Vzor zmluvy o poskytovaní účtovných služieb pripravený
Tento vzor zmluvy o poskytovaní účtovných služieb pomáha upraviť spoluprácu medzi podnikateľom a účtovníkom alebo účtovnou spoločnosťou. Obsahuje ustanovenia o rozsahu služieb, odovzdávaní podkladov, odmene, mlčanlivosti, zodpovednosti, trvaní zmluvy a jej ukončení.
Zmluva o poskytovaní účtovných služieb stanovuje pravidlá spolupráce medzi klientom a osobou alebo spoločnosťou, ktorá vedie jeho účtovníctvo. Pomáha presne určiť, aké úkony bude poskytovateľ vykonávať, v akých termínoch a za akú odmenu. Dobre pripravená zmluva znižuje riziko sporov pri oneskorenom odovzdaní dokladov, nesprávnych údajoch alebo nejasnom rozsahu zastupovania. Vzor je možné prispôsobiť potrebám živnostníka, obchodnej spoločnosti aj neziskovej organizácie.
Účel a význam zmluvy
Účtovné služby často zahŕňajú vedenie jednoduchého alebo podvojného účtovníctva, spracovanie miezd, prípravu daňových priznaní, výkazov a komunikáciu s úradmi. Zmluva má jasne oddeliť povinnosti klienta od povinností poskytovateľa, najmä pri predkladaní účtovných dokladov.
Bez písomného vymedzenia môže vzniknúť neistota, či dohodnutá cena zahŕňa aj mimoriadne práce, opravy chýb, zastupovanie pri kontrole alebo spracovanie oneskorene dodaných podkladov.
Údaje, ktoré by nemali chýbať
V úvode uveďte úplnú identifikáciu oboch strán vrátane obchodného mena, sídla, IČO, DIČ alebo IČ DPH, ak sú pridelené, a osoby oprávnenej konať. Pri fyzickej osobe je vhodné uviesť meno, adresu a ďalšie údaje potrebné na jednoznačnú identifikáciu.
Rozsah účtovných činností
Rozsah služby má byť konkrétny: druh účtovníctva, počet zamestnancov, spracovanie miezd, evidencia DPH, príprava podaní či vyhotovenie účtovnej závierky. Ak poskytovateľ nebude klienta zastupovať pred orgánmi verejnej moci, treba to výslovne uviesť.
| Položka zmluvy | Účel | Častá chyba |
|---|---|---|
| Zmluvné strany | Jednoznačne určuje klienta a poskytovateľa | Neúplné identifikačné údaje |
| Rozsah služieb | Vymedzuje účtovné a mzdové úkony | Príliš všeobecný opis služieb |
| Odmena | Určuje cenu, DPH a splatnosť faktúr | Chýbajúca cena za práce navyše |
| Odovzdanie dokladov | Stanovuje termín a spôsob doručenia podkladov | Neuvedenie dôsledkov omeškania klienta |
| Zodpovednosť | Upravuje postup pri chybách a škode | Zamieňanie zodpovednosti klienta a účtovníka |
Povinnosti klienta a poskytovateľa
Klient má povinnosť odovzdávať úplné, pravdivé a čitateľné doklady v dohodnutých lehotách. Poskytovateľ spracúva podklady odborne a s náležitou starostlivosťou, ale spravidla nezodpovedá za vecnú správnosť údajov, ktoré klient poskytol.
Odovzdávanie podkladov
Odporúča sa dohodnúť, či sa doklady predkladajú elektronicky, osobne alebo poštou, a určiť kontaktné osoby. Pri elektronickej komunikácii je vhodné upraviť aj formát súborov, potvrdenie prevzatia a ochranu prístupových údajov.
- určte pravidelný termín odovzdania dokladov za každý mesiac,
- uveďte, kto schvaľuje účtovné výstupy a podania,
- vymedzte povinnosť klienta oznamovať zmeny údajov,
- dohodnite spôsob archivácie a odovzdania dokumentácie,
- upravte postup pri chýbajúcich alebo rozporných dokladoch.
Upraviteľný vzor
Vzor dokumentu
ZMLUVA O POSKYTOVANÍ ÚČTOVNÝCH SLUŽIEB
uzatvorená podľa príslušných právnych predpisov Slovenskej republiky
Miesto uzatvorenia: ____________________
Dátum uzatvorenia: ____________________
Článok I. Zmluvné strany
Klient:
Obchodné meno / meno a priezvisko: ____________________
Sídlo / miesto podnikania / adresa: ____________________
IČO: ____________________
DIČ / IČ DPH: ____________________
Zastúpený/á: ____________________
Kontakt: ____________________
Poskytovateľ:
Obchodné meno / meno a priezvisko: ____________________
Sídlo / miesto podnikania / adresa: ____________________
IČO: ____________________
DIČ / IČ DPH: ____________________
Zastúpený/á: ____________________
Kontakt: ____________________
Článok II. Predmet zmluvy
Poskytovateľ sa zaväzuje poskytovať klientovi účtovné služby v rozsahu dohodnutom v tejto zmluve a klient sa zaväzuje poskytnúť potrebnú súčinnosť a zaplatiť dohodnutú odmenu.
| Premenný údaj | Dohodnuté znenie |
|---|---|
| Druh účtovníctva | ____________________ |
| Rozsah účtovných služieb | ____________________ |
| Spracovanie miezd | ____________________ |
| Termín odovzdania dokladov | ____________________ |
| Odmena bez DPH / s DPH | ____________________ |
| Splatnosť faktúr | ____________________ |
| Trvanie zmluvy | ____________________ |
Článok III. Práva a povinnosti zmluvných strán
- Poskytovateľ sa zaväzuje viesť a spracúvať účtovníctvo klienta odborne, včas a podľa odovzdaných podkladov.
- Klient sa zaväzuje odovzdávať poskytovateľovi úplné, pravdivé a čitateľné účtovné doklady najneskôr do ____________________.
- Klient bez zbytočného odkladu oznámi poskytovateľovi všetky skutočnosti významné pre účtovné a daňové spracovanie.
- Poskytovateľ je povinný zachovávať mlčanlivosť o údajoch a skutočnostiach, ktoré sa dozvie pri plnení tejto zmluvy.
- Práce nad dohodnutý rozsah služieb vykoná poskytovateľ len po dohode s klientom za odmenu vo výške ____________________.
Článok IV. Odmena a platobné podmienky
Klient zaplatí poskytovateľovi odmenu vo výške ____________________ za ____________________. Poskytovateľ je oprávnený vystaviť faktúru ____________________. Splatnosť faktúry je ____________________ dní odo dňa jej doručenia klientovi.
Článok V. Zodpovednosť a súčinnosť
Klient zodpovedá za úplnosť, vecnú správnosť a včasné odovzdanie účtovných dokladov. Poskytovateľ zodpovedá za odborné spracovanie podkladov v rozsahu tejto zmluvy. Zistené nedostatky sú zmluvné strany povinné bezodkladne oznámiť druhej strane a poskytnúť primeranú súčinnosť na ich odstránenie.
Článok VI. Trvanie a ukončenie zmluvy
Táto zmluva sa uzatvára na dobu ____________________. Zmluvu možno ukončiť písomnou dohodou, výpoveďou s výpovednou dobou ____________________ alebo odstúpením v prípadoch ustanovených právnymi predpismi alebo touto zmluvou.
Po skončení zmluvy poskytovateľ odovzdá klientovi účtovnú dokumentáciu spôsobom a v lehote: ____________________.
Článok VII. Záverečné ustanovenia
Zmeny a doplnenia tejto zmluvy sú platné len vo forme písomných, očíslovaných dodatkov podpísaných oboma zmluvnými stranami. Zmluva je vyhotovená v ____________________ rovnopisoch, pričom každá zmluvná strana dostane ____________________ rovnopis.
Zmluvné strany vyhlasujú, že si zmluvu prečítali, jej obsahu porozumeli a na znak súhlasu ju podpisujú.
Za klienta:
____________________
Meno, funkcia a podpis
Za poskytovateľa:
____________________
Meno, funkcia a podpis
Text upravte priamo tu. Zmeny sa ukladajú vo vašom prehliadači a môžete ich vytlačiť alebo exportovať do Wordu a PDF.
Odmena, fakturácia a mimoriadne práce
Odmena môže byť dohodnutá ako pevná mesačná suma, hodinová sadzba alebo kombinácia oboch spôsobov. Zmluva by mala uvádzať, či je cena s DPH alebo bez DPH, dátum splatnosti faktúr a následky omeškania s úhradou.
Samostatne určte práce nad rámec bežného rozsahu, napríklad rekonštrukciu účtovníctva, spracovanie starších období, súčinnosť pri daňovej kontrole alebo mimoriadne výkazy. Predchádzajúci písomný súhlas klienta s takouto prácou predchádza sporom o cenu.
- Spíšte všetky pravidelné činnosti, ktoré majú byť zahrnuté v cene.
- Určte počet dokladov, zamestnancov alebo hodín, ak je to pre cenu rozhodujúce.
- Dohodnite sadzbu alebo cenu za úkony nad dohodnutý rozsah.
- Uveďte splatnosť faktúr a spôsob ich doručovania.
Praktické odporúčanie: K zmluve pripojte prílohu s presným rozsahom služieb a cenníkom mimoriadnych úkonov. Pri zmene rozsahu spolupráce prílohu vždy písomne aktualizujte.
Mlčanlivosť, ochrana údajov a zodpovednosť
Účtovník pracuje s finančnými, osobnými a obchodnými údajmi klienta, preto má zmluva obsahovať povinnosť mlčanlivosti. Ak poskytovateľ spracúva osobné údaje v mene klienta, treba posúdiť aj potrebu samostatnej dohody o spracúvaní osobných údajov podľa príslušných pravidiel ochrany údajov.
V časti o zodpovednosti rozlíšte škodu spôsobenú odborným pochybením poskytovateľa od následkov neúplných alebo nepravdivých podkladov klienta. Vhodné je upraviť oznamovanie zistených chýb, lehotu na nápravu a prípadné poistenie zodpovednosti.
Trvanie a ukončenie spolupráce
Zmluvu možno uzavrieť na dobu určitú alebo neurčitú. Pri ukončení treba určiť výpovednú dobu, spôsob doručenia výpovede, vysporiadanie neuhradených záväzkov a odovzdanie účtovnej dokumentácie.
Osobitnú pozornosť venujte stavu rozpracovaných úloh ku dňu skončenia zmluvy. Dohoda by mala určiť, ktoré podania alebo závierky dokončí pôvodný poskytovateľ a za akých podmienok prevezme dokumentáciu nový účtovník.
Často kladené otázky
Musí byť zmluva o účtovných službách písomná?
Písomná forma je veľmi odporúčaná, pretože umožňuje preukázať rozsah dohody, cenu, termíny aj rozdelenie zodpovednosti. Pri citlivých účtovných a osobných údajoch zvyšuje právnu istotu oboch strán.
Môže účtovník podať daňové priznanie za klienta?
Áno, ak to vyplýva z dohodnutého rozsahu služieb a sú splnené podmienky potrebné na zastupovanie alebo elektronické podanie. Zmluva by mala presne upraviť, či poskytovateľ iba pripravuje podklady, alebo vykonáva aj podanie.
Kto zodpovedá za pravdivosť účtovných dokladov?
Klient spravidla zodpovedá za úplnosť, pravdivosť a včasné predloženie dokladov. Poskytovateľ zodpovedá za odborné spracovanie podkladov v rámci dohodnutých služieb a podľa platných právnych predpisov.