Färdigt avtal för fastighetsunderhåll – mall att använda
Denna mall för fastighetsunderhållsavtal hjälper fastighetsägare och tjänsteleverantörer att tydligt reglera löpande och planerat underhåll. Den omfattar parternas ansvar, tjänsternas omfattning, ersättning, rapportering, arbetsmiljö, försäkring, avtalstid och uppsägning.
Ett avtal om fastighetsunderhåll tydliggör vilka underhållstjänster som ska utföras, när de ska ske och vem som ansvarar för olika moment. Det minskar risken för missförstånd mellan fastighetsägaren och leverantören. En genomarbetad överenskommelse underlättar även budgetering, kvalitetskontroll och dokumentation. Mallen kan anpassas för bostadshus, lokaler, samfälligheter och andra typer av fastigheter.
Vad ett fastighetsunderhållsavtal bör omfatta
Avtalet bör ange fastigheten eller fastigheterna som omfattas, tjänsternas innehåll och vilka resultat eller servicenivåer som ska uppnås. Det är viktigt att skilja mellan löpande tillsyn, förebyggande underhåll, felavhjälpande åtgärder och arbeten som beställs separat.
Beskrivningen bör vara tillräckligt konkret för att parterna ska kunna bedöma om tjänsten har utförts enligt avtalet. Hänvisa gärna till en underhållsplan, arbetsbeskrivning eller kontrollista som bilaga.
Löpande och planerat underhåll
Löpande underhåll kan omfatta exempelvis tillsyn av tekniska installationer, enklare reparationer, rondering och kontroll av gemensamma utrymmen. Planerat underhåll avser vanligen återkommande insatser enligt ett bestämt intervall eller en underhållsplan.
Parternas ansvar och praktiska förutsättningar
Fastighetsägaren bör lämna nödvändigt tillträde, information om anläggningar och kända risker samt utse en kontaktperson. Leverantören ska normalt planera arbetet fackmässigt, använda lämplig personal och rapportera avvikelser, fel och akuta risker utan dröjsmål.
Om leverantören anlitar underleverantörer bör avtalet ange om godkännande krävs och att leverantören fortfarande ansvarar för deras arbete. Även gränsdragningen mot hyresgäster, andra entreprenörer och myndighetsbesiktningar bör klargöras.
Viktiga uppgifter att fylla i
| Avtalsuppgift | Syfte | Vanligt misstag |
|---|---|---|
| Fastighetsbeteckning och adress | Identifierar vilken egendom som omfattas | Att bara ange ort eller objektsnamn |
| Tjänsternas omfattning | Avgränsar leverantörens uppdrag | Att använda alltför allmänna formuleringar |
| Inställelsetid | Reglerar svar vid fel och akuta ärenden | Att sakna definition av vad som är akut |
| Ersättning och indexering | Fastställer pris, fakturering och prisändringar | Att inte ange om material ingår |
| Avtalstid och uppsägning | Bestämmer när avtalet upphör eller förlängs | Att missa uppsägningstid och förlängningsvillkor |
Redigerbar mall
Dokumentmall
AVTAL OM FASTIGHETSUNDERHÅLL
Ort och datum: ____________________, den ____________________
Detta avtal har ingåtts mellan följande parter.
Beställare/Fastighetsägare: ____________________
Organisationsnummer/personnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
Telefon/e-post: ____________________
Leverantör: ____________________
Organisationsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
Telefon/e-post: ____________________
| Uppgift | Överenskommelse |
|---|---|
| Fastighet/objekt | ____________________ |
| Fastighetsbeteckning och adress | ____________________ |
| Avtalets startdatum | ____________________ |
| Avtalstid | ____________________ |
| Ordinarie tjänster | ____________________ |
| Ersättning exklusive moms | ____________________ |
| Faktureringsintervall och betalningsvillkor | ____________________ |
| Inställelsetid vid akuta fel | ____________________ |
- Uppdraget. Leverantören åtar sig att utföra fastighetsunderhåll enligt detta avtal samt bilaga/bilagor: ____________________.
- Omfattning och utförande. Tjänsterna omfattar: ____________________. Arbetet ska utföras fackmässigt och i enlighet med tillämpliga lagar, föreskrifter och säkerhetskrav.
- Beställarens ansvar. Beställaren ska ge leverantören nödvändigt tillträde till fastigheten, lämna tillgänglig relevant information och utse behörig kontaktperson.
- Rapportering. Leverantören ska rapportera utförda arbeten, upptäckta brister, risker och rekommenderade åtgärder till: ____________________.
- Tilläggsarbeten. Arbeten som inte ingår i uppdraget får utföras först efter beställning från: ____________________. Vid akut fara får nödvändiga skyddsåtgärder vidtas upp till beloppet: ____________________ kronor exklusive moms.
- Ersättning. Ersättning utgår enligt: ____________________. Material, resor, jour och övriga kostnader hanteras enligt: ____________________.
- Försäkring och ansvar. Leverantören ska under avtalstiden ha giltig ansvarsförsäkring. Skada eller tillbud ska utan dröjsmål meddelas beställaren.
- Avtalstid och uppsägning. Avtalet gäller från och med ____________________ till och med ____________________. Uppsägning ska ske skriftligen med en uppsägningstid om ____________________.
- Tvist. Tvist med anledning av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Om enighet inte nås ska tvisten avgöras enligt svensk lag vid behörig domstol.
Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna har tagit var sitt.
__________________________________
Beställare/Fastighetsägare
Namnförtydligande: ____________________
Datum: ____________________
__________________________________
Leverantör
Namnförtydligande: ____________________
Datum: ____________________
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Ersättning, fakturering och ändringsarbeten
Avtalet ska ange om ersättningen är ett fast månadspris, timdebitering, pris per åtgärd eller en kombination. Specificera moms, materialkostnader, resor, jourtillägg och vilka underlag som ska bifogas fakturan.
Beställning utanför grunduppdraget
Arbeten som inte ryms inom det ordinarie uppdraget bör kräva en särskild beställning från behörig person. Ange hur prisförslag, godkännande, tidsredovisning och dokumentation ska hanteras innan sådant arbete påbörjas, utom vid omedelbar fara.
- Ange vilka tjänster som ingår i grundersättningen.
- Bestäm en tydlig prislista för tillkommande arbete.
- Reglera om material debiteras med självkostnad eller påslag.
- Ange faktureringsintervall och betalningsvillkor.
- Beskriv hur prisjustering får ske.
Kvalitet, arbetsmiljö och försäkring
Leverantören bör åta sig att följa tillämpliga regler om arbetsmiljö, säkerhet och miljö. Beroende på arbetets art kan särskilda krav behövas för elarbeten, ventilation, hissar, brandskydd eller arbete på höjd.
Det är lämpligt att avtalet kräver ansvarsförsäkring och att försäkringsbevis kan visas på begäran. Reglera också hur skador, tillbud och brister ska anmälas och åtgärdas.
Gör en skriftlig inventering av fastighetens tekniska system innan avtalet börjar gälla, så att ansvar och utgångsläge kan följas upp.
Så anpassar du mallen
Fyll först i parternas fullständiga uppgifter, den berörda fastigheten och uppdragets startdatum. Anpassa därefter tjänsteförteckningen och ange vilka bilagor som ska vara bindande delar av avtalet.
- Beskriv fastigheten och utse kontaktpersoner.
- Specificera ordinarie tjänster, intervall och servicenivåer.
- Fastställ pris, fakturering och regler för tilläggsarbeten.
- Bestäm avtalstid, uppsägning, rapportering och underskrift.
Vanliga frågor
Måste ett fastighetsunderhållsavtal vara skriftligt?
Avtal kan i många fall ingås muntligt, men ett skriftligt avtal är starkt rekommenderat. Det ger parterna ett tydligt underlag för att kontrollera omfattning, pris och ansvar om en tvist uppstår.
Kan leverantören ändra priset under avtalstiden?
Det beror på avtalet. Om prisjustering ska kunna ske bör grunden, tidpunkten och beräkningssättet anges tydligt, exempelvis genom en överenskommen indexklausul.
Vad händer vid akuta fel i fastigheten?
Avtalet bör definiera akuta fel, ange inställelsetid och beskriva om leverantören får utföra nödvändiga skyddsåtgärder utan föregående skriftligt godkännande.