Gotowy wzór umowy z przewodnikiem turystycznym
Wzór umowy z przewodnikiem turystycznym pozwala jasno ustalić zakres usługi, program zwiedzania, termin, liczbę uczestników, wynagrodzenie oraz zasady rezygnacji. Dokument przydaje się zarówno przewodnikom świadczącym usługi, jak i klientom indywidualnym, szkołom, firmom oraz organizatorom wyjazdów.
Umowa z przewodnikiem turystycznym porządkuje zasady realizacji usługi oprowadzania po wybranej trasie lub obiekcie. Pozwala precyzyjnie określić termin, czas trwania, liczbę uczestników, język usługi i wysokość wynagrodzenia. Dobrze przygotowany dokument ogranicza ryzyko nieporozumień dotyczących programu, kosztów dodatkowych oraz odwołania zwiedzania. Może być stosowany przy obsłudze osób prywatnych, grup szkolnych, przedsiębiorców i organizatorów wydarzeń.
Cel i zastosowanie umowy
Umowa potwierdza, że przewodnik zobowiązuje się wykonać usługę zgodnie z uzgodnionym programem, a zamawiający zapłaci ustalone wynagrodzenie. Dokument ma szczególne znaczenie, gdy usługa obejmuje większą grupę, kilka godzin zwiedzania, trasę poza miejscem rozpoczęcia lub dodatkowe świadczenia.
W zależności od sytuacji stroną zamawiającą może być osoba fizyczna, szkoła, biuro podróży, fundacja albo przedsiębiorca. Należy wskazać dane adekwatne do statusu stron oraz sposób reprezentacji organizacji.
Kiedy warto zawrzeć umowę na piśmie?
Forma pisemna jest zalecana zwłaszcza wtedy, gdy uzgodniono zaliczkę, szczególne warunki rezygnacji, usługę w języku obcym, bilety wstępu lub współpracę z podwykonawcami. Ułatwia ona również rozliczenie usługi oraz udowodnienie zakresu uzgodnień.
Najważniejsze elementy dokumentu
Najistotniejsze postanowienia powinny opisywać strony, przedmiot usługi, harmonogram, miejsce zbiórki i zakończenia oraz wynagrodzenie. Warto wpisać również maksymalną liczbę uczestników i informację, czy cena obejmuje podatki, dojazd, bilety lub inne opłaty.
| Element umowy | Cel zapisu | Częsty błąd |
|---|---|---|
| Termin i godziny | Określają czas realizacji usługi | Brak wskazania godziny zbiórki |
| Trasa lub program | Wyznacza zakres oprowadzania | Zbyt ogólny opis zwiedzania |
| Wynagrodzenie | Ustala cenę i termin płatności | Brak informacji o zaliczce i podatkach |
| Liczba uczestników | Pozwala dostosować organizację usługi | Nieustalenie limitu grupy |
| Odwołanie usługi | Reguluje skutki rezygnacji | Brak zasad zwrotu zaliczki |
Zakres obowiązków stron
Przewodnik powinien zapewnić wykonanie usługi z należytą starannością, zgodnie z ustalonym programem i przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa. Zamawiający odpowiada przede wszystkim za terminowe przekazanie informacji organizacyjnych, opłatę oraz zachowanie uczestników.
Przykładowe obowiązki zamawiającego
- przekazanie aktualnej liczby uczestników przed rozpoczęciem usługi;
- zapewnienie punktualnego stawienia się grupy w miejscu zbiórki;
- opłacenie wynagrodzenia w uzgodnionym terminie;
- poinformowanie o szczególnych potrzebach uczestników;
- przestrzeganie regulaminów odwiedzanych obiektów i miejsc.
Jeżeli grupa wymaga dodatkowej opieki, tłumaczenia lub transportu, należy wyraźnie rozdzielić te obowiązki od podstawowej usługi przewodnickiej. W umowie można także wskazać osobę kontaktową odpowiedzialną za organizację po stronie zamawiającego.
Wzór do edycji
Wzór dokumentu
UMOWA Z PRZEWODNIKIEM TURYSTYCZNYM
zawarta w dniu ____________________ w ____________________, pomiędzy:
Przewodnikiem: ____________________, prowadzącym/-ą działalność pod nazwą ____________________, z adresem ____________________, NIP/PESEL ____________________, tel. ____________________, e-mail ____________________, zwanym/-ą dalej „Przewodnikiem”,
a
Zamawiającym: ____________________, z adresem ____________________, NIP/PESEL ____________________, reprezentowanym/-ą przez ____________________, tel. ____________________, e-mail ____________________, zwanym/-ą dalej „Zamawiającym”.
Strony zawierają umowę o następującej treści:
| Element usługi | Ustalenia stron |
|---|---|
| Data realizacji | ____________________ |
| Godzina i miejsce zbiórki | ____________________ |
| Trasa / obiekt zwiedzania | ____________________ |
| Przewidywany czas usługi | ____________________ |
| Liczba uczestników | ____________________ |
| Język usługi | ____________________ |
| Wynagrodzenie brutto | ____________________ zł |
| Zaliczka i termin płatności | ____________________ |
| Koszty dodatkowe | ____________________ |
- Przedmiot umowy. Przewodnik zobowiązuje się do wykonania usługi przewodnickiej zgodnie z ustaleniami wskazanymi w tabeli oraz programem stanowiącym załącznik do umowy, jeżeli został sporządzony.
- Obowiązki Przewodnika. Przewodnik wykona usługę z należytą starannością, zgodnie z uzgodnioną trasą, w ustalonym terminie i języku, z uwzględnieniem obowiązujących regulaminów odwiedzanych miejsc.
- Obowiązki Zamawiającego. Zamawiający zapewni punktualne stawienie się uczestników, poda ich aktualną liczbę najpóźniej do dnia ____________________ oraz zapłaci wynagrodzenie zgodnie z niniejszą umową.
- Wynagrodzenie. Za wykonanie usługi Zamawiający zapłaci Przewodnikowi kwotę ____________________ zł brutto, w formie ____________________, do dnia ____________________. Zaliczka w kwocie ____________________ zł zostanie wpłacona do dnia ____________________.
- Koszty dodatkowe. Koszty biletów wstępu, transportu, rezerwacji, urządzeń audio i innych świadczeń dodatkowych ponosi ____________________, zgodnie z następującymi zasadami: ____________________.
- Zmiana i odwołanie usługi. Zmiana terminu lub rezygnacja wymaga zgłoszenia na adres e-mail ____________________ lub pisemnie. W razie rezygnacji do dnia ____________________ zaliczka podlega / nie podlega zwrotowi. Po tym terminie strony rozliczą koszty poniesione przez Przewodnika w związku z realizacją usługi.
- Okoliczności niezależne. Jeżeli realizacja usługi stanie się niemożliwa z przyczyn niezależnych od stron, strony ustalą nowy termin, zmienią program lub dokonają rozliczenia odpowiednio do wykonanej części usługi i poniesionych kosztów.
- Postanowienia końcowe. Zmiany umowy wymagają formy pisemnej lub dokumentowej, o ile strony nie uzgodnią inaczej. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają właściwe przepisy prawa.
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
____________________________
Przewodnik
____________________________
Zamawiający
Edytuj tekst bezpośrednio tutaj. Zmiany zapisują się w przeglądarce, a dokument możesz wydrukować lub wyeksportować do Worda i PDF.
Wynagrodzenie i koszty dodatkowe
Wynagrodzenie może być określone ryczałtowo za całą usługę, według stawki godzinowej albo za uczestnika. Dla przejrzystości należy podać walutę, formę płatności, termin zapłaty oraz ewentualną wysokość zaliczki.
Osobno warto uregulować koszty biletów, transportu, opłat rezerwacyjnych, systemów audio i wstępu do obiektów. Jeżeli wydatki te ponosi zamawiający bezpośrednio, umowa powinna to jednoznacznie wskazywać.
Praktyczna wskazówka: przed podpisaniem umowy porównaj opis trasy z godzinami otwarcia obiektów oraz potwierdź, kto rezerwuje i opłaca bilety wstępu.
Zmiana terminu, rezygnacja i odpowiedzialność
Strony powinny określić sposób zgłaszania zmian, najlepiej w formie wiadomości e-mail lub pisemnie. Przy rezygnacji przydatne jest wskazanie terminu bezkosztowego odwołania oraz zasad rozliczenia zaliczki, jeżeli została wpłacona.
- Ustal termin, trasę i przewidywany czas usługi.
- Wpisz kompletne dane przewodnika oraz zamawiającego.
- Określ cenę, płatność, zaliczkę i koszty dodatkowe.
- Dodaj zasady zmian, rezygnacji oraz podpisy stron.
Klauzule o odpowiedzialności nie powinny wyłączać odpowiedzialności w zakresie, w jakim nie pozwalają na to przepisy prawa. W przypadku zdarzeń niezależnych od stron, takich jak zamknięcie obiektu lub warunki pogodowe, warto przewidzieć możliwość zmiany programu albo terminu.
Najczęściej zadawane pytania
Czy umowa musi określać dokładną trasę?
Tak, zaleca się opisanie trasy, głównych punktów programu albo dołączenie programu jako załącznika. Pozwala to ustalić, czego dokładnie dotyczy usługa.
Czy można pobrać zaliczkę?
Tak, strony mogą uzgodnić zaliczkę i wskazać jej kwotę, termin wpłaty oraz zasady rozliczenia w razie wykonania, zmiany lub odwołania usługi.
Kto odpowiada za bilety do muzeum lub innego obiektu?
Zależy to od ustaleń stron. Umowa powinna jasno wskazywać, czy bilety rezerwuje przewodnik, zamawiający czy organizator grupy oraz kto ponosi ich koszt.