Coaching-Vertrag: sofort nutzbares Muster zum Ausfüllen
Dieses Muster für einen Coaching-Vertrag hilft dabei, die Zusammenarbeit zwischen Coach und Klientin oder Klient verbindlich zu strukturieren. Es regelt insbesondere Ziel und Umfang des Coachings, Vergütung, Termine, Absagen, Vertraulichkeit, Haftung und Vertragsbeendigung. Die Vorlage kann für Einzelcoachings angepasst werden.
Ein Coaching-Vertrag schafft eine klare Grundlage für die professionelle Zusammenarbeit zwischen Coach und Klientin oder Klient. Er beschreibt Leistungen, Ziele, Vergütung und organisatorische Abläufe nachvollziehbar. Damit lassen sich Missverständnisse über Termine, Absagen, Vertraulichkeit und Verantwortlichkeiten frühzeitig vermeiden. Das Muster eignet sich als Ausgangspunkt für individuell vereinbarte Einzelcoachings.
Wozu dient ein Coaching-Vertrag?
Coaching ist in der Regel eine beratende und prozessorientierte Dienstleistung. Ein schriftlicher Vertrag hält fest, welche Unterstützung vereinbart wurde und welche Erwartungen die Beteiligten an die Zusammenarbeit haben.
Besonders wichtig ist die Abgrenzung zu Heilbehandlungen, Psychotherapie, Rechtsberatung oder anderen erlaubnispflichtigen Tätigkeiten. Ein Coaching-Vertrag sollte daher präzise beschreiben, was Gegenstand der Leistung ist und was nicht geschuldet wird.
Klare Rollen und Eigenverantwortung
Der Coach gestaltet den vereinbarten Prozess und bringt Methoden sowie fachliche Erfahrung ein. Die Klientin oder der Klient entscheidet eigenverantwortlich über persönliche, berufliche und wirtschaftliche Maßnahmen und deren Umsetzung.
Diese Angaben gehören in die Vereinbarung
Die Parteien sollten vollständig bezeichnet werden. Außerdem sollten Zielsetzung, Leistungsumfang, Format, Anzahl oder Dauer der Sitzungen sowie der vereinbarte Zeitraum eindeutig geregelt sein.
| Feld im Vertrag | Zweck | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Coaching-Ziel | Definiert den Rahmen der Zusammenarbeit | Zu allgemeine oder nicht überprüfbare Formulierung |
| Leistungsumfang | Legt Sitzungen, Dauer und Format fest | Keine Regelung für Online-Termine oder Zusatzaufwand |
| Honorar | Bestimmt Betrag, Umsatzsteuer und Zahlungsfrist | Unklarheit, ob Auslagen enthalten sind |
| Absageregelung | Regelt kurzfristig abgesagte Termine | Keine Frist oder keine Folge bei Nichterscheinen |
| Vertraulichkeit | Schützt Gesprächsinhalte und Unterlagen | Ausnahmen und gesetzliche Pflichten werden übersehen |
Vergütung, Termine und Auslagen
Das Honorar kann je Sitzung, je Zeitstunde oder als Pauschalbetrag vereinbart werden. Der Vertrag sollte ausdrücklich festhalten, ob die gesetzliche Umsatzsteuer enthalten ist oder zusätzlich anfällt und bis wann Rechnungen zu zahlen sind.
Bei Präsenzterminen können Reisezeiten, Fahrtkosten, Raummieten oder Materialkosten relevant sein. Werden diese nicht vom Pauschalhonorar erfasst, sollten sie nur nach vorheriger Vereinbarung oder anhand einer klaren Regelung berechnet werden.
Absagen und Terminverschiebungen
Eine angemessene Absagefrist schützt beide Seiten. Häufig wird vereinbart, dass bei einer späteren Absage oder bei Nichterscheinen das Honorar ganz oder teilweise fällig bleibt, soweit dies rechtlich zulässig und angemessen ausgestaltet ist.
- Vollständige Kontaktdaten beider Vertragsparteien eintragen.
- Coaching-Ziel und konkreten Leistungsrahmen schriftlich festlegen.
- Honorar, Steuerangaben und Zahlungsfrist eindeutig benennen.
- Regeln für Terminverschiebungen und kurzfristige Absagen aufnehmen.
- Vertraulichkeit und Datenschutz passend zum Ablauf vereinbaren.
Bearbeitbare Vorlage
Dokumentvorlage
COACHING-VERTRAG
Ort: ____________________ Datum: ____________________
Zwischen
Coach
Name/Firma: ____________________
Anschrift: ____________________
E-Mail/Telefon: ____________________
und
Klientin/Klient
Name/Firma: ____________________
Anschrift: ____________________
E-Mail/Telefon: ____________________
wird folgender Coaching-Vertrag geschlossen:
| Vereinbarungsfeld | Angabe |
|---|---|
| Coaching-Thema/Ziel | ____________________ |
| Durchführungsform | ☐ Präsenz ☐ Online ☐ Telefonisch |
| Anzahl und Dauer der Sitzungen | ____________________ |
| Vertragszeitraum | Von ____________________ bis ____________________ |
| Honorar | EUR ____________________ ☐ je Sitzung ☐ je Stunde ☐ pauschal |
| Umsatzsteuer | ☐ enthalten ☐ zusätzlich in gesetzlicher Höhe ☐ nicht anwendbar |
| Zahlungsfrist | ____________________ |
| Absagefrist | ____________________ Stunden/Tage vor dem Termin |
- Gegenstand des Coachings. Der Coach erbringt Coaching-Leistungen zum oben genannten Thema. Art, Umfang und Ziel der Zusammenarbeit ergeben sich aus diesem Vertrag und den während des Coachings getroffenen Vereinbarungen.
- Eigenverantwortung. Die Klientin/Der Klient trägt die volle Verantwortung für eigene Entscheidungen, Handlungen und deren Folgen. Das Coaching ersetzt keine medizinische, psychotherapeutische, rechtliche, steuerliche oder sonstige Fachberatung.
- Termine und Durchführung. Die Termine werden einvernehmlich vereinbart. Der Coach ist berechtigt, eine gleichwertige Durchführung in einem anderen vereinbarten Format anzubieten, sofern dies für die Klientin/den Klienten zumutbar ist.
- Vergütung und Zahlung. Das vereinbarte Honorar ist nach Rechnungsstellung innerhalb der oben genannten Zahlungsfrist ohne Abzug zu zahlen. Zusätzliche Auslagen werden nur berechnet, wenn sie vorab vereinbart wurden.
- Absage und Terminverschiebung. Terminabsagen oder Verschiebungen sind innerhalb der vereinbarten Absagefrist mitzuteilen. Bei späterer Absage oder Nichterscheinen gilt folgende Regelung: ____________________.
- Vertraulichkeit. Beide Parteien behandeln alle im Rahmen des Coachings bekannt gewordenen persönlichen, beruflichen und geschäftlichen Informationen vertraulich. Gesetzliche Offenlegungs- oder Auskunftspflichten bleiben unberührt.
- Datenschutz. Personenbezogene Daten werden ausschließlich zur Durchführung und Abwicklung des Vertrags im Rahmen der anwendbaren Datenschutzvorschriften verarbeitet.
- Laufzeit und Beendigung. Der Vertrag endet mit Ablauf des vereinbarten Zeitraums oder nach Erbringung der vereinbarten Leistungen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Kündigungen bedürfen mindestens der Textform.
- Schlussbestimmungen. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen mindestens der Textform. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
____________________________________________
Ort, Datum
____________________
Coach
____________________
Klientin/Klient
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Vertraulichkeit, Datenschutz und Dokumentation
In Coachings werden oft persönliche oder beruflich sensible Informationen besprochen. Deshalb sollte eine Vertraulichkeitsklausel festlegen, dass Inhalte weder an Dritte weitergegeben noch für andere Zwecke verwendet werden, soweit keine Einwilligung oder gesetzliche Verpflichtung besteht.
Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss die einschlägigen Datenschutzvorgaben beachten. Je nach Gestaltung der Zusammenarbeit können zusätzliche Datenschutzhinweise, technische Schutzmaßnahmen und gegebenenfalls weitergehende Vereinbarungen erforderlich sein.
Praktische Empfehlung: Vereinbaren Sie den Leistungsumfang so konkret wie möglich und halten Sie jede nachträgliche Änderung des Umfangs, Honorars oder Zeitplans in Textform fest.
Vertrag richtig abschließen
Vor der Unterzeichnung sollten beide Seiten prüfen, ob alle Lücken ausgefüllt und alle Anlagen genannt sind. Besonderes Augenmerk verdienen die Beschreibung des Coachings, die Vergütung, die Laufzeit und die Regelungen zur Beendigung.
- Parteidaten und Kommunikationswege vollständig eintragen.
- Ziel, Termine, Format und Umfang des Coachings verbindlich festlegen.
- Honorar, Zahlungsmodalitäten und Absagefrist abstimmen.
- Vertrag prüfen, datieren und von beiden Parteien unterzeichnen.
Häufige Fragen zum Coaching-Vertrag
Ist ein Coaching-Vertrag auch mündlich wirksam?
Verträge können grundsätzlich auch mündlich zustande kommen. Eine schriftliche Vereinbarung ist jedoch empfehlenswert, weil sie Absprachen dokumentiert und spätere Unklarheiten reduziert.
Kann der Vertrag vorzeitig beendet werden?
Das richtet sich nach der vereinbarten Laufzeit, den Kündigungsregelungen und den anwendbaren gesetzlichen Vorschriften. Eine klare Klausel zu Kündigungsfrist, Form und bereits vereinbarten Terminen schafft Transparenz.
Ist Coaching eine Therapie?
Nein. Coaching dient typischerweise der Reflexion, Orientierung und Entwicklung von Handlungsmöglichkeiten. Es ersetzt keine medizinische, psychotherapeutische, rechtliche oder steuerliche Beratung.