Gotowy wzór umowy o świadczenie usług księgowych
Gotowy wzór umowy o świadczenie usług księgowych pomaga jasno uregulować współpracę przedsiębiorcy z biurem rachunkowym lub samodzielnym księgowym. Dokument obejmuje zakres obsługi, terminy przekazywania dokumentów, wynagrodzenie, poufność, odpowiedzialność oraz zasady rozwiązania umowy.
Umowa o świadczenie usług księgowych określa zasady współpracy między klientem a biurem rachunkowym lub księgowym. Pozwala precyzyjnie ustalić, jakie czynności będą wykonywane, w jakich terminach i za jakim wynagrodzeniem. Dobrze sporządzony dokument ogranicza ryzyko sporów dotyczących zakresu odpowiedzialności oraz obiegu dokumentów. Jest szczególnie przydatny dla przedsiębiorców powierzających prowadzenie ksiąg, rozliczeń podatkowych lub spraw kadrowo-płacowych zewnętrznemu podmiotowi.
Cel i znaczenie umowy księgowej
Umowa powinna wskazywać strony współpracy oraz jednoznacznie opisywać usługę. Zleceniobiorcą może być biuro rachunkowe, przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie usług księgowych albo inny podmiot uprawniony do wykonywania uzgodnionych czynności.
W praktyce dokument zabezpiecza obie strony: klient wie, czego może oczekiwać, a księgowy otrzymuje zasady terminowego przekazywania materiałów i zapłaty. Należy pamiętać, że sama umowa nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za własne obowiązki publicznoprawne.
Najważniejsze elementy dokumentu
Zakres usług powinien być możliwie konkretny. Warto rozdzielić prowadzenie ksiąg rachunkowych lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów od sporządzania deklaracji, reprezentacji przed organami czy obsługi kadr i płac.
Dane stron i umocowanie
Należy podać pełne dane identyfikacyjne, w tym nazwę, adres, NIP, KRS albo CEIDG oraz osoby reprezentujące strony. Jeżeli umowę podpisuje pełnomocnik, warto sprawdzić zakres jego umocowania.
Zakres czynności
Do umowy można dołączyć załącznik ze szczegółowym wykazem czynności, liczbą obsługiwanych dokumentów oraz systemami, z których korzystają strony. Ułatwia to późniejsze rozliczenie usług dodatkowych.
| Pole dokumentu | Cel | Częsty błąd |
|---|---|---|
| Zakres usług | Określa czynności księgowe i kadrowe | Ogólny zapis bez wskazania deklaracji i ewidencji |
| Termin przekazywania dokumentów | Umożliwia terminowe rozliczenia | Brak konsekwencji za opóźnienie klienta |
| Wynagrodzenie | Ustala stawkę, VAT i usługi dodatkowe | Niejasne zasady naliczania opłat dodatkowych |
| Poufność i dane osobowe | Chroni informacje finansowe i dane pracowników | Pominięcie zasad przetwarzania danych |
| Rozwiązanie umowy | Reguluje zakończenie współpracy i wydanie dokumentów | Brak terminu przekazania dokumentacji |
Obowiązki klienta i księgowego
Klient powinien przekazywać kompletne, rzetelne i uporządkowane dokumenty w terminach wskazanych w umowie. Powinien także niezwłocznie informować o zdarzeniach mających znaczenie dla rozliczeń, takich jak zawarcie umowy z pracownikiem, zakup środka trwałego czy transakcja zagraniczna.
Księgowy zobowiązuje się wykonywać przyjęte czynności z należytą starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami i na podstawie otrzymanych danych. Warto określić sposób zgłaszania braków w dokumentacji oraz kanał bieżącej komunikacji.
- dokładne oznaczenie stron i osób kontaktowych,
- rodzaj prowadzonej ewidencji lub ksiąg,
- termin i sposób przekazywania dokumentów,
- zasady wynagrodzenia podstawowego i dodatkowego,
- reguły ochrony poufnych informacji i danych osobowych.
Wzór do edycji
Wzór dokumentu
UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUG KSIĘGOWYCH
zawarta w dniu ____________________ w ____________________, pomiędzy:
Zleceniodawcą: ____________________, prowadzącym/prowadzącą działalność pod firmą ____________________, z siedzibą/adresem: ____________________, NIP: ____________________, KRS/CEIDG: ____________________, reprezentowanym/reprezentowaną przez: ____________________, zwanym/zwaną dalej „Zleceniodawcą”,
a
Zleceniobiorcą: ____________________, prowadzącym/prowadzącą działalność pod firmą ____________________, z siedzibą/adresem: ____________________, NIP: ____________________, KRS/CEIDG: ____________________, reprezentowanym/reprezentowaną przez: ____________________, zwanym/zwaną dalej „Zleceniobiorcą”.
Strony zawierają umowę o następującej treści:
| Element | Ustalenia stron |
|---|---|
| Rodzaj ewidencji/ksiąg | ____________________ |
| Zakres podstawowych usług | ____________________ |
| Usługi dodatkowe | ____________________ |
| Termin przekazywania dokumentów | ____________________ |
| Wynagrodzenie miesięczne netto/brutto | ____________________ |
| Termin płatności | ____________________ |
| Okres obowiązywania umowy | ____________________ |
| Okres wypowiedzenia | ____________________ |
- Przedmiot umowy. Zleceniodawca zleca, a Zleceniobiorca zobowiązuje się do świadczenia usług księgowych w zakresie wskazanym w tabeli oraz w załącznikach do niniejszej umowy.
- Obowiązki Zleceniobiorcy. Zleceniobiorca będzie wykonywać zlecone czynności z należytą starannością, na podstawie dokumentów i informacji otrzymanych od Zleceniodawcy oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Obowiązki Zleceniodawcy. Zleceniodawca zobowiązuje się przekazywać kompletne i zgodne ze stanem faktycznym dokumenty do dnia ____________________ każdego miesiąca, a także niezwłocznie informować o zdarzeniach mających wpływ na rozliczenia.
- Wynagrodzenie. Za wykonywanie usług Zleceniodawca zapłaci Zleceniobiorcy wynagrodzenie określone w tabeli, na podstawie faktury/rachunku wystawionego przez Zleceniobiorcę.
- Usługi dodatkowe. Czynności niewymienione w zakresie podstawowym będą rozliczane według stawki ____________________ lub zgodnie z odrębnym ustaleniem stron.
- Poufność. Zleceniobiorca zobowiązuje się zachować w poufności informacje uzyskane w związku z realizacją umowy, z wyjątkiem przypadków wymaganych przepisami prawa.
- Dane osobowe. Jeżeli realizacja umowy wymaga przetwarzania danych osobowych w imieniu Zleceniodawcy, strony zawrą odrębne porozumienie lub umowę powierzenia przetwarzania danych, jeśli będzie to wymagane.
- Odpowiedzialność. Zleceniodawca odpowiada za rzetelność, kompletność i terminowość przekazywanych dokumentów oraz informacji. Zleceniobiorca odpowiada za należyte wykonanie usług w granicach obowiązujących przepisów i niniejszej umowy.
- Czas trwania i rozwiązanie umowy. Umowa zostaje zawarta na okres ____________________. Każda ze stron może ją wypowiedzieć z zachowaniem okresu wypowiedzenia wskazanego w tabeli, w formie ____________________.
- Wydanie dokumentacji. Po zakończeniu współpracy Zleceniobiorca przekaże dokumentację Zleceniodawcy w terminie ____________________, po uregulowaniu wymagalnych należności, o ile przepisy prawa nie stanowią inaczej.
- Postanowienia końcowe. Zmiany umowy wymagają formy ____________________. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają właściwe przepisy prawa. Spory strony będą starały się rozwiązać polubownie, a w razie braku porozumienia właściwy będzie sąd ____________________.
Sporządzono w ____________________ jednobrzmiących egzemplarzach, po ____________________ dla każdej ze stron.
____________________________
Zleceniodawca
____________________________
Zleceniobiorca
Edytuj tekst bezpośrednio tutaj. Zmiany zapisują się w przeglądarce, a dokument możesz wydrukować lub wyeksportować do Worda i PDF.
Wynagrodzenie, terminy i odpowiedzialność
Wynagrodzenie może mieć formę ryczałtu miesięcznego, stawki zależnej od liczby dokumentów albo rozliczenia godzinowego. Umowa powinna wskazywać termin płatności, sposób doręczenia faktury oraz skutki opóźnienia w zapłacie.
Odpowiedzialność za dokumenty
Warto rozróżnić odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie usługi od odpowiedzialności za treść dokumentów przekazanych przez klienta. Klient odpowiada co do zasady za prawdziwość i kompletność przekazywanych informacji, natomiast usługodawca za staranne wykonanie zleconych czynności w ustalonym zakresie.
Praktyczna wskazówka: przed podpisaniem umowy porównaj jej zakres z rzeczywistymi potrzebami firmy i sprawdź, czy obejmuje czynności dodatkowe, których możesz potrzebować w ciągu roku.
Jak przygotować umowę krok po kroku
Przed uzupełnieniem wzoru zgromadź dane stron, ustal rodzaj obsługi oraz określ zasady wymiany dokumentów. W przypadku obsługi kadr, płac lub danych klientów należy dodatkowo ocenić obowiązki związane z ochroną danych osobowych.
- Wpisz kompletne dane klienta i usługodawcy.
- Opisz szczegółowo czynności objęte stałą obsługą.
- Ustal wynagrodzenie, termin płatności i ceny usług dodatkowych.
- Określ okres obowiązywania, wypowiedzenie oraz zasady wydania dokumentacji.
Najczęściej zadawane pytania
Czy umowa z biurem rachunkowym musi mieć formę pisemną?
Co do zasady forma pisemna ułatwia wykazanie uzgodnień i jest zdecydowanie zalecana. Może być również wymagana przez zasady organizacyjne stron lub ze względu na potrzebę precyzyjnego udokumentowania przekazania obowiązków.
Czy klient nadal odpowiada za podatki?
Powierzenie obsługi księgowej nie oznacza automatycznego przeniesienia wszystkich obowiązków i odpowiedzialności przedsiębiorcy. Zakres odpowiedzialności należy oceniać według przepisów, treści umowy oraz okoliczności konkretnej sprawy.
Czy do umowy trzeba dołączyć umowę powierzenia danych osobowych?
Jeżeli usługodawca przetwarza dane osobowe w imieniu klienta, na przykład dane pracowników lub kontrahentów, może być konieczne zawarcie odpowiednich ustaleń dotyczących powierzenia przetwarzania danych. Ich treść powinna odpowiadać rzeczywistemu zakresowi przetwarzania.