Vzor smlouvy o poskytování údržbářských služeb připravený
Tento vzor smlouvy o poskytování údržbářských služeb pomáhá objednateli a poskytovateli jasně vymezit druh a rozsah údržby, harmonogram, cenu, způsob předávání prací i odpovědnost za vady. Lze jej využít pro pravidelnou i jednorázovou údržbu budov, zařízení, technologií nebo společných prostor.
Smlouva o poskytování údržbářských služeb upravuje spolupráci mezi objednatelem a poskytovatelem při údržbě nemovitostí, zařízení nebo technologií. Přesné písemné vymezení prací omezuje spory o to, co má být provedeno, v jakém termínu a za jakou cenu. Dokument lze použít pro pravidelnou preventivní údržbu i pro jednotlivé servisní zásahy. Před podpisem je vhodné přizpůsobit jej konkrétnímu předmětu, rozsahu rizik a právním předpisům platným pro danou zemi.
Účel smlouvy o údržbářských službách
Smlouva stanoví závazek poskytovatele provádět sjednané údržbářské práce a závazek objednatele za tyto práce uhradit dohodnutou odměnu. Může se týkat například údržby objektu, elektroinstalace, klimatizace, strojů, zeleně nebo společných prostor.
Vedle základního popisu činností je důležité určit, zda jde o jednorázovou zakázku, pohotovostní servis, nebo pravidelnou dlouhodobou spolupráci. Každý z těchto režimů vyžaduje odlišné nastavení termínů, evidence práce a odměny.
Preventivní a operativní údržba
Preventivní údržba se provádí podle předem stanoveného plánu a má předcházet poruchám. Operativní údržba reaguje na konkrétní závadu; smlouva by proto měla obsahovat způsob nahlášení, reakční dobu a případná pravidla pro havarijní zásahy.
Klíčové údaje, které má dokument obsahovat
Strany by měly být označeny úplnými identifikačními údaji, včetně sídla, identifikačního čísla, případně zápisu v evidenci a osoby oprávněné jednat. U fyzických osob je vhodné uvést jméno, adresu a další údaje v rozsahu nezbytném pro smluvní vztah.
| Údaj ve smlouvě | Účel | Častá chyba |
|---|---|---|
| Předmět služeb | Vymezuje konkrétní údržbářské činnosti | Příliš obecné označení „údržba všeho“ |
| Místo plnění | Určuje objekt, zařízení nebo provozovnu | Chybějící přesná adresa či označení zařízení |
| Harmonogram | Stanoví intervaly, termíny a reakční lhůty | Neurčení termínu pro odstranění závady |
| Odměna a náklady | Upravuje cenu, DPH, materiál a dopravu | Nejasnost, zda je materiál zahrnut v ceně |
| Předání prací | Dokládá řádné provedení služby | Absence předávacího nebo servisního protokolu |
Rozsah prací a standard provedení
Rozsah služeb je vhodné uvést přímo ve smlouvě nebo v příloze, například v technické specifikaci či plánu údržby. U technicky náročnějších činností lze doplnit požadované normy, provozní postupy, kvalifikaci pracovníků a pravidla vstupu do objektu.
Materiál, náhradní díly a subdodavatelé
Smlouva by měla určit, kdo zajišťuje materiál a náhradní díly, jak se schvalují dodatečné výdaje a zda poskytovatel smí využít subdodavatele. Doporučuje se upravit i povinnost předložit doklady o použitých dílech a jejich ceně.
- Popište jednotlivé údržbářské úkony co nejkonkrétněji.
- Uveďte místo výkonu a přístupová pravidla do objektu.
- Stanovte pravidelnost kontrol a servisních návštěv.
- Rozhodněte, kdo hradí spotřební materiál a dopravu.
- Vyžadujte servisní záznam nebo předávací protokol po každém zásahu.
Upravitelný vzor
Vzor dokumentu
SMLOUVA O POSKYTOVÁNÍ ÚDRŽBÁŘSKÝCH SLUŽEB
uzavřená mezi níže uvedenými smluvními stranami
Místo uzavření: ____________________
Datum: ____________________
Objednatel:
Název / jméno: ____________________
Sídlo / adresa: ____________________
IČO / datum narození: ____________________
Zastoupený / zastoupená: ____________________
Kontaktní e-mail a telefon: ____________________
Poskytovatel:
Název / jméno: ____________________
Sídlo / adresa: ____________________
IČO / datum narození: ____________________
Zastoupený / zastoupená: ____________________
Kontaktní e-mail a telefon: ____________________
Objednatel a Poskytovatel dále společně jen jako „smluvní strany“ uzavírají tuto smlouvu.
| Proměnný údaj | Ujednání |
|---|---|
| Místo plnění | ____________________ |
| Předmět a rozsah údržby | ____________________ |
| Doba trvání smlouvy | ____________________ |
| Termíny / četnost služeb | ____________________ |
| Cena za služby | ____________________ Kč bez / včetně DPH |
| Platební podmínky a splatnost | ____________________ |
| Kontaktní osoba objednatele | ____________________ |
- Předmět smlouvy. Poskytovatel se zavazuje pro Objednatele provádět údržbářské služby v rozsahu uvedeném v této smlouvě a jejích přílohách. Objednatel se zavazuje poskytnout potřebnou součinnost a uhradit sjednanou odměnu.
- Rozsah a způsob plnění. Poskytovatel provede zejména tyto práce: ____________________. Služby budou prováděny v místě plnění v termínech: ____________________. Mimořádné práce nad sjednaný rozsah budou provedeny pouze po předchozím schválení Objednatelem, není-li nutný neodkladný zásah k odvrácení škody.
- Odměna a fakturace. Odměna činí ____________________. Poskytovatel je oprávněn vystavit fakturu po ____________________. Splatnost faktury je ______ dnů ode dne jejího doručení Objednateli. Náklady na materiál, náhradní díly, dopravu a jiné výdaje: ____________________.
- Součinnost a bezpečnost. Objednatel zajistí Poskytovateli přístup do místa plnění a poskytne potřebné informace. Poskytovatel je povinen dodržovat právní předpisy, bezpečnostní pravidla a provozní pokyny platné v místě plnění.
- Předání a reklamace. O provedených pracích bude vyhotoven servisní nebo předávací záznam. Objednatel oznámí zjištěné vady bez zbytečného odkladu. Poskytovatel odstraní oprávněně reklamované vady ve lhůtě ____________________.
- Odpovědnost za škodu. Poskytovatel odpovídá za škodu způsobenou porušením svých povinností v rozsahu stanoveném příslušnými právními předpisy a touto smlouvou. Pojištění odpovědnosti Poskytovatele: ____________________.
- Doba trvání a ukončení smlouvy. Smlouva se uzavírá na dobu ____________________. Výpovědní doba činí ____________________. Smluvní strany mohou smlouvu ukončit také písemnou dohodou nebo z důvodů stanovených právními předpisy.
- Závěrečná ustanovení. Změny této smlouvy lze činit pouze písemnými, oběma smluvními stranami podepsanými dodatky. Nedílnou součástí smlouvy jsou tyto přílohy: ____________________. Smlouva je vyhotovena ve ______ stejnopisech, z nichž každá smluvní strana obdrží ______ vyhotovení.
V ____________________ dne ____________________
Za Objednatele: ____________________
Jméno a funkce: ____________________
Za Poskytovatele: ____________________
Jméno a funkce: ____________________
Text upravte přímo zde. Změny se ukládají ve vašem prohlížeči a můžete je vytisknout nebo exportovat do Wordu a PDF.
Cena, fakturace a platební podmínky
Odměna může být sjednána paušálně, hodinovou sazbou, cenou za jednotlivý úkon nebo kombinací těchto variant. V dokumentu má být jasné, zda je cena uvedena s DPH nebo bez DPH, jak se účtují mimořádné práce a kdy vzniká poskytovateli nárok na zaplacení.
Praktické je stanovit splatnost faktur, formu jejich doručení a náležitosti vyúčtování. U dlouhodobých smluv lze doplnit mechanismus změny ceny, například při podstatné změně nákladů, avšak s předem určeným postupem a oznámením.
Každý mimořádný zásah, který není zahrnut v pravidelném rozsahu údržby, nechte předem písemně potvrdit včetně odhadu ceny a termínu provedení.
Kontrola, vady a odpovědnost
Objednatel by měl mít možnost kontrolovat průběh plnění a oznámit zjištěné nedostatky. Smlouva může stanovit lhůtu pro reklamaci, postup odstranění vady, způsob dokumentace závady a podmínky převzetí řádně provedených prací.
Odpovědnost za škodu, pojištění odpovědnosti a bezpečnost práce je nutné přizpůsobit povaze činnosti. Pokud práce probíhají v provozovaném objektu, je vhodné upravit ochranu majetku, dodržování interních předpisů a oznamování nebezpečných situací.
Postup před podpisem smlouvy
Před uzavřením smlouvy si strany ověří, zda je technické zadání úplné a zda sjednaná cena odpovídá skutečnému rozsahu prací. Důležité přílohy, jako je seznam zařízení nebo plán preventivní údržby, by měly být označeny a výslovně uvedeny jako součást smlouvy.
- Sepište seznam objektů, zařízení a požadovaných údržbářských úkonů.
- Dohodněte četnost služeb, reakční dobu a osoby oprávněné objednávat zásahy.
- Stanovte cenu, způsob schvalování víceprací a pravidla fakturace.
- Zkontrolujte podpisová oprávnění stran a připojte potřebné přílohy.
Často kladené otázky
Musí být cena uvedena pevnou částkou?
Nemusí. Cena může být stanovena paušálem, hodinovou sazbou, ceníkem nebo způsobem výpočtu, pokud je dostatečně určitý a srozumitelný pro obě strany.
Jak upravit havarijní zásahy?
Uveďte kontakt pro hlášení závad, dostupnost poskytovatele, maximální reakční dobu, sazbu mimo běžnou pracovní dobu a pravidla následného potvrzení objednávky.
Lze smlouvu uzavřít na dobu neurčitou?
Ano, pokud strany současně upraví způsob a výpovědní dobu pro ukončení smlouvy. U pravidelné údržby je vhodné upravit také dokončení rozpracovaných zásahů a předání dokumentace.