Klaar model offerte voor levering van goederen
Dit model voor een offerte voor levering helpt leveranciers en verkopers om een duidelijk voorstel aan klanten op te stellen. Het bevat ruimte voor gegevens van beide partijen, een omschrijving van de goederen, aantallen, prijzen, btw, levertermijn, betalingsafspraken, geldigheidsduur en algemene voorwaarden.
Een offerte voor levering is een schriftelijk voorstel waarin een leverancier de goederen, prijzen en voorwaarden voor een voorgenomen verkoop vastlegt. Een goed opgesteld document voorkomt onduidelijkheid over wat precies wordt geleverd, wanneer dit gebeurt en welke prijs de afnemer betaalt. Het kan worden gebruikt voor eenmalige bestellingen of als basis voor een terugkerende zakelijke samenwerking. Na aanvaarding kan een offerte, afhankelijk van de inhoud en omstandigheden, bindende afspraken opleveren.
Wat is een offerte voor levering?
Een offerte voor levering beschrijft het aanbod van een leverancier aan een klant voor de verkoop en aflevering van goederen. Naast de productomschrijving worden doorgaans aantallen, eenheidsprijzen, belastingen, levermomenten en betalingsvoorwaarden opgenomen.
Het document is vooral nuttig wanneer de bestelling maatwerk bevat, meerdere producten omvat of wanneer levering op een bepaalde locatie en datum essentieel is. Door alle kernpunten vooraf vast te leggen, kunnen partijen misverstanden en discussies achteraf beperken.
Essentiële gegevens in de offerte
Neem de volledige naam, het adres en de contactgegevens van leverancier en afnemer op. Vermeld ook een offertenummer en de datum, zodat het voorstel eenvoudig terug te vinden is en de geldigheidsduur duidelijk kan worden bepaald.
| Onderdeel | Waarvoor dient het? | Veelvoorkomende fout |
|---|---|---|
| Offertenummer | Identificatie en administratieve opvolging | Geen uniek kenmerk gebruiken |
| Productomschrijving | Vastleggen welke goederen worden geleverd | Te algemene of onvolledige omschrijving |
| Prijs en btw | Inzicht geven in het totale te betalen bedrag | Niet vermelden of prijzen inclusief btw zijn |
| Levertijd | Afspraken maken over aflevering | Alleen een vage termijn opnemen |
| Betalingsvoorwaarden | Moment en wijze van betaling bepalen | Geen betaaltermijn of rekeninggegevens noemen |
Omschrijving van de goederen
Beschrijf elk product zo nauwkeurig mogelijk. Noteer bijvoorbeeld merk, type, artikelnummer, technische specificaties, hoeveelheid, verpakking en eventuele kwaliteits- of keuringsvereisten. Voeg indien nodig een bijlage toe met specificaties of tekeningen.
Prijs, belastingen en betaling
Vermeld per regel de hoeveelheid, de eenheidsprijs, eventuele korting en het subtotaal. Geef vervolgens duidelijk aan welk btw-tarief geldt, of de prijzen inclusief of exclusief btw zijn en welke bijkomende kosten, zoals vervoer, verpakking of verzekering, voor rekening van de afnemer komen.
Leg ook de betaalwijze en betaaltermijn vast, bijvoorbeeld betaling binnen dertig dagen na factuurdatum. Wanneer een voorschot nodig is, vermeld dan het bedrag of percentage en het moment waarop dit moet worden betaald.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
OFFERTE VOOR LEVERING VAN GOEDEREN
Offertenummer: ____________________
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Geldig tot en met: ____________________
Gegevens van de leverancier
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
KvK-nummer: ____________________ Btw-nummer: ____________________
Contactpersoon: ____________________
Gegevens van de afnemer
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
KvK-nummer / btw-nummer: ____________________
Contactpersoon: ____________________
Specificatie van de levering
| Nr. | Omschrijving goederen | Aantal | Eenheid | Prijs per eenheid excl. btw | Totaal excl. btw |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| 4 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| Subtotaal excl. btw | € ____________________ | ||||
| Btw (____ %) | € ____________________ | ||||
| Transport- en overige kosten | € ____________________ | ||||
| Totaal incl. btw | € ____________________ | ||||
Voorwaarden
- Levering: De goederen worden geleverd op of vóór ____________________ op het volgende adres: ____________________.
- Transport: Het transport wordt verzorgd door ____________________. De transportkosten zijn voor rekening van ____________________.
- Betaling: Betaling dient plaats te vinden binnen ____________________ dagen na factuurdatum, op rekening ____________________, ten name van ____________________.
- Controle bij ontvangst: De afnemer controleert de goederen bij ontvangst op aantallen, zichtbare schade en overeenstemming met deze offerte.
- Klachten: Klachten worden schriftelijk gemeld binnen ____________________ dagen na ontvangst, met een duidelijke omschrijving van het gebrek.
- Geldigheid: Deze offerte is geldig tot en met ____________________. Aanvaarding geschiedt schriftelijk of per e-mail onder vermelding van het offertenummer.
- Aanvullende voorwaarden: ____________________.
Door ondertekening verklaart de afnemer deze offerte en de daarin opgenomen voorwaarden te aanvaarden.
Namens de leverancier
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Handtekening: ____________________
Datum: ____________________
Voor akkoord namens de afnemer
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Handtekening: ____________________
Datum: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Levering, controle en risico
De offerte moet vermelden waar en binnen welke termijn de goederen worden geleverd. Benoem tevens wie het transport regelt en betaalt, en of een levering in delen mogelijk is. Bij internationale transacties kan het verstandig zijn een toepasselijke Incoterm expliciet te noemen.
Ontvangst en klachten
Spreek af dat de afnemer de goederen bij ontvangst controleert op aantallen, zichtbare schade en overeenstemming met de bestelling. Leg vast binnen welke redelijke termijn klachten of gebreken schriftelijk moeten worden gemeld, zonder afbreuk te doen aan dwingendrechtelijke wettelijke rechten.
- Gebruik een uniek offertenummer en een duidelijke datum.
- Specificeer goederen per productregel en vermeld de aantallen.
- Maak onderscheid tussen prijzen exclusief en inclusief btw.
- Noem een concrete leverplaats en levertermijn.
- Beschrijf de geldigheidsduur en wijze van aanvaarding.
Laat de afnemer de offerte schriftelijk aanvaarden en bewaar de aanvaarding samen met eventuele bijlagen. Zo is beter aantoonbaar welke voorwaarden partijen hebben afgesproken.
Geldigheid en aanvaarding van het aanbod
Een offerte blijft niet onbeperkt geldig. Vermeld daarom een uiterste datum waarop de klant het voorstel schriftelijk kan aanvaarden. Na die datum kan de leverancier het aanbod wijzigen of intrekken, voor zover dat juridisch mogelijk is.
Geef aan hoe aanvaarding plaatsvindt, bijvoorbeeld door ondertekening, een e-mail met expliciete instemming of een inkooporder die naar het offertenummer verwijst. Afwijkingen of aanvullingen van de klant moeten bij voorkeur eerst schriftelijk door de leverancier worden bevestigd.
- Vul de gegevens van leverancier en afnemer volledig in.
- Werk de goederen, aantallen en prijzen per regel uit.
- Bepaal levering, betaling, geldigheid en eventuele aanvullende voorwaarden.
- Stuur de offerte toe en vraag om een duidelijke schriftelijke aanvaarding.
Veelgestelde vragen
Is een ondertekende offerte bindend?
Een aanvaarde offerte kan een overeenkomst vormen wanneer aanbod en aanvaarding voldoende duidelijk op elkaar aansluiten. De precieze gevolgen hangen af van de tekst van de offerte, de communicatie tussen partijen en het toepasselijke recht.
Moet btw altijd in de offerte staan?
Het is raadzaam om de prijsopbouw transparant te maken en duidelijk te vermelden of bedragen inclusief of exclusief btw zijn. Welke factuur- en btw-verplichtingen precies gelden, hangt af van de onderneming, transactie en toepasselijke belastingregels.
Kan een leverancier een offerte intrekken?
Dat kan in sommige gevallen, bijvoorbeeld voordat de offerte is aanvaard of wanneer een voorbehoud is opgenomen. Zodra een aanbod is aanvaard, kunnen andere regels gelden; beoordeel daarom altijd de concrete situatie en de gekozen voorwaarden.