Klaar model onderhoudscontract voor een gebouw
Dit model onderhoudscontract voor een gebouw helpt opdrachtgever en onderhoudsdienstverlener om heldere afspraken vast te leggen over preventief en correctief onderhoud, werkzaamheden, responstijden, vergoedingen, veiligheid, rapportage, looptijd en beëindiging van de overeenkomst.
Een onderhoudscontract voor een gebouw legt de afspraken vast tussen een opdrachtgever en een onderhoudsdienstverlener. Het document maakt duidelijk welke installaties, ruimtes en onderdelen onder het onderhoud vallen. Ook worden de frequentie van controles, de tarieven, de responstijden en de verantwoordelijkheden van beide partijen vastgelegd. Een goed uitgewerkt contract beperkt discussies over de uitvoering en onverwachte kosten.
Doel van een onderhoudscontract
Gebouwonderhoud omvat vaak werkzaamheden aan technische installaties, algemene ruimten, bouwkundige onderdelen en veiligheidsvoorzieningen. Door de werkzaamheden vooraf nauwkeurig te omschrijven, weten beide partijen welke prestaties verwacht worden.
Het contract kan zowel preventief onderhoud als herstel na een storing regelen. Vermeld altijd of materiaal, voorrijkosten, inspecties en spoedinterventies in de overeengekomen prijs zijn inbegrepen.
Preventief en correctief onderhoud
Preventief onderhoud bestaat uit periodieke controles en werkzaamheden die gebreken helpen voorkomen. Correctief onderhoud betreft het verhelpen van defecten, storingen of schade nadat deze zijn vastgesteld.
Essentiële gegevens in het document
Neem de volledige identiteit van de partijen op, inclusief adres, registratienummer en contactpersoon. Beschrijf vervolgens het gebouw of de specifieke onderdelen die onder de overeenkomst vallen, met voldoende detail om misverstanden te voorkomen.
| Onderdeel | Doel | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Objectomschrijving | Bepaalt welk gebouw en welke installaties worden onderhouden | Alleen een algemeen adres opnemen zonder onderdelen te noemen |
| Werkzaamheden | Omschrijft controles, onderhoud en herstelwerk | Geen onderscheid maken tussen regulier en extra werk |
| Responstijd | Legt de termijn voor reactie op storingen vast | Niet aangeven wanneer de termijn ingaat |
| Vergoeding | Regelt vaste prijs, uurtarief en bijkomende kosten | Btw, materialen of voorrijkosten niet benoemen |
| Rapportage | Legt vast hoe onderhoudsbevindingen worden gemeld | Geen termijn of vorm van rapportage afspreken |
De werkzaamheden nauwkeurig afbakenen
Gebruik een bijlage met een onderhoudsschema wanneer het gebouw meerdere installaties of ruimtes omvat. Vermeld per onderdeel de onderhoudsfrequentie, de controles, de gebruikte materialen en eventuele wettelijke keuringen.
Werkzaamheden buiten de opdracht
Leg vast dat werkzaamheden die niet in de oorspronkelijke opdracht zijn opgenomen, alleen na voorafgaande schriftelijke toestemming worden uitgevoerd. Daarbij horen ook een prijsopgave en een vermelding van de verwachte uitvoeringstermijn.
- Identificeer het gebouw en de te onderhouden onderdelen.
- Omschrijf preventieve onderhoudsbeurten per jaar.
- Leg procedures voor storingsmeldingen en spoedwerk vast.
- Maak afspraken over toegang tot het gebouw en veiligheidsregels.
- Beschrijf de inhoud en termijn van onderhoudsrapportages.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
ONDERHOUDSCONTRACT GEBOUW
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Tussen:
Opdrachtgever: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
KvK-nummer: ____________________
Vertegenwoordigd door: ____________________
en
Onderhoudsdienstverlener: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
KvK-nummer: ____________________
Vertegenwoordigd door: ____________________
hierna gezamenlijk te noemen: partijen, komen het volgende overeen.
| Onderwerp | In te vullen afspraak |
|---|---|
| Adres van het gebouw | ____________________ |
| Te onderhouden onderdelen | ____________________ |
| Soort onderhoud | Preventief / correctief / beide: ____________________ |
| Onderhoudsfrequentie | ____________________ |
| Ingangsdatum | ____________________ |
| Looptijd | ____________________ |
| Vaste vergoeding exclusief/inclusief btw | € ____________________ |
| Uurtarief voor extra werkzaamheden | € ____________________ per uur |
| Responstijd bij storingen | ____________________ |
| Opzegtermijn | ____________________ |
- Opdracht. De onderhoudsdienstverlener verricht onderhoud aan de in dit contract en eventuele bijlagen omschreven onderdelen van het gebouw.
- Werkzaamheden. De werkzaamheden omvatten de volgende controles, onderhoudsbeurten en herstelwerkzaamheden: ____________________.
- Uitvoering. De onderhoudsdienstverlener voert de werkzaamheden zorgvuldig, vakkundig en met inachtneming van de geldende veiligheidsvoorschriften uit.
- Toegang en medewerking. De opdrachtgever verschaft tijdig toegang tot het gebouw en verstrekt de informatie die voor uitvoering van de werkzaamheden noodzakelijk is.
- Extra werkzaamheden. Werkzaamheden buiten de overeengekomen opdracht worden uitsluitend uitgevoerd na voorafgaande toestemming van de opdrachtgever, tenzij onmiddellijk handelen noodzakelijk is ter voorkoming van schade of gevaar.
- Vergoeding en betaling. De opdrachtgever betaalt de overeengekomen vergoeding binnen ______ dagen na factuurdatum. Materiaal- en overige kosten worden als volgt behandeld: ____________________.
- Storingen. Storingen worden gemeld via ____________________. De onderhoudsdienstverlener reageert binnen ____________________.
- Rapportage. Na iedere onderhoudsbeurt verstrekt de onderhoudsdienstverlener een rapport met uitgevoerde werkzaamheden, bevindingen en aanbevelingen.
- Aansprakelijkheid. De aansprakelijkheid van partijen wordt beheerst door de toepasselijke wetgeving en de volgende aanvullende afspraken: ____________________.
- Duur en beëindiging. Deze overeenkomst gaat in op ____________________ en eindigt op ____________________. Opzegging geschiedt schriftelijk met inachtneming van een opzegtermijn van ____________________.
- Toepasselijk recht en geschillen. Op deze overeenkomst is het recht van ____________________ van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te ____________________, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.
Ondertekend in tweevoud te ____________________ op ____________________.
Voor de opdrachtgever:
Naam: ____________________
Handtekening: ____________________
Voor de onderhoudsdienstverlener:
Naam: ____________________
Handtekening: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Tarieven, facturatie en extra kosten
Een vaste periodieke vergoeding biedt voorspelbaarheid, terwijl een uurtarief meer flexibiliteit kan geven bij variabele werkzaamheden. Benoem in beide gevallen de betalingsvoorwaarden, de factuurfrequentie, de btw en de gevolgen van late betaling.
Materialen, vervangingsonderdelen, huur van apparatuur en werk buiten reguliere uren verdienen een afzonderlijke regeling. Spreek af wanneer voorafgaande goedkeuring van de opdrachtgever nodig is.
Laat vóór ondertekening een inventarisatie van de technische staat van het gebouw uitvoeren en voeg die als bijlage bij het contract. Zo is beter vast te stellen welke gebreken al bestonden bij aanvang.
Looptijd, kwaliteit en aansprakelijkheid
Vermeld de ingangsdatum, de duur van de overeenkomst, de verlengingswijze en de opzegtermijn. Neem ook op welke kwaliteitsnormen gelden en hoe gebreken in de uitgevoerde werkzaamheden worden gemeld en hersteld.
Aansprakelijkheidsafspraken moeten zorgvuldig worden geformuleerd. Houd rekening met dwingende wettelijke regels, verzekeringen en de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever voor een veilige toegang tot het pand.
- Inventariseer alle gebouwen, installaties en onderhoudsbehoeften.
- Stel een onderhoudsplan met frequenties en responstijden op.
- Leg prijsafspraken, goedkeuringsprocedures en facturatie vast.
- Controleer de bijlagen en onderteken het contract in tweevoud.
Veelgestelde vragen
Is een schriftelijk onderhoudscontract verplicht?
Een schriftelijk contract is niet altijd wettelijk verplicht, maar het is sterk aan te raden. Schriftelijke afspraken leveren duidelijk bewijs op van de omvang van de opdracht, de prijs en de verantwoordelijkheden.
Wie betaalt vervangende onderdelen?
Dat hangt af van de gemaakte afspraak. In veel contracten zijn reguliere arbeidsuren inbegrepen en worden onderdelen afzonderlijk gefactureerd na goedkeuring door de opdrachtgever.
Kan een contract tussentijds worden beëindigd?
Dat kan wanneer het contract een opzeggingsregeling bevat of wanneer een partij ernstig tekortschiet. Neem een redelijke opzegtermijn en een procedure voor schriftelijke kennisgeving op.