Model inkoopaanvraag klaar voor intern gebruik
Een model inkoopaanvraag helpt organisaties om de behoefte aan producten of diensten eenduidig vast te leggen voordat een bestelling wordt geplaatst. Het document vermeldt onder meer de aanvrager, kostenplaats, omschrijving, aantallen, geraamde kosten, gewenste leverdatum en vereiste goedkeuringen.
Een inkoopaanvraag is een intern document waarmee een medewerker toestemming vraagt om goederen of diensten aan te schaffen. Het maakt duidelijk wat nodig is, waarom de aankoop nodig is en welk budget daarvoor wordt gebruikt. Door de aanvraag vooraf vast te leggen, kan de organisatie de uitgaven controleren en de juiste goedkeuringsroute volgen. Dit model biedt een praktische basis voor een volledige en controleerbare aanvraag.
Wat is een inkoopaanvraag?
Een inkoopaanvraag, ook wel inkoopverzoek genoemd, is geen bestelling bij een leverancier. Het is een interne aanvraag die doorgaans voorafgaat aan een bestelling, offerteaanvraag of inkooporder.
De aanvrager beschrijft de gewenste aankoop, de zakelijke noodzaak, de geschatte kosten en de gewenste leverdatum. Een budgetverantwoordelijke of bevoegde leidinggevende kan de aanvraag vervolgens beoordelen en goedkeuren.
Wanneer gebruikt u dit model?
Gebruik het model wanneer een medewerker namens de organisatie producten, abonnementen, materialen of diensten wil inkopen. Het is vooral nuttig als er budgetcontrole, een inkoopafdeling of meerdere goedkeuringsniveaus bestaan.
Voorbeelden van aanvragen
Een inkoopaanvraag kan betrekking hebben op kantoorapparatuur, softwarelicenties, onderhoudswerkzaamheden, marketingdiensten, opleidingen of voorraadartikelen. Ook bij terugkerende aankopen is een aanvraag nuttig wanneer de interne procedure dat voorschrijft.
- Aanschaf van laptops, schermen of andere apparatuur.
- Inhuur van een externe adviseur of dienstverlener.
- Verlenging van een softwareabonnement.
- Bestelling van kantoor- of productiematerialen.
- Organisatie van een training, evenement of cursus.
Welke gegevens horen in de aanvraag?
Een goede aanvraag bevat voldoende informatie om de noodzaak, prijs en financiële dekking te beoordelen. Vermeld zo concreet mogelijk wat wordt gevraagd en voeg, indien beschikbaar, een offerte, specificatie of leveranciersvoorstel toe.
| Veld | Doel | Veelvoorkomende fout |
|---|---|---|
| Aanvrager en afdeling | Geeft aan wie verantwoordelijk is voor de aanvraag. | Alleen een voornaam vermelden. |
| Omschrijving | Beschrijft goederen of diensten nauwkeurig. | Te algemene omschrijving, zoals “materialen”. |
| Geraamd bedrag | Ondersteunt budgetcontrole en autorisatie. | Geen btw of bijkomende kosten opnemen. |
| Kostenplaats | Koppelt de uitgave aan het juiste budget. | Een verouderde of onjuiste kostenplaats gebruiken. |
| Gewenste leverdatum | Helpt de inkoopplanning te organiseren. | Een onrealistische of ontbrekende datum opgeven. |
Financiële gegevens zorgvuldig invullen
Noteer het bedrag exclusief en inclusief btw wanneer dat binnen de organisatie gebruikelijk is. Vermeld eveneens eventuele verzendkosten, installatiekosten, contractduur en terugkerende kosten, zodat de totale verplichting zichtbaar is.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
INKOOPAANVRAAG
Referentienummer: ____________________
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Aanvrager: ____________________
Functie: ____________________
Afdeling: ____________________
Kostenplaats / budgetcode: ____________________
Leidinggevende / budgethouder: ____________________
Leverancier (indien bekend): ____________________
| Onderdeel | In te vullen gegevens |
|---|---|
| Omschrijving van de aankoop | ____________________ |
| Zakelijke noodzaak / motivatie | ____________________ |
| Aantal en eenheid | ____________________ |
| Geraamd bedrag exclusief btw | € ____________________ |
| Btw en overige kosten | € ____________________ |
| Geraamd totaalbedrag inclusief btw | € ____________________ |
| Gewenste leverdatum | ____________________ |
| Offerte / bijlage aanwezig | Ja / Nee: ____________________ |
| Contractduur of terugkerende kosten | ____________________ |
Bijzonderheden of aanvullende voorwaarden:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
- De aanvrager verklaart dat de opgegeven informatie volledig en naar waarheid is ingevuld.
- De bestelling mag pas worden geplaatst na de vereiste interne goedkeuring.
- De uitgave wordt geboekt op de hierboven vermelde kostenplaats of budgetcode.
- Offertes, technische specificaties en andere relevante stukken worden als bijlage toegevoegd.
Besluit budgethouder / bevoegde goedkeurder: Goedgekeurd / Afgewezen / Aanvullende informatie nodig
Toelichting: ____________________________________________________________
Handtekening aanvrager: ____________________
Naam: ____________________
Datum: ____________________
Handtekening budgethouder / goedkeurder: ____________________
Naam: ____________________
Datum: ____________________
Handtekening inkoopafdeling (indien van toepassing): ____________________
Naam: ____________________
Datum: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Goedkeuring en interne controle
De goedkeuring moet plaatsvinden voordat een medewerker een toezegging aan een leverancier doet. Controleer daarom wie bevoegd is om het budget vrij te geven en of aanvullende goedkeuring nodig is bij hogere bedragen of uitzonderlijke aankopen.
Bewaar de goedgekeurde aanvraag samen met offertes, correspondentie en de uiteindelijke bestelling. Dit ondersteunt de administratie, interne controle en eventuele verantwoording achteraf.
Vraag altijd goedkeuring voordat u een leverancier opdracht geeft; een mondelinge toezegging kan al financiële verplichtingen voor de organisatie veroorzaken.
Inkoopaanvraag invullen in vier stappen
- Beschrijf de aankoopbehoefte en het zakelijke doel.
- Vraag een prijsopgave op of bepaal een realistische kostenraming.
- Vul de kostenplaats, het budget en de gewenste leverdatum in.
- Laat de aanvraag volgens de interne autorisatieregels goedkeuren.
Controleer na goedkeuring of het documentnummer of referentienummer wordt vermeld op de bestelling en factuur. Zo kunnen de betrokken afdelingen de uitgave eenvoudig volgen.
Veelgestelde vragen
Is een inkoopaanvraag hetzelfde als een inkooporder?
Nee. Een inkoopaanvraag is een intern verzoek om een aankoop te mogen doen. Een inkooporder is doorgaans de formele bestelling die na goedkeuring aan de leverancier wordt verstrekt.
Moet ik altijd een offerte toevoegen?
Dat hangt af van de interne regels en de waarde van de aankoop. Bij grotere bedragen of bij het vergelijken van leveranciers is een offerte meestal gewenst of verplicht.
Wie mag een inkoopaanvraag goedkeuren?
Dat wordt bepaald door de interne mandaat- en budgetregels. Vaak is dit de leidinggevende, budgethouder, inkoper of directie, afhankelijk van het bedrag en de aard van de aankoop.