Gotowy wzór umowy na wykonanie dekoracji imprezy
Wzór umowy na wykonanie dekoracji imprezy pomaga jasno ustalić obowiązki wykonawcy i zamawiającego. Dokument obejmuje zakres aranżacji, miejsce oraz termin wydarzenia, wykorzystane materiały, wynagrodzenie, zaliczkę, zasady odbioru, odpowiedzialność za szkody i warunki rezygnacji z usługi.
Umowa na wykonanie dekoracji imprezy porządkuje współpracę między osobą zamawiającą aranżację a wykonawcą usługi dekoratorskiej. Pozwala precyzyjnie opisać styl, zakres prac, wykorzystane elementy oraz termin montażu i demontażu. Dobrze sporządzony dokument ogranicza ryzyko sporów dotyczących ceny, jakości realizacji i odpowiedzialności za wyposażenie. Wzór można wykorzystać przy dekoracji wesela, urodzin, wydarzenia firmowego, komunii lub innej uroczystości.
Cel i znaczenie umowy dekoratorskiej
Usługa dekoracji ma często charakter indywidualny: jest przygotowywana pod konkretną salę, motyw przewodni, liczbę gości i czas wydarzenia. Z tego powodu ogólne ustne ustalenia bywają niewystarczające, zwłaszcza gdy wykonawca kupuje materiały lub rezerwuje termin.
Umowa powinna wskazywać, czy wykonawca jedynie przygotowuje projekt, dostarcza dekoracje, montuje je na miejscu, a także czy odbiera je po zakończeniu imprezy. Warto opisać wszystkie elementy, które mają znaczenie dla końcowego efektu.
Strony i kontakt roboczy
Należy podać pełne dane zamawiającego i wykonawcy, w tym adresy, numery identyfikacyjne właściwe dla ich statusu oraz dane kontaktowe. Przy większych realizacjach przydatne jest wskazanie osób uprawnionych do zatwierdzania zmian i odbioru prac.
Zakres prac i opis dekoracji
Zakres usługi powinien być konkretny i możliwy do zweryfikowania. Zamiast określenia „dekoracja sali” lepiej wymienić poszczególne strefy oraz elementy, takie jak tło fotograficzne, kompozycje kwiatowe, balony, oświetlenie, tekstylia, dekoracja stołów czy oznakowanie.
| Element dokumentu | Do czego służy | Częsty błąd |
|---|---|---|
| Opis wydarzenia | Określa rodzaj, miejsce i datę imprezy | Brak godziny udostępnienia obiektu |
| Zakres dekoracji | Wskazuje dostarczane i montowane elementy | Używanie zbyt ogólnych nazw usług |
| Wynagrodzenie | Ustala cenę, zaliczkę i termin płatności | Niepodanie, czy cena obejmuje transport |
| Materiały i wyposażenie | Rozróżnia rzeczy jednorazowe, wynajmowane i zwrotne | Brak protokołu zwrotu |
| Odbiór prac | Potwierdza wykonanie usługi | Brak osoby uprawnionej do odbioru |
Załącznik z koncepcją
Dobrym rozwiązaniem jest dołączenie moodboardu, projektu, wizualizacji albo listy elementów dekoracyjnych jako załącznika. Należy wskazać, która wersja załącznika jest wiążąca oraz w jaki sposób strony zatwierdzą ewentualne zmiany.
Wynagrodzenie, zaliczka i koszty dodatkowe
Umowa powinna określać całkowite wynagrodzenie brutto lub netto, zależnie od statusu podatkowego wykonawcy, oraz sposób płatności. W przypadku zaliczki warto zapisać jej wysokość, termin wpłaty i konsekwencje braku płatności.
Trzeba również ustalić, jakie wydatki są już zawarte w cenie, w szczególności transport, parking, montaż, demontaż, zakup materiałów, wypożyczenie wyposażenia i pracę poza standardowymi godzinami. Pozwala to uniknąć niespodziewanych dopłat.
- Wskaż cenę za całość usługi albo ceny za poszczególne etapy.
- Określ wysokość i termin wpłaty zaliczki.
- Ustal datę płatności pozostałej kwoty.
- Opisz koszty transportu, wniesienia i parkingu.
- Wymień opłaty za dodatkowe godziny lub zmiany zakresu.
Wzór do edycji
Wzór dokumentu
UMOWA NA WYKONANIE DEKORACJI IMPREZY
zawarta w dniu ____________________ w ____________________, pomiędzy:
Zamawiającym: ____________________, zamieszkałym / z siedzibą w ____________________, adres: ____________________, PESEL / NIP: ____________________, reprezentowanym przez: ____________________, zwanym dalej „Zamawiającym”,
a
Wykonawcą: ____________________, prowadzącym działalność pod nazwą / zamieszkałym: ____________________, adres: ____________________, NIP / PESEL: ____________________, reprezentowanym przez: ____________________, zwanym dalej „Wykonawcą”.
Strony zawierają umowę o następującej treści:
| Rodzaj wydarzenia | ____________________ |
|---|---|
| Data i godzina wydarzenia | ____________________ |
| Miejsce realizacji | ____________________ |
| Zakres dekoracji | ____________________ |
| Termin i godzina montażu | ____________________ |
| Termin i godzina demontażu | ____________________ |
| Wynagrodzenie | ____________________ zł brutto / netto |
| Zaliczka | ____________________ zł, płatna do dnia ____________________ |
| Termin zapłaty pozostałej kwoty | ____________________ |
- Przedmiot umowy. Wykonawca zobowiązuje się przygotować, dostarczyć, zamontować i zdemontować dekoracje wskazane w tabeli oraz w załączniku nr ____________________.
- Obowiązki Wykonawcy. Wykonawca wykona usługę z należytą starannością, zgodnie z uzgodnioną koncepcją, z uwzględnieniem warunków technicznych miejsca realizacji.
- Obowiązki Zamawiającego. Zamawiający zapewni Wykonawcy dostęp do miejsca realizacji w terminie umożliwiającym montaż oraz przekaże wymagania obiektu, w tym regulamin i zasady bezpieczeństwa.
- Wynagrodzenie i płatność. Wynagrodzenie wynosi ____________________ zł brutto / netto. Zaliczka zostanie wpłacona na rachunek / gotówką: ____________________. Pozostała część wynagrodzenia jest płatna do dnia ____________________.
- Zmiany zakresu. Każda zmiana zakresu dekoracji, terminu albo wynagrodzenia wymaga potwierdzenia przez obie Strony w formie pisemnej lub dokumentowej.
- Elementy wynajmowane. Lista elementów podlegających zwrotowi stanowi załącznik nr ____________________. Zamawiający odpowiada za ich uszkodzenie, utratę lub brak zwrotu powstałe z przyczyn leżących po jego stronie lub po stronie uczestników wydarzenia.
- Odbiór. Odbiór dekoracji nastąpi w dniu ____________________ przez ____________________. Ewentualne uwagi zostaną zgłoszone niezwłocznie Wykonawcy.
- Rezygnacja. W przypadku rezygnacji z realizacji usługi Strony rozliczą koszty faktycznie poniesione przez Wykonawcę, w tym zakup materiałów i rezerwację usług, zgodnie z ustaleniami: ____________________.
- Postanowienia końcowe. W sprawach nieuregulowanych umową zastosowanie mają przepisy prawa właściwego dla miejsca zawarcia umowy. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
Załączniki: ____________________
____________________________
Zamawiający
____________________________
Wykonawca
Edytuj tekst bezpośrednio tutaj. Zmiany zapisują się w przeglądarce, a dokument możesz wydrukować lub wyeksportować do Worda i PDF.
Terminy montażu, demontażu i odbioru
Termin wydarzenia nie wystarcza do prawidłowej organizacji prac. Należy ustalić godzinę wejścia ekipy do obiektu, czas przewidziany na montaż, moment gotowości dekoracji do odbioru oraz termin demontażu.
Jeżeli obiekt wymaga zgód, przepustek, ubezpieczenia lub przestrzegania regulaminu technicznego, zamawiający powinien przekazać te wymagania odpowiednio wcześniej. Umowa może przewidywać, kto odpowiada za kontakt z administracją sali.
- Ustal szczegółowy zakres dekoracji i zatwierdź projekt.
- Wpisz terminy płatności oraz warunki rozpoczęcia prac.
- Określ godziny montażu, odbioru i demontażu.
- Podpisz umowę wraz z listą elementów oraz załącznikami.
Praktyczna wskazówka: przed montażem wykonajcie wspólną dokumentację zdjęciową miejsca i elementów wynajmowanych, aby łatwiej rozliczyć ewentualne uszkodzenia lub braki.
Zmiany, rezygnacja i odpowiedzialność
Zmiany dotyczące kolorystyki, liczby stołów, rodzaju kwiatów lub dodatkowych stref warto wprowadzać w formie pisemnej albo dokumentowej, na przykład przez wiadomość e-mail zaakceptowaną przez obie strony. Umowa powinna wskazywać, czy taka zmiana wpływa na cenę i termin.
Warto opisać zasady rezygnacji z usługi, zwłaszcza gdy wykonawca poniósł już koszty zakupu materiałów lub rezerwacji podwykonawców. Należy także uregulować odpowiedzialność za uszkodzenie, zagubienie lub niezwrócenie elementów będących własnością wykonawcy.
Najczęściej zadawane pytania
Czy zaliczka powinna być wpisana do umowy?
Tak. W umowie należy podać jej kwotę, termin wpłaty, sposób rozliczenia z wynagrodzeniem oraz ustalenia dotyczące rezygnacji. Jeżeli strony chcą stosować zadatek, powinny jednoznacznie użyć tego określenia i uzgodnić jego skutki.
Czy można zmienić liczbę dekorowanych stołów?
Można, jeżeli wykonawca zaakceptuje zmianę. Najlepiej potwierdzić nowy zakres, cenę i ewentualne przesunięcie terminu w wiadomości e-mail, aneksie lub innym uzgodnionym trwałym nośniku.
Kto odpowiada za dekoracje po zakończeniu wydarzenia?
To zależy od ustaleń stron. Elementy wynajmowane zazwyczaj pozostają własnością wykonawcy i powinny zostać zwrócone lub udostępnione do demontażu, natomiast materiały jednorazowe mogą przejść na własność zamawiającego.