Model inkooporder klaar voor professioneel gebruik
Een model inkooporder helpt organisaties en zelfstandigen om een bestelling van producten of diensten eenduidig vast te leggen. Het document vermeldt onder meer partijen, ordernummer, omschrijving, aantallen, prijzen, levertermijn, afleveradres en betalingsvoorwaarden, zodat misverstanden met leveranciers worden beperkt.
Een inkooporder is een schriftelijke bestelling die een koper aan een leverancier verstrekt voor producten of diensten. Het document legt de belangrijkste commerciële afspraken vast, zoals aantallen, prijzen, levering en betaling. Een zorgvuldig ingevulde inkooporder vermindert de kans op misverstanden en biedt een bruikbaar administratief bewijs. Dit model kan worden aangepast aan de werkwijze van uw organisatie en de aard van de bestelling.
Wat is een inkooporder?
Met een inkooporder bevestigt de koper welke goederen of diensten hij wenst af te nemen en onder welke voorwaarden. De leverancier kan de order vervolgens accepteren, afwijzen of wijzigingen voorstellen voordat de levering plaatsvindt.
Een inkooporder is vooral nuttig wanneer meerdere personen betrokken zijn bij de inkoop, wanneer bestellingen regelmatig terugkeren of wanneer controle op budgetten en leveringen noodzakelijk is.
Essentiële gegevens in de bestelling
Vermeld altijd de volledige gegevens van koper en leverancier, een uniek ordernummer en de datum van uitgifte. Beschrijf iedere regel zo precies mogelijk, zodat duidelijk is wat er geleverd moet worden.
Identificatie en contactgegevens
Gebruik de officiële bedrijfsnaam, het adres, het btw-identificatienummer indien van toepassing en een contactpersoon. Zo kan de leverancier de bestelling, factuur en aflevering correct koppelen aan de juiste organisatie.
| Veld | Doel | Veelvoorkomende fout |
|---|---|---|
| Ordernummer | Unieke herkenning en interne opvolging | Een nummer gebruiken dat al bestaat |
| Leverancier | Juiste contractspartij aanduiden | Alleen een handelsnaam vermelden |
| Omschrijving | Product of dienst nauwkeurig omschrijven | Te algemene omschrijving gebruiken |
| Leverdatum | Verwachtingen over aflevering vastleggen | Geen termijn of plaats opnemen |
| Betalingsvoorwaarde | Moment en wijze van betaling bepalen | Afwijken van eerder overeengekomen voorwaarden |
Prijzen, btw en betalingsafspraken
Maak duidelijk of bedragen exclusief of inclusief btw zijn en vermeld eventuele kortingen, transportkosten, verpakkingskosten of andere toeslagen afzonderlijk. Vermeld ook de munteenheid en het totaalbedrag van de order.
Controle vóór verzending
Vergelijk de prijzen en voorwaarden met de offerte, overeenkomst of prijslijst van de leverancier. Wanneer de order afwijkt van een eerdere afspraak, leg dan expliciet vast welke afspraak voorrang heeft.
- Controleer de naam en het adres van de leverancier.
- Controleer het interne ordernummer en de besteldatum.
- Vermeld artikelcodes, aantallen en eenheden.
- Neem het afleveradres en de gewenste leverdatum op.
- Bevestig prijs, btw, betaaltermijn en eventuele leveringskosten.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
INKOOPOORDER
Ordernummer: ____________________
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Besteld door (koper):
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Contactpersoon: ____________________
Telefoon / e-mail: ____________________
BTW-nummer / KvK-nummer: ____________________
Leverancier:
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Contactpersoon: ____________________
Telefoon / e-mail: ____________________
BTW-nummer / KvK-nummer: ____________________
Factuuradres (indien afwijkend):
____________________
____________________
Afleveradres:
____________________
____________________
| Nr. | Omschrijving / artikelcode | Aantal | Eenheid | Prijs per eenheid excl. btw | Totaal excl. btw |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| Subtotaal excl. btw | € ____________________ | ||||
| Btw | € ____________________ | ||||
| Totaal incl. btw | € ____________________ | ||||
Gewenste leverdatum: ____________________
Leveringswijze / vervoerder: ____________________
Betalingsvoorwaarde: ____________________
Referentie offerte / overeenkomst: ____________________
Bijzondere opmerkingen:
____________________
____________________
____________________
- De leverancier levert de hierboven omschreven goederen of diensten overeenkomstig deze inkooporder.
- Afwijkingen in prijs, hoeveelheid, kwaliteit, leveringstermijn of andere voorwaarden zijn uitsluitend geldig na voorafgaande schriftelijke toestemming van de koper.
- De factuur vermeldt het ordernummer en wordt verzonden aan het opgegeven factuuradres.
- De koper controleert de levering bij ontvangst en meldt zichtbare afwijkingen of beschadigingen zo spoedig mogelijk aan de leverancier.
Namens de koper
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Handtekening: ____________________
Voor akkoord namens de leverancier
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Handtekening: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Levering, ontvangst en afwijkingen
De inkooporder moet aangeven waar en wanneer de goederen of diensten geleverd moeten worden. Bij goederen is het verstandig om af te spreken wie het transport organiseert, wie het risico draagt en hoe beschadigingen of tekorten worden gemeld.
Controleer bij ontvangst of de geleverde hoeveelheid en kwaliteit overeenkomen met de inkooporder en de pakbon. Noteer afwijkingen direct en meld deze schriftelijk aan de leverancier.
Bewaar de goedgekeurde inkooporder samen met de offerte, leveringsbon en factuur, zodat de volledige bestelling eenvoudig controleerbaar blijft.
Praktische werkwijze voor goedkeuring
Een vaste interne procedure helpt om ongeautoriseerde bestellingen te voorkomen. Bepaal vooraf wie bestellingen mag plaatsen, wie budgetten controleert en wie de ontvangst van goederen of diensten bevestigt.
- Vraag een offerte of prijsopgave aan en controleer de inhoud.
- Vul de inkooporder volledig in met de overeengekomen gegevens.
- Laat de order intern goedkeuren volgens de geldende bevoegdheden.
- Stuur de definitieve order naar de leverancier en archiveer een kopie.
Veelgestelde vragen
Is een inkooporder hetzelfde als een factuur?
Nee. Een inkooporder wordt door de koper opgesteld om een bestelling te plaatsen. Een factuur wordt doorgaans door de leverancier opgesteld om betaling voor de geleverde goederen of diensten te vragen.
Moet een leverancier een inkooporder ondertekenen?
Dat is niet altijd verplicht, maar een schriftelijke bevestiging van de leverancier is sterk aan te raden. Daarmee wordt duidelijk dat de leverancier de bestelling en de voorwaarden heeft aanvaard.
Kan een inkooporder na verzending worden gewijzigd?
Ja, mits beide partijen de wijziging accepteren. Leg wijzigingen in aantallen, prijzen, levering of voorwaarden altijd schriftelijk vast en verwijs naar het oorspronkelijke ordernummer.