Färdigt avtalsmall för underhållstjänster
Denna avtalsmall för underhållstjänster hjälper beställare och tjänsteleverantörer att dokumentera uppdragets omfattning, serviceintervall, ersättning, ansvar, rapportering och uppsägning. Mallen kan användas för både löpande och tidsbegränsade underhållsuppdrag och anpassas efter verksamhetens behov.
Ett avtal för underhållstjänster tydliggör villkoren när en leverantör ska utföra återkommande eller enskilda underhållsåtgärder åt en beställare. Ett skriftligt avtal minskar risken för missförstånd om vad som ingår, när arbetet ska utföras och vad det kostar. Det skapar också en tydligare grund för ansvar, dokumentation och hantering av fel. Mallen nedan kan anpassas för exempelvis fastigheter, maskiner, tekniska installationer och utrustning.
Vad ett underhållsavtal bör omfatta
Avtalet bör ange parterna, den utrustning eller anläggning som omfattas och den konkreta tjänstens innehåll. Beskriv gärna vilka kontroller, förebyggande åtgärder, reparationer och rapporter som ska ingå.
Om uppdraget avser flera objekt bör de specificeras i en bilaga. Det ger bättre överblick och gör det enklare att avgöra om en viss åtgärd ingår i avtalet.
Avgränsa uppdraget tydligt
Det är viktigt att skilja mellan planerat underhåll, akut felavhjälpning och arbeten som beställs särskilt. Ange även om reservdelar, resor, jourberedskap och material omfattas av det avtalade priset.
Viktiga avtalsuppgifter
| Avtalsuppgift | Syfte | Vanligt misstag |
|---|---|---|
| Omfattning | Fastställer vilka objekt och åtgärder som omfattas | Att beskriva tjänsten alltför allmänt |
| Serviceintervall | Anger när planerade insatser ska ske | Att sakna tider eller tidsfönster |
| Ersättning | Klargör fast pris, timpris och tilläggskostnader | Att inte reglera material och resor |
| Felanmälan | Bestämmer kontaktvägar och responstider | Att inte ange vem som får beställa arbete |
| Ansvar | Fördelar ansvar vid skada, försening och brist | Att använda otydliga ansvarsbegränsningar |
Ersättning och fakturering
Prissättningen kan utformas som fast månadsavgift, pris per servicetillfälle eller ersättning enligt löpande räkning. Avtalet bör ange om beloppen är inklusive eller exklusive mervärdesskatt samt när fakturering får ske.
Tilläggsarbeten och godkännande
Arbete utöver den överenskomna omfattningen bör normalt kräva ett godkännande från beställaren innan det påbörjas. Ange gärna beloppsgränser och vem hos beställaren som har behörighet att godkänna extra kostnader.
- Ange fast pris, timpris eller en kombination av båda.
- Beskriv hur material och reservdelar prissätts.
- Bestäm faktureringsintervall och betalningsvillkor.
- Reglera ersättning för resor, jour och obekväm arbetstid.
- Ange om priset får justeras och på vilka grunder.
Redigerbar mall
Dokumentmall
AVTAL OM UNDERHÅLLSTJÄNSTER
Ort: ____________________
Datum: ____________________
Parter
Beställare: ____________________
Organisationsnummer/personnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
E-post och telefon: ____________________
Leverantör: ____________________
Organisationsnummer/personnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
E-post och telefon: ____________________
Avtalsuppgifter
| Uppgift | Överenskommelse |
|---|---|
| Objekt/anläggning som omfattas | ____________________ |
| Underhållstjänstens omfattning | ____________________ |
| Serviceintervall och tider | ____________________ |
| Avtalstid | Från ____________________ till ____________________ |
| Ersättning | ____________________ kr exklusive/inklusive moms |
| Fakturerings- och betalningsvillkor | ____________________ |
| Kontakt för felanmälan | ____________________ |
| Bilagor | ____________________ |
Villkor
- Uppdraget. Leverantören åtar sig att utföra de underhållstjänster som anges i detta avtal och i eventuella bilagor.
- Utförande. Tjänsterna ska utföras fackmässigt, med erforderlig kompetens och i enlighet med tillämpliga säkerhetsföreskrifter.
- Beställarens medverkan. Beställaren ska ge leverantören nödvändigt tillträde, information och de förutsättningar som krävs för uppdragets utförande.
- Tilläggsarbete. Arbete utöver avtalad omfattning får utföras först efter beställarens godkännande, om inte omedelbara åtgärder krävs för att avvärja skada eller säkerhetsrisk.
- Ersättning. Beställaren ska betala ersättning enligt tabellen ovan. Material, reservdelar, resor och jour ersätts enligt: ____________________.
- Rapportering. Leverantören ska efter utförd service lämna en rapport med utförda åtgärder, noterade brister och rekommenderade fortsatta åtgärder.
- Ansvar. Vardera parten ansvarar för skada som parten orsakar genom vårdslöshet eller avtalsbrott, med de begränsningar som följer av tvingande lag.
- Uppsägning. Avtalet kan sägas upp med ____________________ uppsägningstid. Part får säga upp avtalet med omedelbar verkan vid väsentligt avtalsbrott som inte rättas inom ____________________ dagar efter skriftlig anmodan.
- Tvist. Tvist med anledning av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Svensk lag ska tillämpas.
Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna har tagit var sitt.
______________________________
Beställare
Namn: ____________________
Datum: ____________________
______________________________
Leverantör
Namn: ____________________
Datum: ____________________
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Utförande, kvalitet och rapportering
Leverantören bör utföra arbetet fackmässigt och i enlighet med tillämpliga säkerhetsregler, tillverkarens anvisningar och överenskomna rutiner. Beställaren bör samtidigt ge tillträde till berörda lokaler, anläggningar eller system.
En servicerapport efter varje insats är ofta värdefull. Rapporten kan omfatta utförda åtgärder, upptäckta brister, använda delar, rekommendationer och eventuell fortsatt åtgärdsplan.
Skriv alltid in vem som får beställa tilläggsarbete och hur ett godkännande ska dokumenteras, exempelvis via e-post eller arbetsorder.
Avtalstid, uppsägning och ansvar
Avtalet bör ange startdatum, eventuell bindningstid, förlängning och uppsägningstid. Om avtalet ska kunna sägas upp med omedelbar verkan vid väsentligt avtalsbrott bör detta beskrivas med tydliga exempel och en rimlig möjlighet att rätta bristen.
Reglera även ansvar för skador och förseningar. Villkor om ansvarsbegränsning måste vara tydliga och skäliga, och de får inte användas för att kringgå tvingande lagstiftning.
- Identifiera objektet eller anläggningen som ska underhållas.
- Definiera de planerade tjänsterna och serviceintervallen.
- Bestäm priser, godkännande av tillägg och betalningsvillkor.
- Underteckna avtalet och bilagorna i två exemplar eller elektroniskt.
Vanliga frågor
Måste ett underhållsavtal vara skriftligt?
Avtal kan i många fall ingås muntligt, men ett skriftligt avtal är betydligt enklare att bevisa och följa upp. Skriftlighet rekommenderas särskilt vid löpande tjänster, större kostnader eller ansvar för viktig utrustning.
Kan leverantören ta betalt för extra arbete?
Ja, om extra arbete ligger utanför den avtalade omfattningen och ersättningen är överenskommen eller annars följer av avtalet och tillämpliga regler. För att undvika tvist bör beställaren godkänna arbetet och kostnaden i förväg.
Hur lång uppsägningstid bör avtalet ha?
Det beror på tjänstens omfattning, investeringar och behovet av kontinuitet. En uppsägningstid på en till tre månader är vanligt i löpande affärsförhållanden, men parterna bör välja en tid som passar uppdraget.