren, eventueel apart worden berekend.
Revisies en meerwerk
Neem het aantal inbegrepen revisierondes op en omschrijf wat als een revisie geldt. Wijzigingen die buiten de afgesproken scope vallen, kunnen pas worden uitgevoerd na schriftelijke bevestiging van de aanvullende kosten en planning.
- Vermeld het totaalbedrag en de toepasselijke btw.
- Leg een voorschot of betalingsschema vast.
- Noem de betalingstermijn per factuur.
- Beschrijf het tarief voor extra werkzaamheden.
- Neem eventuele kosten van derden afzonderlijk op.
Vraag de opdrachtgever om feedback per fase te bundelen in één schriftelijke reactie. Daarmee blijven beslissingen traceerbaar en worden onnodige revisierondes voorkomen.
Gebruik, intellectuele eigendom en vertrouwelijkheid
Leg vast wanneer en onder welke voorwaarden de opdrachtgever de definitieve ontwerpen mag gebruiken. Maak onderscheid tussen het gebruik van eindbestanden en de overdracht van bewerkbare bronbestanden, omdat daarvoor aanvullende afspraken of vergoedingen kunnen gelden.
Beschrijf daarnaast hoe vertrouwelijke informatie, concepten en niet-gebruikte voorstellen worden behandeld. Controleer steeds of de gekozen formulering past bij het toepasselijke recht en de feitelijke afspraken tussen partijen.
Veelgestelde vragen
Hoeveel concepten moeten in het voorstel staan?
Dat hangt af van de opdracht, maar vermeld altijd een concreet aantal conceptuele richtingen of een duidelijke omschrijving van de creatieve fase. Zo weet de opdrachtgever wat binnen de prijs valt.
Moet een voorstel al een definitieve prijs bevatten?
Bij een helder afgebakende opdracht is een vaste prijs vaak passend. Wanneer de omvang nog onzeker is, kan een raming met een uurtarief, een maximum of een afzonderlijke faseprijs meer duidelijkheid bieden.
Wanneer mag de klant het logo gebruiken?
Neem expliciet op of gebruik is toegestaan na volledige betaling, na oplevering of op een ander afgesproken moment. Leg ook vast welke gebruiksrechten worden verleend en of overdracht van rechten is overeengekomen.