Modello pronto di contratto per servizi contabili
Questo modello di contratto per servizi contabili aiuta professionisti e clienti a definire in modo chiaro l’incarico, le attività comprese, il compenso, i termini di pagamento, la durata e gli obblighi reciproci. È adatto come base per rapporti continuativi o incarichi specifici di contabilità e adempimenti fiscali.
Il contratto per servizi contabili regola il rapporto tra il cliente e il professionista o studio incaricato di svolgere attività di contabilità, consulenza e adempimenti collegati. Un accordo scritto consente di delimitare con precisione le prestazioni richieste, le responsabilità delle parti e le condizioni economiche. È particolarmente utile per evitare equivoci su documenti da consegnare, scadenze e attività escluse dall’incarico. Il modello può essere adattato sia a rapporti continuativi sia a singole prestazioni professionali.
Funzione del contratto di servizi contabili
Il documento formalizza l’incarico professionale e identifica le attività che il prestatore si impegna a svolgere per conto del cliente. Può riguardare, ad esempio, la tenuta della contabilità, la predisposizione di dichiarazioni, l’elaborazione di report periodici o l’assistenza nella gestione amministrativa.
La chiarezza dell’oggetto contrattuale è essenziale: il cliente deve sapere quali prestazioni sono incluse nel compenso concordato e quali richiedono un incarico o un preventivo separato.
Incarico continuativo o prestazione singola
Un incarico continuativo è indicato quando il professionista segue stabilmente la contabilità dell’impresa o del lavoratore autonomo. Per una dichiarazione, una verifica contabile o una consulenza occasionale può invece essere più appropriato un contratto riferito a una prestazione specifica.
Elementi da indicare nel modello
Le parti devono essere identificate con dati completi, compresi codice fiscale, partita IVA se presente, sede o domicilio e recapiti. È opportuno specificare anche il soggetto che può trasmettere documenti e impartire istruzioni per conto del cliente.
| Campo del documento | Finalità | Errore frequente |
|---|---|---|
| Oggetto dell’incarico | Definisce le prestazioni contabili incluse | Usare formule troppo generiche |
| Compenso | Stabilisce importo, periodicità e spese | Non indicare IVA e costi accessori |
| Durata | Determina decorrenza, rinnovo e scadenza | Omettere le modalità di rinnovo |
| Documentazione | Indica termini e modalità di consegna dei dati | Non precisare le conseguenze del ritardo |
| Riservatezza | Tutela dati e informazioni del cliente | Trascurare le regole sul trattamento dati |
Prestazioni, documenti e responsabilità
Il contratto dovrebbe descrivere le attività comprese, come registrazioni contabili, liquidazioni, predisposizione di dichiarazioni o comunicazioni previste dall’incarico. Le prestazioni non espressamente incluse, quali contenziosi, pareri complessi o ricostruzioni contabili straordinarie, dovrebbero essere disciplinate separatamente.
Obblighi del cliente
Il cliente deve consegnare documenti completi, veritieri e tempestivi, comunicando variazioni rilevanti per la contabilità o gli adempimenti. Il professionista non può normalmente rispondere delle conseguenze derivanti da informazioni inesatte, incomplete o trasmesse oltre i termini concordati.
- Indicare con precisione le attività comprese nell’incarico.
- Stabilire un calendario per la consegna della documentazione.
- Definire i termini di pagamento del compenso.
- Prevedere il rimborso di spese e oneri documentati.
- Regolare la custodia, la restituzione e la conservazione dei documenti.
Modello modificabile
Modello del documento
CONTRATTO DI PRESTAZIONE DI SERVIZI CONTABILI
Luogo: ____________________ Data: ____________________
Tra
Il Cliente: ____________________, nato/a a ____________________ il ____________________, codice fiscale ____________________, partita IVA ____________________, con sede/domicilio in ____________________, via ____________________, n. ______, rappresentato/a da ____________________ in qualità di ____________________;
e
Il Prestatore: ____________________, con sede/domicilio in ____________________, via ____________________, n. ______, codice fiscale ____________________, partita IVA ____________________, iscritto/a a ____________________ al n. ____________________, di seguito denominato/a “Prestatore”.
Il Cliente e il Prestatore, congiuntamente, sono di seguito denominate le “Parti”.
Premesso che il Cliente intende affidare al Prestatore lo svolgimento di servizi contabili e amministrativi, le Parti convengono e stipulano quanto segue.
| Elemento | Accordo tra le Parti |
|---|---|
| Oggetto dell’incarico | ____________________ |
| Periodo di svolgimento | Dal ____________________ al ____________________ |
| Compenso | Euro ____________________ oltre IVA e oneri di legge, se dovuti |
| Modalità di pagamento | ____________________ |
| Termine di consegna documenti | ____________________ |
| Spese e rimborsi | ____________________ |
- Oggetto dell’incarico. Il Cliente incarica il Prestatore di svolgere le seguenti attività: ____________________. Restano escluse le attività non espressamente indicate, salvo successivo accordo scritto.
- Obblighi del Prestatore. Il Prestatore eseguirà l’incarico con diligenza professionale, sulla base della documentazione e delle informazioni ricevute dal Cliente, nel rispetto delle norme applicabili.
- Obblighi del Cliente. Il Cliente si impegna a fornire documenti, dati e informazioni completi, corretti e tempestivi, nonché a comunicare senza ritardo ogni variazione rilevante ai fini dell’incarico.
- Compenso e pagamenti. Il Cliente corrisponderà il compenso indicato nella tabella secondo le modalità concordate. Restano a carico del Cliente IVA, contributi, diritti, bolli, spese vive e altri oneri eventualmente dovuti.
- Durata e recesso. Il presente contratto decorre dalla data di sottoscrizione e rimane efficace fino al ____________________. Ciascuna Parte potrà recedere mediante comunicazione scritta con preavviso di ____________________ giorni, fatto salvo il pagamento delle attività maturate.
- Riservatezza. Il Prestatore si impegna a mantenere riservate le informazioni e la documentazione ricevute, salvo gli obblighi previsti dalla legge o necessari per l’esecuzione dell’incarico.
- Trattamento dei dati personali. Le Parti dichiarano di trattare i dati personali connessi al presente rapporto nel rispetto della normativa applicabile.
- Restituzione dei documenti. Alla cessazione del rapporto, il Prestatore restituirà la documentazione ricevuta secondo modalità e tempi concordati, fermo restando quanto previsto dalla legge in materia di conservazione.
- Foro competente. Per ogni controversia relativa al presente contratto sarà competente il foro di ____________________, salvo diversa disposizione inderogabile di legge.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Cliente
____________________
Il Prestatore
____________________
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Compenso, fatturazione e spese
Il compenso può essere fisso, periodico, a forfait oppure calcolato in base alle singole attività. È consigliabile chiarire se gli importi si intendono al netto o al lordo di IVA, contributi previdenziali, bolli, diritti e ulteriori spese eventualmente applicabili.
Le condizioni di pagamento devono indicare la scadenza delle fatture e gli eventuali effetti del ritardo. Quando il rapporto comporta attività aggiuntive non prevedibili, è utile prevedere un accordo scritto sul relativo compenso prima dell’esecuzione.
Prima della firma, allegare o richiamare un elenco concreto delle attività incluse: una descrizione dettagliata riduce il rischio di contestazioni sul compenso e sui compiti del professionista.
Durata, recesso e gestione della chiusura
Il contratto può avere durata determinata o indeterminata. In entrambi i casi occorre disciplinare il recesso, il preavviso, le modalità di comunicazione e il pagamento delle attività già svolte o in corso alla data di cessazione.
Alla conclusione del rapporto, le parti dovrebbero definire la restituzione della documentazione, la consegna delle elaborazioni prodotte e gli eventuali adempimenti urgenti ancora pendenti.
- Raccogliere i dati completi del cliente e del prestatore.
- Elencare le attività contabili richieste e le eventuali esclusioni.
- Concordare compenso, imposte, spese e termini di pagamento.
- Firmare il contratto e conservarne una copia sottoscritta da entrambe le parti.
Domande frequenti
Il contratto deve indicare ogni singolo adempimento?
Non è indispensabile elencare ogni attività minuta, ma l’oggetto deve essere sufficientemente determinato. È opportuno indicare le principali prestazioni, la periodicità e le attività espressamente escluse.
È possibile modificare il compenso durante il rapporto?
Sì, purché la modifica sia concordata tra le parti, preferibilmente per iscritto. Il contratto può prevedere anche criteri di revisione legati a variazioni rilevanti del volume di documenti o delle prestazioni richieste.
Chi conserva i documenti contabili?
La ripartizione degli obblighi di custodia e conservazione deve essere indicata nel contratto. Il cliente resta comunque responsabile della correttezza e della disponibilità della documentazione che fornisce al professionista.