Bakım Hizmeti Sözleşmesi İçin Hazır Doldurulabilir Model
Bakım hizmeti sözleşmesi örneği; ekipman, tesis, bina veya teknik sistemlerin periyodik ya da arıza bazlı bakımını düzenlemek isteyen taraflar için hazırlanmıştır. Model; hizmet kapsamı, müdahale süresi, ücret, malzeme, gizlilik, sorumluluk, kabul ve fesih hükümlerinin yazılı biçimde belirlenmesine yardımcı olur.
Bakım hizmeti sözleşmesi, bir hizmet sağlayıcının belirli ekipman, tesis veya sistemler için bakım, kontrol, onarım ve raporlama yapma yükümlülüğünü yazılı olarak düzenler. Açık bir metin, hizmetin sınırlarını ve tarafların beklentilerini görünür hâle getirir. Özellikle periyodik bakım, arıza müdahalesi ve yedek parça kullanımı konusunda uyuşmazlıkları azaltmaya yardımcı olur. Bu hazır model, somut iş ilişkisinin özelliklerine göre doldurulmak üzere tasarlanmıştır.
Bakım hizmeti sözleşmesinin amacı
Bu sözleşme; bakım yapılacak varlıkları, çalışma biçimini, hizmet sürelerini, bedeli ve tarafların sorumluluklarını belirlemek için kullanılır. İş yeri tesisatı, makine, iklimlendirme sistemi, asansör, güvenlik sistemi veya bilgi işlem altyapısı gibi farklı alanlara uyarlanabilir.
Hizmetin yalnızca kontrol ve korumayı mı, yoksa arıza giderme, parça temini ve acil müdahaleyi de mi kapsadığı açıkça yazılmalıdır. Belirsiz ifadeler, sonradan ek ücret veya kapsam tartışmalarına yol açabilir.
Periyodik ve arıza bazlı bakım ayrımı
Periyodik bakım, önceden belirlenmiş takvimde yapılan denetim ve koruyucu işlemleri kapsar. Arıza bazlı bakım ise meydana gelen bir sorun üzerine gerçekleştirilen müdahale, onarım ve gerektiğinde parça değişimini ifade eder.
Sözleşmede bulunması gereken temel bilgiler
Tarafların unvanı, adresi, vergi veya kimlik bilgileri ile yetkili temsilcileri doğru şekilde yazılmalıdır. Bakım konusu varlıkların marka, model, seri numarası, konumu ve mevcut durumu mümkün olduğunca ek listede gösterilmelidir.
| Belge alanı | İşlevi | Sık yapılan hata |
|---|---|---|
| Hizmet kapsamı | Yapılacak bakım ve kontrolleri tanımlar | Genel ve ölçülemez ifadeler kullanmak |
| Müdahale süresi | Arıza bildiriminden sonra başlanacak süreyi belirler | Çalışma saatleri ve istisnaları belirtmemek |
| Ücret ve ödeme | Bedel, vergi ve ödeme vadesini düzenler | Parça ve ulaşım giderlerini belirsiz bırakmak |
| Malzeme kullanımı | Yedek parça onayı ve bedelini açıklar | Ön onay prosedürü oluşturmamak |
| Fesih hükmü | Sözleşmenin sona erme koşullarını belirler | Bildirim süresini yazmamak |
Hizmet kapsamının netleştirilmesi
Bakım planında ziyaret sıklığı, kontrol edilecek parçalar, kullanılacak yöntemler, çalışma saatleri ve düzenlenecek servis raporları yer almalıdır. Hizmet sağlayıcının erişemediği alanlar, işletme kaynaklı gecikmeler ve üçüncü kişilerin müdahaleleri de ayrıca değerlendirilebilir.
Ek hizmetler ve yedek parçalar
Sözleşme bedeline dâhil olmayan işçilik, sarf malzemesi, yedek parça, nakliye ve acil çağrı ücretleri ayrı olarak belirtilmelidir. Müşteri onayı gerektiren masraflar için yazılı onay veya e-posta yöntemi kararlaştırmak uygulamada faydalıdır.
- Bakımı yapılacak cihaz ve sistemlerin ayrıntılı listesi hazırlanmalıdır.
- Planlı ziyaretlerin sıklığı ve zamanı belirlenmelidir.
- Arıza bildirim kanalı ile yetkili kişiler yazılmalıdır.
- Müdahale ve çözüm için hedef süreler tanımlanmalıdır.
- Servis raporlarının teslim ve onay yöntemi kararlaştırılmalıdır.
Düzenlenebilir şablon
Belge şablonu
BAKIM HİZMETİ SÖZLEŞMESİ
Sözleşme Yeri: ____________________
Sözleşme Tarihi: ____ / ____ / ______
İşbu Bakım Hizmeti Sözleşmesi, aşağıda bilgileri yer alan taraflar arasında düzenlenmiştir.
MÜŞTERİ
Unvanı/Adı Soyadı: ____________________
Adres: ____________________
Vergi No/T.C. Kimlik No: ____________________
Yetkili Kişi: ____________________
Telefon/E-posta: ____________________
HİZMET SAĞLAYICI
Unvanı/Adı Soyadı: ____________________
Adres: ____________________
Vergi No/T.C. Kimlik No: ____________________
Yetkili Kişi: ____________________
Telefon/E-posta: ____________________
| Değişken alan | Bilgi |
|---|---|
| Bakımın konusu | ____________________ |
| Bakımı yapılacak varlıklar | ____________________ |
| Hizmet başlangıç tarihi | ____ / ____ / ______ |
| Hizmet bitiş tarihi | ____ / ____ / ______ |
| Periyodik bakım sıklığı | ____________________ |
| Arıza müdahale süresi | ____________________ |
| Hizmet bedeli | ____________________ TL |
| Ödeme vadesi ve yöntemi | ____________________ |
| Yedek parça ve ek giderler | ____________________ |
- Konu ve kapsam: Hizmet Sağlayıcı, yukarıda belirtilen varlıkların bakım, kontrol, gerekli görülen onarım ve raporlama işlemlerini bu sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirecektir. Hizmet kapsamı dışındaki işlemler, Müşterinin yazılı onayına tabidir.
- Hizmetin yürütülmesi: Periyodik bakım, kararlaştırılan sıklıkta gerçekleştirilecektir. Arıza bildirimleri ____________________ kanalıyla yapılacak; Hizmet Sağlayıcı, bildirimden itibaren ____________________ süre içinde müdahaleye başlayacaktır.
- Ücret ve ödeme: Hizmet bedeli ____________________ TL olup KDV durumu ____________________ şeklindedir. Faturalar düzenlenme tarihinden itibaren ____________________ gün içinde ödenecektir.
- Yedek parça ve ek işler: Yedek parça, sarf malzemesi, ulaşım, fazla mesai ve sözleşme kapsamı dışındaki işler için uygulanacak koşullar şöyledir: ____________________. Yazılı onay gerektiren harcamalar, Müşteri onayı alınmadan yapılmayacaktır.
- Servis raporu ve kabul: Her hizmet sonrasında yapılan işlemleri, kullanılan malzemeleri ve tespitleri gösteren servis raporu düzenlenecektir. Müşteri, rapora ilişkin itirazlarını ____________________ gün içinde yazılı olarak bildirecektir.
- Tarafların yükümlülükleri: Müşteri, bakım alanına güvenli erişim sağlamak, gerekli bilgi ve belgeleri vermekle yükümlüdür. Hizmet Sağlayıcı, işi özenle yürütmek, yürürlükteki iş sağlığı ve güvenliği kurallarına uymakla yükümlüdür.
- Gizlilik: Taraflar, sözleşmenin ifası sırasında öğrendikleri ticari, teknik ve kişisel nitelikteki bilgileri gizli tutacak; yasal zorunluluklar dışında üçüncü kişilere açıklamayacaktır.
- Süre ve fesih: Sözleşme ____ / ____ / ______ tarihinde yürürlüğe girer ve ____ / ____ / ______ tarihine kadar geçerlidir. Taraflardan her biri, ____________________ gün önceden yazılı bildirim yapmak suretiyle sözleşmeyi feshedebilir. Esaslı ihlal hâlinde ilgili taraf, yazılı bildirimle sözleşmeyi derhal feshedebilir.
- Uyuşmazlıkların çözümü: Bu sözleşmeden doğabilecek uyuşmazlıklarda ____________________ Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir.
- Yürürlük: İşbu sözleşme ____ nüsha olarak düzenlenmiş, taraflarca okunarak ____ / ____ / ______ tarihinde imzalanmış ve yürürlüğe girmiştir.
MÜŞTERİ
Unvanı/Adı Soyadı: ____________________
Yetkili İmza: ____________________
Tarih: ____ / ____ / ______
HİZMET SAĞLAYICI
Unvanı/Adı Soyadı: ____________________
Yetkili İmza: ____________________
Tarih: ____ / ____ / ______
Metni doğrudan burada düzenleyin. Değişiklikler tarayıcınızda saklanır; yazdırabilir ya da Word ve PDF olarak dışa aktarabilirsiniz.
Ücret, faturalama ve kabul süreci
Aylık, yıllık, ziyaret başına veya iş emri bazında ücretlendirme modeli açıkça seçilmelidir. Bedelin KDV dâhil veya hariç olduğu, fatura tarihi, ödeme vadesi ve gecikme hâlindeki sonuçlar metinde yer almalıdır.
Her hizmet sonrası servis formu düzenlenmesi, yapılan işlemlerin müşteri yetkilisi tarafından kontrol edilmesini kolaylaştırır. Kabul veya itiraz süresi belirlemek, işin tamamlanıp tamamlanmadığına ilişkin belirsizliği azaltır.
- Bakım konusu varlıkları ve başlangıç durumunu tespit edin.
- Hizmet kapsamını, ziyaret sıklığını ve müdahale sürelerini yazın.
- Ücret, ek masraf ve ödeme usulünü kararlaştırın.
- Tarafların yetkilileri tarafından metni imzalayıp ekleri saklayın.
Pratik öneri: Her bakım ziyaretinden sonra tarih, yapılan işlem, kullanılan malzeme ve tespit edilen riskleri içeren imzalı bir servis raporu düzenleyin.
Sorumluluk, gizlilik ve fesih
Hizmet sağlayıcının kusurundan doğan zararlar, müşterinin güvenli erişim ve doğru bilgi sağlama yükümlülüğü ile iş sağlığı ve güvenliği tedbirleri düzenlenmelidir. Özellikle kritik tesislerde iş durması, veri kaybı veya dolaylı zararlar konusunda tarafların sorumluluk sınırları dikkatle belirlenmelidir.
Bakım sırasında edinilen ticari, teknik veya kişisel bilgilerin korunmasına ilişkin gizlilik hükmü eklenebilir. Fesih için bildirim süresi, derhal fesih sebepleri ve sona erme hâlinde teslim edilecek belge veya malzemeler de yazılmalıdır.
Sıkça sorulan sorular
Bakım sözleşmesinde yedek parça bedeli mutlaka yazılmalı mı?
Evet. Yedek parçanın sözleşme bedeline dâhil olup olmadığı, kimin onay vereceği ve fiyatlandırma yöntemi belirtilmelidir. Böylece beklenmeyen maliyetler konusunda anlaşmazlık riski azalır.
Arıza müdahale süresi nasıl belirlenir?
Müdahale süresi, arıza bildiriminin alınmasından sonra hizmet sağlayıcının işe başlama hedefi olarak yazılabilir. Çalışma saatleri, tatiller, mücbir sebepler ve müşteriden kaynaklı erişim engelleri ayrıca düzenlenmelidir.
Sözleşme belirli süreli mi olmalıdır?
Tarafların ihtiyacına göre belirli veya belirsiz süreli kurulabilir. Belirli süreli sözleşmede yenileme şartları, belirsiz süreli sözleşmede ise fesih bildirimi ve süresi açıkça gösterilmelidir.