Klaar model contract voor accountancydiensten
Dit model voor een overeenkomst voor accountancydiensten helpt opdrachtgevers en accountants om duidelijke afspraken vast te leggen over de opdracht, werkzaamheden, tarieven, rapportage, vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid en beëindiging. Het bevat invulbare bepalingen die kunnen worden aangepast aan de concrete samenwerking.
Een overeenkomst voor accountancydiensten legt de afspraken vast tussen een opdrachtgever en een accountant of administratiekantoor. Het document beschrijft welke werkzaamheden worden uitgevoerd, welke informatie de opdrachtgever moet aanleveren en welke vergoeding geldt. Duidelijke schriftelijke afspraken helpen misverstanden over verantwoordelijkheden, termijnen en aanvullende werkzaamheden te voorkomen. Dit model kan worden gebruikt als basis voor een professionele opdrachtbevestiging.
Doel van de overeenkomst
De overeenkomst omschrijft de zakelijke relatie tussen de dienstverlener en de opdrachtgever. Zij geeft aan of het bijvoorbeeld gaat om het voeren van de administratie, het samenstellen van jaarrekeningen, fiscale ondersteuning, loonadministratie of advisering.
Het is verstandig de opdracht zo concreet mogelijk af te bakenen. Daarmee wordt voorkomen dat de opdrachtgever ervan uitgaat dat werkzaamheden inbegrepen zijn die niet in de overeengekomen prijs of opdracht vallen.
Opdracht en afbakening
Vermeld per dienst wat wordt geleverd, over welke periode en in welke vorm. Neem ook op welke taken uitdrukkelijk buiten de opdracht vallen, zoals een wettelijke controle, juridische advisering of het indienen van aangiften waarvoor geen volmacht is verstrekt.
Essentiële gegevens om op te nemen
Identificeer beide partijen volledig met naam, adres, inschrijvingsnummer en vertegenwoordiger indien van toepassing. Leg daarnaast de ingangsdatum, duur en wijze van opzegging vast.
| Onderdeel | Waarvoor dient het? | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Omschrijving werkzaamheden | Bakent de dienstverlening af | Te algemeen omschrijven wat de accountant doet |
| Honorarium | Legt tarief, btw en facturering vast | Geen afspraak over meerwerk maken |
| Aanleverplicht opdrachtgever | Bepaalt welke stukken tijdig nodig zijn | Geen uiterste aanleverdatum opnemen |
| Geheimhouding | Beschermt bedrijfs- en persoonsgegevens | Uitzonderingen voor wettelijke plichten vergeten |
| Aansprakelijkheid | Regelt de verdeling van risico's | Een onbeperkte of onduidelijke clausule gebruiken |
Verplichtingen van opdrachtgever en dienstverlener
De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en tijdige verstrekking van documenten en gegevens. De accountant voert de overeengekomen werkzaamheden zorgvuldig uit, maar kan doorgaans niet verantwoordelijk worden gehouden voor fouten in onvolledige of onjuiste aangeleverde informatie.
- Lever administratie, facturen en bankgegevens tijdig en volledig aan.
- Wijs één contactpersoon aan voor vragen en goedkeuringen.
- Leg deadlines voor aangiften en rapportages schriftelijk vast.
- Spreek af hoe documenten veilig worden uitgewisseld en bewaard.
- Regel vooraf de procedure voor aanvullend werk en spoedopdrachten.
Privacy en vertrouwelijkheid
Accountancydiensten gaan vaak gepaard met verwerking van financiële en persoonsgegevens. Maak daarom afspraken over geheimhouding, passende beveiliging, toegang tot gegevens en de eventuele rol van partijen onder de Algemene verordening gegevensbescherming.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
OVEREENKOMST VOOR ACCOUNTANCYDIENSTEN
Plaats: ____________________
Datum: ____________________
Tussen:
1. Opdrachtgever: ____________________, gevestigd/gevestigd te ____________________, adres ____________________, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer ____________________, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ____________________, hierna te noemen: “Opdrachtgever”;
en
2. Opdrachtnemer: ____________________, gevestigd/gevestigd te ____________________, adres ____________________, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer ____________________, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ____________________, hierna te noemen: “Opdrachtnemer”;
hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”.
Partijen komen het volgende overeen:
| Variabel onderdeel | In te vullen afspraak |
|---|---|
| Ingangsdatum | ____________________ |
| Looptijd van de overeenkomst | ____________________ |
| Omschrijving van de diensten | ____________________ |
| Honorarium / tarief | € ____________________ exclusief/inclusief btw |
| Factureringsfrequentie | ____________________ |
| Betalingstermijn | ____________________ dagen |
| Contactpersoon opdrachtgever | ____________________ |
| Opzegtermijn | ____________________ |
- Opdracht. Opdrachtgever verleent aan Opdrachtnemer opdracht tot het verrichten van de volgende accountancy- en/of administratieve diensten: ____________________. Werkzaamheden die niet uitdrukkelijk in deze overeenkomst zijn opgenomen, maken geen deel uit van de opdracht.
- Uitvoering. Opdrachtnemer zal de opdracht zorgvuldig en naar beste vermogen uitvoeren, met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving en professionele normen.
- Verplichtingen van Opdrachtgever. Opdrachtgever verstrekt alle gegevens, bescheiden, toegangsmiddelen en toelichtingen die voor de uitvoering van de opdracht nodig zijn tijdig, volledig en naar waarheid. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid daarvan.
- Honorarium en betaling. Opdrachtgever betaalt het overeengekomen honorarium zoals vermeld in de tabel. Facturen dienen binnen de afgesproken betalingstermijn te worden voldaan. Bij niet-tijdige betaling is Opdrachtgever, voor zover wettelijk toegestaan, rente en redelijke incassokosten verschuldigd.
- Meerwerk. Werkzaamheden buiten de omschreven opdracht, waaronder herstelwerkzaamheden, spoedwerk en aanvullende adviezen, worden alleen uitgevoerd na overleg en worden afzonderlijk in rekening gebracht tegen € ____________________ per uur / een nader overeengekomen vaste prijs.
- Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming. Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij in het kader van deze overeenkomst ontvangen geheim, behalve voor zover openbaarmaking noodzakelijk is op grond van een wettelijke verplichting. Partijen treffen passende maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens.
- Aansprakelijkheid. Opdrachtnemer is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming, voor zover en binnen de grenzen die bij wet en in deze overeenkomst zijn toegestaan. Iedere verdere regeling luidt als volgt: ____________________.
- Duur en beëindiging. Deze overeenkomst vangt aan op de ingangsdatum en geldt voor de overeengekomen looptijd. Ieder der Partijen kan de overeenkomst schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van ____________________. Reeds verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten blijven verschuldigd.
- Dossieroverdracht. Bij beëindiging werken Partijen redelijkerwijs mee aan de overdracht van relevante stukken, met inachtneming van openstaande betalingsverplichtingen, bewaartermijnen en privacyregels.
- Toepasselijk recht en geschillen. Op deze overeenkomst is het recht van ____________________ van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te ____________________, tenzij Partijen schriftelijk anders overeenkomen.
Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend.
Voor Opdrachtgever
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Handtekening: ____________________
Datum: ____________________
Voor Opdrachtnemer
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Handtekening: ____________________
Datum: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Tarieven, facturering en meerwerk
Beschrijf of een vaste prijs, uurtarief, abonnement of combinatie daarvan wordt toegepast. Vermeld steeds of bedragen exclusief of inclusief btw zijn, wanneer wordt gefactureerd en binnen welke termijn betaling moet plaatsvinden.
Meerwerk verdient bijzondere aandacht. Omschrijf wanneer werkzaamheden als aanvullend gelden, bijvoorbeeld bij achterstallige administratie, extra aangiften, een controle door de Belastingdienst of gewijzigde instructies van de opdrachtgever.
Praktische aanbeveling: laat iedere uitbreiding van de opdracht, inclusief de prijsafspraak, vooraf schriftelijk bevestigen door beide partijen.
Looptijd, beëindiging en overdracht
Een overeenkomst kan voor bepaalde of onbepaalde tijd worden gesloten. Neem een redelijke opzegtermijn op en regel wat er gebeurt met openstaande facturen, lopende aangiften, dossiers en digitale toegang wanneer de samenwerking eindigt.
Bij overdracht aan een nieuwe dienstverlener is het belangrijk vast te leggen welke documenten worden verstrekt, in welk formaat en onder welke voorwaarden. Houd daarbij rekening met bewaarplichten en privacyregels.
- Omschrijf de opdracht en controleer of alle diensten zijn genoemd.
- Vul de gegevens van partijen, tarieven en ingangsdatum in.
- Leg verantwoordelijkheden, deadlines en aanleverwijze vast.
- Laat beide partijen de definitieve versie ondertekenen en bewaren.
Veelgestelde vragen
Is een schriftelijke overeenkomst verplicht?
Een overeenkomst kan ook mondeling tot stand komen, maar een schriftelijk document levert duidelijk bewijs van de gemaakte afspraken. Voor een doorlopende financiële dienstverlening is een ondertekende opdrachtbevestiging sterk aan te bevelen.
Wie is verantwoordelijk voor de aangeleverde administratie?
In beginsel blijft de opdrachtgever verantwoordelijk voor de volledigheid en juistheid van de eigen administratie en bronstukken. De dienstverlener heeft wel de plicht de overeengekomen werkzaamheden zorgvuldig en professioneel uit te voeren.
Kan de accountant de overeenkomst direct beëindigen?
Dat hangt af van de afspraken en de omstandigheden. De overeenkomst kan bijvoorbeeld een regeling bevatten voor onmiddellijke beëindiging bij ernstige wanprestatie, betalingsachterstand, fraude-indicaties of een wettelijke belemmering.