Färdig mall för erbjudande om leverans av varor
En mall för erbjudande om leverans hjälper säljare och leverantörer att presentera ett tydligt kommersiellt förslag till en kund. Dokumentet samlar uppgifter om parterna, varor eller tjänster, antal, priser, leveransvillkor, betalning och offertens giltighet. Mallen kan anpassas för både enstaka beställningar och återkommande leveranser.
Ett erbjudande om leverans är ett skriftligt kommersiellt förslag från en leverantör till en kund. Det beskriver vilka varor eller tjänster som erbjuds, till vilket pris och på vilka villkor leveransen ska ske. En tydlig offert minskar risken för missförstånd innan kunden beställer. Den kan också fungera som underlag för en senare orderbekräftelse eller ett avtal.
Vad är ett erbjudande om leverans?
Dokumentet används för att lämna ett preciserat erbjudande om försäljning och leverans. Det bör göra det möjligt för mottagaren att bedöma omfattning, kostnad, leveranstid och övriga villkor utan att behöva begära kompletteringar.
Om kunden accepterar erbjudandet inom angiven giltighetstid kan det, beroende på formulering och omständigheter, få avtalsrättslig betydelse. Därför bör innehållet vara sakligt, korrekt och förenligt med företagets faktiska leveransförmåga.
Viktiga uppgifter att ta med
Ange alltid fullständiga kontaktuppgifter för både leverantören och kunden samt ett unikt offertnummer. Beskriv produkterna eller tjänsterna så konkret som möjligt, inklusive artikelnummer, specifikationer, antal och enheter.
Pris och skatter
Redovisa styckepris, rabatter, eventuell frakt, moms och totalbelopp på ett lättbegripligt sätt. Det ska framgå om priserna är fasta, preliminära eller föremål för indexering eller andra justeringar.
| Fält | Syfte | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Offertnummer | Identifierar erbjudandet | Nummer saknas eller återanvänds |
| Varubeskrivning | Anger vad som ska levereras | Alltför generell beskrivning |
| Leveransdatum | Klargör tidpunkten för leverans | Ingen uppgift om preliminärt datum |
| Betalningsvillkor | Reglerar när och hur betalning ska ske | Förfallodag eller dröjsmålsvillkor saknas |
| Giltighetstid | Begränsar hur länge erbjudandet gäller | Ingen sista dag för accept |
Leverans- och betalningsvillkor
Villkoren bör ange leveransadress, beräknad leveranstid, transportsätt och vem som ansvarar för fraktkostnad. Vid behov bör erbjudandet även ange när risken för varan övergår och hur mottagaren ska reklamera transportskador eller felaktiga leveranser.
Giltighet och accept
Ange ett tydligt sista datum eller en tydlig tidsperiod för kundens accept. Beskriv även vilken acceptform som godtas, exempelvis undertecknande, e-postsvar eller en skriftlig inköpsorder.
- Kontrollera kundens företagsnamn och organisationsnummer.
- Specificera varje vara eller tjänst med mängd och enhet.
- Ange om moms, frakt och emballage ingår i priset.
- Förklara leveranstid och eventuell kapacitetsreservation.
- Fastställ offertens sista giltighetsdag.
Redigerbar mall
Dokumentmall
MALL FÖR ERBJUDANDE OM LEVERANS
Ort och datum: ____________________, den ____________________
Offertnummer: ____________________
Giltig till och med: ____________________
Leverantör
Namn/företagsnamn: ____________________
Organisationsnummer/personnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
E-post och telefon: ____________________
Kund
Namn/företagsnamn: ____________________
Organisationsnummer/personnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
E-post och telefon: ____________________
Leverantören erbjuder härmed kunden följande leverans enligt nedanstående villkor.
| Benämning | Artikelnummer/specifikation | Antal | Enhetspris exkl. moms | Belopp exkl. moms |
|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Varusumma exkl. moms | ____________________ | |||
| Frakt/övriga kostnader exkl. moms | ____________________ | |||
| Moms | ____________________ | |||
| Totalt att betala inkl. moms | ____________________ | |||
- Leverans: Leverans ska ske till ____________________ senast/preliminärt den ____________________. Transportsätt: ____________________.
- Pris: Angivna priser är ____________________ och gäller under offertens giltighetstid. Eventuella prisreservationer: ____________________.
- Betalning: Betalning ska ske inom ____________________ dagar från fakturadatum. Dröjsmålsränta och avgifter tillämpas enligt ____________________.
- Kontroll och reklamation: Kunden ska kontrollera leveransen vid mottagandet och skriftligen meddela eventuella avvikelser inom ____________________ dagar.
- Giltighet och accept: Erbjudandet gäller till och med ____________________. Accept lämnas genom ____________________.
- Övriga villkor: ____________________.
Genom undertecknande eller annan överenskommen accept bekräftar kunden att villkoren i detta erbjudande godtas.
För leverantören
____________________
Namn: ____________________
Befattning: ____________________
Datum: ____________________
För kunden / Accept
____________________
Namn: ____________________
Befattning: ____________________
Datum: ____________________
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Så använder du mallen
Fyll först i uppgifterna om leverantör och kund. Lägg därefter in varor eller tjänster rad för rad, med tydliga priser och eventuella rabatter. Anpassa villkoren till den aktuella affären innan dokumentet skickas.
- Identifiera parterna och ge offerten ett referensnummer.
- Beskriv leveransens innehåll och omfattning.
- Beräkna priser, moms, frakt och totalsumma.
- Ange villkor, giltighetstid och sättet för accept.
Skicka inte en offert med oklara priser eller leveranstider. Spara alltid en daterad kopia av den version som skickas till kunden.
Vanliga misstag att undvika
Ett vanligt misstag är att använda allmänna formuleringar som inte beskriver varans kvalitet, omfattning eller leveranstid. Ett annat är att utelämna uppgifter om moms, betalningsfrist eller kostnader som tillkommer utöver varupriset.
Var också försiktig med formuleringar om ansvar, garanti och rätt att ändra pris eller leveranstid. Om affären är betydande eller innehåller särskilda risker bör villkoren granskas innan de används.
Vanliga frågor
Är ett erbjudande om leverans bindande?
Det kan vara bindande om det innehåller tillräckligt bestämda villkor och accepteras i rätt tid. Bedömningen beror på formuleringen, parternas kommunikation och tillämplig lag.
Hur länge bör en offert gälla?
Giltighetstiden beror på marknaden och leveransens art. En tydlig sista acceptdag minskar osäkerheten för båda parter.
Kan priset ändras efter att offerten har skickats?
Det beror på om offerten har accepterats och vilka reservationer som angetts. Ändringar bör alltid kommuniceras skriftligt och godkännas av berörda parter.