Hazır Bina Bakım Sözleşmesi Örneği ve Doldurulabilir Model
Bu bina bakım sözleşmesi örneği, taşınmazın teknik tesisat, ortak alan, ekipman ve yapısal unsurlarına ilişkin periyodik veya arızi bakım hizmetlerini yazılı biçimde düzenlemeye yardımcı olur. Tarafların görevleri, hizmet kapsamı, bedel, süre, raporlama, iş güvenliği, ayıplı hizmet ve fesih hükümleri için doldurulabilir alanlar içerir.
Bina bakım sözleşmesi, bir yapının ortak alanları, teknik sistemleri ve belirlenen ekipmanları için verilecek bakım hizmetinin koşullarını kayıt altına alır. Bu belge; hizmetin kapsamını, uygulama sıklığını, bedelini ve tarafların sorumluluklarını açıklaştırarak uyuşmazlık riskini azaltır. Özellikle apartmanlar, siteler, iş merkezleri ve ticari yapılar için bakım işlerinin planlı yürütülmesine katkı sağlar. Sözleşme, binanın niteliğine ve uygulanacak ülkenin mevzuatına göre uyarlanmalıdır.
Bina bakım sözleşmesinin amacı
Sözleşmenin temel amacı, yüklenicinin hangi bakım işlerini hangi standartta ve ne kadar süreyle yapacağını; iş sahibinin ise ödeme, erişim sağlama ve denetim yükümlülüklerini belirlemektir. Yazılı bir metin, rutin bakım ile ek veya acil müdahale gerektiren işleri birbirinden ayırmaya yardımcı olur.
Bakım hizmeti; elektrik, su, ısıtma, havalandırma, asansör, yangın güvenliği, çatı, drenaj ve ortak alanlar gibi farklı kalemleri içerebilir. Ancak uzmanlık veya özel yetkilendirme gerektiren faaliyetler ayrıca tanımlanmalı ve ilgili mevzuata uygun yürütülmelidir.
Hizmetin sınırlarının belirlenmesi
Belirsiz ifadeler yerine, kontrol edilecek sistemler, ziyaret sayısı, kullanılacak malzeme, raporlama yöntemi ve müdahale süreleri somut olarak yazılmalıdır. Sözleşme kapsamı dışındaki işler için önceden yazılı onay ve ayrı fiyatlandırma usulü öngörmek yararlıdır.
Sözleşmede bulunması gereken temel bilgiler
Tarafların tam adı veya ticari unvanı, adresi, vergi veya kimlik bilgileri, yetkili temsilcileri ve tebligat bilgileri doğru şekilde yer almalıdır. Hizmet verilecek binanın açık adresi, varsa blok, bağımsız bölüm veya tesis tanımları da eklenmelidir.
| Belge alanı | Ne için kullanılır? | Sık yapılan hata |
|---|---|---|
| Hizmet kapsamı | Bakımı yapılacak sistemleri ve işleri belirtir. | Genel ve ölçülemez ifade kullanmak. |
| Bakım periyodu | Kontrol ve ziyaret sıklığını düzenler. | Acil müdahale süresini yazmamak. |
| Bedel ve ödeme | Ücret, vergi, vade ve ödeme yöntemini belirler. | Ek işlerin fiyatlandırmasını belirtmemek. |
| Raporlama | Yapılan işlemlerin kayıt altına alınmasını sağlar. | Raporun teslim şeklini tanımlamamak. |
| Fesih | Sözleşmenin hangi koşullarda sona ereceğini açıklar. | İhbar süresi koymamak. |
Hizmet kapsamı ve bakım planı
Bakım planı, işin kapsamını uygulanabilir hale getirir. Planın ek olarak düzenlenmesi; kontrol noktaları, bakım takvimi, sorumlu personel, kullanılacak kayıt formları ve öncelik seviyelerinin değiştirilmesini kolaylaştırabilir.
Periyodik ve acil hizmet ayrımı
Periyodik bakım, önceden belirlenmiş günlerde yapılan kontrol ve koruyucu işlemleri kapsar. Acil hizmet ise güvenliği, kullanım sürekliliğini veya taşınmazı etkileyen arızalarda uygulanacak bildirim, erişim ve müdahale prosedürünü ifade eder.
- Bakımı yapılacak cihaz, sistem ve ortak alanların listesi hazırlanmalıdır.
- Her iş kalemi için kontrol sıklığı belirtilmelidir.
- Arıza bildirim kanalı ve yetkili kişiler tanımlanmalıdır.
- Yedek parça ve sarf malzemesi sorumluluğu açıklanmalıdır.
- Yapılan işlemler için bakım raporu düzenlenmelidir.
Düzenlenebilir şablon
Belge şablonu
BİNA BAKIM SÖZLEŞMESİ
Sözleşme Yeri: ____________________ Tarih: ____ / ____ / ______
İşbu Bina Bakım Sözleşmesi, aşağıda bilgileri bulunan taraflar arasında düzenlenmiştir.
İŞ SAHİBİ / YÖNETİM: ____________________
Adres: ____________________
Vergi/Kimlik No: ____________________
Yetkili Kişi: ____________________
YÜKLENİCİ / HİZMET SAĞLAYICI: ____________________
Adres: ____________________
Vergi/Kimlik No: ____________________
Yetkili Kişi: ____________________
| Değişken alan | Kararlaştırılan bilgi |
|---|---|
| Hizmet verilecek bina/tesis adresi | ____________________ |
| Bakımın konusu ve kapsamı | ____________________ |
| Bakım periyodu / ziyaret sıklığı | ____________________ |
| Sözleşme süresi | ____________________ |
| Bakım bedeli | ____________________ |
| Ödeme şekli ve vadesi | ____________________ |
| Acil müdahale süresi | ____________________ |
| Ek iş ve malzeme onay usulü | ____________________ |
Madde 1 - Konu: İşbu sözleşmenin konusu, Yüklenicinin yukarıda adresi belirtilen bina veya tesiste kararlaştırılan bakım hizmetlerini sunmasına ilişkin usul ve koşulların belirlenmesidir.
- Hizmet kapsamı: Yüklenici, Ek-1 Bakım Planında belirtilen sistem, ekipman ve alanlarda periyodik bakım hizmeti sunacaktır. Sözleşme kapsamı dışındaki işler, İş Sahibinin yazılı onayına tabidir.
- Yüklenicinin yükümlülükleri: Yüklenici, hizmeti özenle yürütmeyi, gerekli niteliklere sahip personel görevlendirmeyi, iş sağlığı ve güvenliği kurallarına uymayı ve her hizmet sonrası rapor düzenlemeyi kabul eder.
- İş Sahibinin yükümlülükleri: İş Sahibi, bakım alanlarına güvenli erişim sağlamayı, gerekli bilgi ve belgeleri vermeyi, onaylanan bedelleri süresinde ödemeyi kabul eder.
- Bedel ve ödeme: Hizmet bedeli ____________________ olarak belirlenmiştir. Ödeme, ____________________ yöntemiyle ve ____________________ tarihinde/ döneminde yapılacaktır. Vergi, malzeme ve ek işlere ilişkin uygulama: ____________________.
- Acil arızalar: Acil arıza bildirimleri ____________________ aracılığıyla yapılacaktır. Yüklenici, bildirimin alınmasından itibaren en geç ____________________ içinde müdahaleye başlayacaktır.
- Raporlama ve kabul: Yüklenici, yapılan işlemleri içeren bakım raporunu İş Sahibine sunar. İş Sahibi, bildirilen eksiklikleri ____________________ gün içinde yazılı olarak iletir.
- Gizlilik ve güvenlik: Taraflar, hizmet sırasında öğrendikleri ticari, teknik ve kişisel bilgileri yürürlükteki kurallara uygun şekilde korumayı kabul eder.
- Fesih: Taraflardan biri, diğer tarafın esaslı yükümlülük ihlalini yazılı bildirimden itibaren ____________________ gün içinde gidermemesi halinde sözleşmeyi feshedebilir. Olağan fesih ihbar süresi ____________________ olarak belirlenmiştir.
- Uyuşmazlıkların çözümü: İşbu sözleşmeden doğan uyuşmazlıklarda ____________________ hukuku ve yetkili mercileri uygulanacaktır.
Ekler: Ek-1 Bakım Planı; Ek-2 Fiyat Teklifi; Ek-3 Yetkili Kişi Listesi.
Taraflar, işbu sözleşmeyi okuyarak, anladıklarını ve serbest iradeleriyle kabul ettiklerini beyan ederler.
İŞ SAHİBİ / YÖNETİM
Adı Soyadı/Unvanı: ____________________
İmza: ____________________
YÜKLENİCİ / HİZMET SAĞLAYICI
Adı Soyadı/Unvanı: ____________________
İmza: ____________________
Metni doğrudan burada düzenleyin. Değişiklikler tarayıcınızda saklanır; yazdırabilir ya da Word ve PDF olarak dışa aktarabilirsiniz.
Bedel, ödeme ve ek işler
Aylık, dönemsel veya iş başına belirlenecek bakım bedeli; vergiler, ulaşım, işçilik, malzeme ve varsa ilave hizmetler bakımından açık olmalıdır. Ödeme vadesi, fatura veya makbuz düzeni ile gecikme halinde uygulanacak yasal sonuçlar da metne eklenebilir.
Sözleşme dışı onarım, parça değişimi veya yenileme işleri için yazılı teklif ve onay mekanizması kurulması önemlidir. Böylece taraflar, rutin bakım bedeline dahil olmayan harcamalar konusunda önceden mutabık kalabilir.
Pratik öneri: Bakım kapsamını yalnızca “gerekli tüm işler” şeklinde yazmayın; her sistemi, ziyaret sıklığını ve ek ücret gerektiren işlemleri ayrı ayrı belirtin.
Sorumluluk, iş güvenliği ve kabul
Yüklenici, hizmeti özenle yürütmek, yetkin personel görevlendirmek ve yürürlükteki iş sağlığı ve güvenliği kurallarına uymakla yükümlü olabilir. İş sahibi ise bakım yapılacak alanlara güvenli erişim sağlamak, mevcut riskler hakkında bilgi vermek ve gerekli onayları zamanında sunmakla sorumludur.
Her ziyaret sonunda düzenlenecek bakım formu veya hizmet raporu, yapılan işin kabulü için kullanılabilir. Eksik veya ayıplı olduğu ileri sürülen hizmetlerde bildirimin şekli, inceleme süresi ve düzeltme yöntemi belirlenmelidir.
Sözleşmenin hazırlanması için izlenecek adımlar
Taraflar, imzadan önce teknik ihtiyaçları ve binanın mevcut durumunu birlikte değerlendirmelidir. Özellikle yangın, asansör ve elektrik tesisatı gibi alanlarda ilgili özel kuralların ve yetkili servis gerekliliklerinin kontrol edilmesi gerekir.
- Binada bakım gerektiren alanları ve ekipmanları tespit edin.
- Bakım sıklığını, müdahale sürelerini ve raporlama yöntemini belirleyin.
- Bedel, ödeme koşulları ve ek iş onay usulünde anlaşın.
- Sözleşmeyi imzalayın, ekleri ve yetki belgelerini saklayın.
Sıkça sorulan sorular
Bina bakım sözleşmesi noter onayı gerektirir mi?
Genel olarak tarafların yazılı ve imzalı anlaşması sözleşme ilişkisini kurabilir. Ancak işlemin niteliği, temsil yetkisi veya yerel hukuki gereklilikler farklı bir şekil şartı doğurabileceğinden somut durum değerlendirilmelidir.
Malzeme giderleri bakım bedeline dahil edilebilir mi?
Evet. Taraflar malzeme ve yedek parçaların bakım bedeline dahil olduğunu veya ayrıca faturalandırılacağını kararlaştırabilir. Bu hususun kalem kalem ve açık biçimde yazılması gerekir.
Sözleşme süresinden önce feshedilebilir mi?
Taraflar haklı neden, ihbar süresi, ağır ihlal ve ödeme gecikmesi gibi durumlar için fesih hükümleri öngörebilir. Fesih bildiriminin yazılı yapılması ve teslim edilen belgelerin kayıt altına alınması uygundur.