Klaar model voor een offerte voor grafisch ontwerp
Dit invulbare model voor een offerte voor grafisch ontwerp helpt ontwerpers en klanten om de opdracht, geleverde bestanden, tarieven, planning, betaalafspraken en gebruiksrechten duidelijk vast te leggen. Zo ontstaat vooraf een overzichtelijke basis voor professionele samenwerking.
Een offerte voor grafisch ontwerp maakt vooraf duidelijk welke creatieve werkzaamheden worden uitgevoerd, wat deze kosten en wanneer de oplevering plaatsvindt. Dit voorkomt onduidelijkheid over correctierondes, bestanden en gebruiksrechten. Een zorgvuldige offerte is zowel voor de grafisch ontwerper als voor de opdrachtgever een praktisch uitgangspunt. Gebruik het model hieronder als basis en pas het aan op de concrete opdracht.
Waarom een offerte voor grafisch ontwerp belangrijk is
Grafische opdrachten kunnen sterk verschillen in omvang: van een logo tot een complete huisstijl, brochure, websitevisuals of campagne. Door de werkzaamheden nauwkeurig te omschrijven, weet de opdrachtgever wat hij mag verwachten en kan de ontwerper zijn tijd, expertise en kosten verantwoorden.
Vermeld niet alleen het eindresultaat, maar ook de tussenstappen. Denk aan briefing, conceptontwikkeling, presentatie, correctierondes, technische uitwerking en aanlevering van definitieve bestanden.
Essentiële onderdelen van de offerte
Een bruikbare offerte bevat de gegevens van beide partijen, een heldere opdrachtomschrijving, de prijsopbouw, de planning en de geldigheidsduur. Vermeld ook of bedragen inclusief of exclusief btw zijn en welke aanvullende kosten eventueel worden doorberekend.
| Onderdeel | Doel | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Opdrachtomschrijving | Bakent de gewenste ontwerpwerkzaamheden af | Alleen een algemene term zoals “huisstijl” noemen |
| Oplevering | Legt bestanden, formaten en aantallen vast | Niet aangeven of bronbestanden worden geleverd |
| Prijs en btw | Geeft de financiële afspraken weer | Onhelder laten of btw is inbegrepen |
| Correctierondes | Begrenst wijzigingen binnen de afgesproken prijs | Onbeperkte revisies toezeggen |
| Gebruiksrechten | Omschrijft hoe het ontwerp mag worden gebruikt | Auteursrecht en gebruik door elkaar halen |
Prijsafspraken helder formuleren
Kies voor een vaste projectprijs, een uurtarief of een combinatie daarvan. Benoem bij een vaste prijs welke werkzaamheden daarin zijn opgenomen en welk tarief geldt voor aanvullend werk, wijzigingen buiten de scope of extra correctierondes.
Oplevering en technische specificaties
Beschrijf welke bestanden worden geleverd, bijvoorbeeld pdf, png, jpg, svg of drukklare bestanden. Geef ook aan of drukwerkbegeleiding, contact met een drukker of de overdracht van bewerkbare bronbestanden onderdeel van de opdracht is.
Wat u vooraf met de opdrachtgever afstemt
Een goede briefing maakt de offerte concreter en verkleint de kans op wijzigingen achteraf. Vraag naar het doel, de doelgroep, de gewenste uitstraling, beschikbare huisstijlelementen en eventuele technische eisen.
- Het doel en beoogde gebruik van het ontwerp.
- De doelgroep en gewenste visuele uitstraling.
- Het aantal concepten en correctierondes.
- De gewenste opleverdatum en mijlpalen.
- De beschikbare teksten, afbeeldingen, logo’s en merkrichtlijnen.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
OFFERTE GRAFISCH ONTWERP
Offertenummer: ____________________
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Geldig tot: ____________________
Gegevens van de opdrachtnemer
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
KvK-nummer: ____________________ Btw-nummer: ____________________
E-mail: ____________________ Telefoon: ____________________
Gegevens van de opdrachtgever
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Contactpersoon: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
BTW-nummer / KvK-nummer: ____________________
E-mail: ____________________ Telefoon: ____________________
Opdracht en prijsopgave
| Onderdeel | Omschrijving / afspraak | Bedrag excl. btw |
|---|---|---|
| Concept en ontwerp | ____________________ | € ____________________ |
| Correctierondes | Aantal inbegrepen: ____________________ | € ____________________ |
| Technische uitwerking / opmaak | ____________________ | € ____________________ |
| Oplevering bestanden | Formaten: ____________________ | € ____________________ |
| Aanvullende werkzaamheden | Uurtarief: € ____________________ | € ____________________ |
| Totaal excl. btw | € ____________________ | |
| Btw: ______ % | € ____________________ | |
| Totaal incl. btw | € ____________________ |
Planning
Startdatum: ____________________
Conceptpresentatie: ____________________
Definitieve opleverdatum: ____________________
Voorwaarden
- De opdracht omvat uitsluitend de werkzaamheden en opleveringen die in deze offerte zijn omschreven.
- In de prijs zijn ______ correctieronde(n) inbegrepen. Extra correcties of werkzaamheden buiten de opdracht worden gefactureerd tegen € ____________________ per uur / tegen een nader overeen te komen bedrag.
- De opdrachtgever levert benodigde teksten, afbeeldingen, logo’s en overige materialen tijdig en in bruikbare vorm aan. Vertraging kan leiden tot aanpassing van de planning.
- Een aanbetaling van ______ % wordt gefactureerd na acceptatie van deze offerte. Het resterende bedrag wordt gefactureerd bij ____________________.
- De betaaltermijn bedraagt ______ dagen na factuurdatum.
- De opdrachtnemer levert de volgende bestanden: ____________________. Bronbestanden worden wel / niet geleverd: ____________________.
- Het auteursrecht blijft bij de opdrachtnemer, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. De opdrachtgever verkrijgt na volledige betaling het volgende gebruiksrecht: ____________________.
- Deze offerte is geldig tot en met ____________________.
Acceptatie
Door ondertekening bevestigt de opdrachtgever deze offerte en de daarin opgenomen voorwaarden te accepteren.
Voor opdrachtnemer
Naam: ____________________
Handtekening: ____________________
Datum: ____________________
Voor opdrachtgever
Naam: ____________________
Handtekening: ____________________
Datum: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Correcties, meerwerk en planning
Neem op hoeveel correctierondes in de prijs zijn inbegrepen en wat er gebeurt wanneer de opdrachtgever aanvullende wensen heeft. Benoem dat vertraging in de aanlevering van feedback, teksten of materialen gevolgen kan hebben voor de planning.
Laat de opdrachtgever de offerte schriftelijk accepteren voordat u substantieel ontwerpwerk start; bewaar die acceptatie samen met de definitieve versie van de offerte.
Werk bij grotere opdrachten met duidelijke fasen. Zo kunnen partijen na een conceptpresentatie bevestigen dat de volgende fase kan beginnen, voordat extra tijd en kosten worden gemaakt.
Gebruik van het model in vier stappen
Pas het document aan de omvang en aard van de opdracht aan. Zorg ervoor dat alle bedragen, data en afspraken controleerbaar zijn voordat de offerte wordt verzonden.
- Vul de gegevens van de ontwerper en opdrachtgever in.
- Omschrijf werkzaamheden, resultaten en uitgesloten onderdelen.
- Vul tarieven, btw, betaaltermijnen en de geldigheidsduur in.
- Laat de opdrachtgever de offerte schriftelijk accepteren.
Auteursrecht en gebruiksrechten
Het auteursrecht op een ontwerp ontstaat in beginsel bij de maker. De opdrachtgever krijgt niet automatisch alle rechten om het ontwerp onbeperkt te wijzigen, hergebruiken of aan derden over te dragen; leg daarom vast welk gebruik is toegestaan.
Beschrijf bijvoorbeeld het medium, gebied, de duur en het doel van het gebruiksrecht. Wanneer volledige overdracht of levering van bronbestanden wordt afgesproken, moet dit uitdrukkelijk en concreet in de offerte staan.
Veelgestelde vragen
Moet een opdrachtgever een offerte altijd ondertekenen?
Een handtekening is niet altijd noodzakelijk, maar een duidelijke schriftelijke acceptatie per e-mail of digitaal akkoord is sterk aan te raden. Daarmee kan worden aangetoond welke voorwaarden partijen hebben aanvaard.
Kan ik een aanbetaling vragen?
Ja, u kunt een aanbetaling of voorschot afspreken. Vermeld het percentage, het moment van facturering en wanneer het resterende bedrag moet worden betaald.
Zijn bronbestanden standaard inbegrepen?
Nee, dat is afhankelijk van de afspraak. Vermeld expliciet of bewerkbare bestanden, zoals ontwerpbestanden of werkbestanden, wel of niet worden geleverd en onder welke voorwaarden.