Könyvelési szolgáltatási szerződés kész minta
Ez a könyvelési szolgáltatási szerződés minta segítséget nyújt a könyvelő és az ügyfél közötti együttműködés írásos rendezéséhez. Tartalmazza a szolgáltatások körét, a dokumentumátadás rendjét, a díjazást, a titoktartást, a felelősségi szabályokat és a szerződés megszűnésének feltételeit.
A könyvelési szolgáltatási szerződés rögzíti a könyvelő vagy könyvelőiroda és az ügyfél közötti együttműködés legfontosabb feltételeit. Egy jól megfogalmazott megállapodás pontosan kijelöli, mely számviteli, adózási és adminisztratív feladatokat végzi a szolgáltató. Emellett meghatározza az ügyfél adatszolgáltatási kötelezettségeit, a díjazást és a felelősség kereteit. Az írásos szerződés csökkenti a félreértések és a késedelmes teljesítés kockázatát.
Mire szolgál a könyvelési szolgáltatási szerződés?
A szerződés alapvető célja, hogy a felek számára egyértelművé tegye a megbízás tartalmát és teljesítési feltételeit. Különösen fontos, ha a könyvelő havi rendszerességgel dolgozik, bevallásokat készít, bérszámfejtést végez vagy hatósági kapcsolattartásban működik közre.
A dokumentumban célszerű elkülöníteni a folyamatos könyvelési feladatokat az esetileg megrendelhető többletszolgáltatásoktól. Így az év végi beszámoló, az önellenőrzés, a hatósági képviselet vagy a rendkívüli adatszolgáltatás díja és feltételei is átláthatók maradnak.
A szerződés nélkülözhetetlen elemei
A felek és a képviseleti jogosultság
Mindkét félnél szerepeljen a pontos név, székhely vagy lakcím, adóazonosító adat, nyilvántartási szám és az aláírásra jogosult személy megjelölése. Gazdasági társaság ügyfelénél indokolt ellenőrizni, hogy a szerződést valóban cégjegyzésre jogosult személy írja alá.
A feladatok pontos leírása
Ne elegendő pusztán annyit írni, hogy „teljes körű könyvelés”. Érdemes felsorolni például a bizonylatok könyvelését, az áfabevallások elkészítését, a bérszámfejtést, a beszámoló összeállítását és az elektronikus bevallások benyújtását.
| Dokumentumelem | Rendeltetése | Gyakori hiba |
|---|---|---|
| Szolgáltatási kör | Meghatározza az ellátandó könyvelési feladatokat. | Túl általános, mérhetetlen megfogalmazás. |
| Dokumentumátadás | Rögzíti a bizonylatok átadásának módját és határidejét. | Nem jelölik meg a késedelem következményét. |
| Díjazás | Meghatározza a havi díjat és az extra munkák ellenértékét. | Nem tisztázzák az áfa és a költségek kezelését. |
| Felelősség | Elkülöníti a szolgáltató és az ügyfél kötelezettségeit. | Hiányzik az ügyfél hibás adatszolgáltatására vonatkozó szabály. |
| Titoktartás | Védi az üzleti, pénzügyi és személyes adatokat. | Nem rendelkezik az adatkezelésről és az iratátadásról. |
Az ügyfél adatszolgáltatási kötelezettségei
A könyvelő csak a rendelkezésére bocsátott, valós és teljes dokumentumok alapján tud megfelelően teljesíteni. A szerződésben ezért célszerű meghatározni a számlák, pénztárbizonylatok, bankszámlakivonatok, munkavállalói adatok és egyéb iratok átadásának határidejét.
Az ügyfélnek haladéktalanul jeleznie kell azokat a változásokat is, amelyek a könyvelést vagy az adókötelezettségeket érinthetik, például a tevékenység módosulását, új szerződés megkötését vagy foglalkoztatotti változást.
- Adja át időben az összes könyvelési bizonylatot.
- Biztosítsa a dokumentumok valódiságát és teljességét.
- Jelezze írásban a lényeges gazdasági eseményeket.
- Fizesse meg a szerződésben rögzített díjat a határidőben.
- Őrizze meg a jogszabály szerint megőrzendő eredeti iratokat.
Szerkeszthető sablon
Dokumentumsablon
KÖNYVELÉSI SZOLGÁLTATÁSI SZERZŐDÉS
Kelt: ____________________, ____________________ napján.
amely létrejött egyrészről
Megbízó: ____________________
Székhely/lakcím: ____________________
Cégjegyzékszám/nyilvántartási szám: ____________________
Adószám/adóazonosító jel: ____________________
Képviselő: ____________________
másrészről
Megbízott: ____________________
Székhely/lakcím: ____________________
Cégjegyzékszám/nyilvántartási szám: ____________________
Adószám/adóazonosító jel: ____________________
Képviselő: ____________________
a továbbiakban együttesen: Felek, az alábbi feltételekkel.
| Változó adat | Kitöltendő tartalom |
|---|---|
| A szolgáltatás tárgya | ____________________ |
| Teljesítés kezdő napja | ____________________ |
| Szerződés időtartama | ____________________ |
| Havi megbízási díj | ____________________ Ft + áfa / ____________________ |
| Számla fizetési határideje | ____________________ nap |
| Bizonylatok átadásának határideje | ____________________ |
| Rendkívüli munka díja | ____________________ |
- A szerződés tárgya. A Megbízó megbízza a Megbízottat a fenti táblázatban meghatározott könyvelési, adózási és kapcsolódó adminisztratív feladatok ellátásával. A Megbízott a feladatokat a vonatkozó jogszabályok, szakmai szabályok és a Megbízó által átadott adatok alapján végzi.
- A Megbízott kötelezettségei. A Megbízott köteles a rendelkezésére bocsátott bizonylatok alapján a vállalt feladatokat kellő szakmai gondossággal, a jogszabályi határidők figyelembevételével teljesíteni. A Megbízott köteles a Megbízót tájékoztatni a teljesítéshez szükséges lényeges adatok vagy iratok hiányáról.
- A Megbízó kötelezettségei. A Megbízó köteles a könyveléshez szükséges valamennyi bizonylatot, adatot és tájékoztatást valós, teljes és ellenőrizhető formában, a meghatározott határidőig átadni. A Megbízó felel az átadott dokumentumok tartalmának jogszerűségéért és valódiságáért.
- Díjazás és fizetés. A Megbízó a Megbízott részére a megállapított megbízási díjat a Megbízott szabályszerűen kiállított számlája alapján, a számlán feltüntetett fizetési határidőig köteles megfizetni. Az alapdíjon kívüli, rendkívüli feladatok díjazása a Felek előzetes egyeztetése szerint történik.
- Határidők és késedelem. A Megbízott teljesítési határideje a Megbízó megfelelő és határidőben történő adatszolgáltatásától függ. Késedelmes vagy hiányos adatszolgáltatás esetén a Megbízott a határidők teljesítéséért a késedelem mértékében nem felel.
- Titoktartás és adatkezelés. A Megbízott köteles a szerződés teljesítése során tudomására jutott üzleti, pénzügyi és személyes adatokat bizalmasan kezelni, és azokat kizárólag a szerződés teljesítése, illetve jogszabályi kötelezettség teljesítése érdekében felhasználni.
- Felelősség. A Megbízott a saját felróható magatartásával okozott károkért a vonatkozó jogszabályok szerint felel. A Megbízott nem felel a Megbízó hibás, hiányos, valótlan vagy késedelmes adatközléséből eredő következményekért.
- A szerződés megszűnése. A szerződés ____________________ időtartamra jön létre. Rendes felmondás esetén a felmondási idő ____________________ nap. A szerződés megszűnésekor a Felek elszámolnak egymással, a Megbízott pedig a rendelkezésére álló iratokat és adatokat ____________________ határidővel átadja a Megbízónak.
- Záró rendelkezések. A jelen szerződés módosítása kizárólag írásban érvényes. A jelen szerződésben nem szabályozott kérdésekben a hatályos magyar jog rendelkezései irányadóak.
A Felek a szerződést elolvasták, megértették, és mint akaratukkal mindenben megegyezőt írják alá.
____________________
Megbízó
____________________
Megbízott
Tanú 1. neve: ____________________
Lakcíme: ____________________
Aláírása: ____________________
Tanú 2. neve: ____________________
Lakcíme: ____________________
Aláírása: ____________________
A szöveget itt szerkesztheted. A módosítások a böngésződben maradnak, és kinyomtathatod vagy exportálhatod Wordbe és PDF-be.
Díjazás, határidők és többletmunkák
A rendszeres havi díj mellett ajánlott meghatározni a szerződéses alapdíjba nem tartozó feladatok elszámolását. Ilyen lehet a visszamenőleges könyvelés, a hatósági ellenőrzéshez kapcsolódó közreműködés, a rendkívüli kimutatás vagy az éves beszámoló külön díja.
Gyakorlati javaslat: a bizonylatátadás határidejét és a késedelem következményeit mindig írásban, konkrét naptári nap vagy teljesítési időszak megjelölésével rögzítsék.
- Határozzák meg a rendszeres feladatok havi vagy negyedéves díját.
- Rögzítsék a rendkívüli munkák óradíját vagy külön díját.
- Jelöljék meg a számla kiállításának és kiegyenlítésének határidejét.
- Szabályozzák a késedelmi kamatot és a díjmódosítás lehetőségét.
Titoktartás, adatvédelem és felelősség
A könyvelési tevékenység során a szolgáltató üzleti titoknak minősülő, valamint személyes adatokat is kezelhet. A szerződésben rendelkezni kell a bizalmas információk védelméről, az adatok célhoz kötött kezeléséről, valamint a felek együttműködéséről adatvédelmi incidens esetén.
A felelősségi rendelkezéseknek világosan el kell határolniuk a könyvelő szakmai hibájából eredő károkat az ügyfél hibás, hiányos vagy késedelmes adatközlésének következményeitől. Szükség esetén a szakmai felelősségbiztosítás megléte is feltüntethető.
A szerződés megszűnése és az iratok átadása
A megállapodás lehet határozott vagy határozatlan idejű. Határozatlan idő esetén célszerű meghatározni a rendes felmondás írásbeli formáját és felmondási idejét, továbbá a súlyos szerződésszegés miatti azonnali hatályú felmondás eseteit.
A megszűnéskor különösen fontos az átadandó iratok, elektronikus állományok és folyamatban lévő ügyek rendezése. A szerződés térjen ki az átadás határidejére, az elszámolásra és az esetlegesen fennálló díjtartozásokra.
Gyakran ismételt kérdések
Kötelező írásban megkötni a szerződést?
Az írásbeli forma erősen ajánlott, mert bizonyíthatóvá teszi a feladatokat, a díjazást, a határidőket és a felek kötelezettségeit. Bizonyos jogviszonyokban vagy speciális szolgáltatásoknál további jogszabályi követelmények is felmerülhetnek.
Mit tegyen az ügyfél, ha késve adja át a bizonylatokat?
Erről haladéktalanul tájékoztatnia kell a könyvelőt. A szerződés alapján a teljesítési határidők módosulhatnak, és a késedelemért, illetve az ebből eredő következményekért az ügyfél felelhet.
Tartalmazhat-e a szerződés külön díjat a hatósági ellenőrzésre?
Igen. Célszerű egyértelműen rögzíteni, hogy a hatósági ellenőrzés során nyújtott képviselet, egyeztetés vagy dokumentum-összeállítás az alapdíj része-e, vagy külön elszámolandó szolgáltatás.