Beställningssedel – färdig mall för kundorder
En beställningssedel är ett praktiskt underlag för att dokumentera en kunds order innan leverans eller fakturering sker. Den färdiga mallen hjälper säljare och företag att ange kunduppgifter, artiklar, antal, priser, moms, leveransuppgifter och betalningsvillkor på ett enhetligt sätt.
En beställningssedel används för att samla och bekräfta uppgifter om en kundorder. Den skapar en tydlig överenskommelse om vilka varor eller tjänster som ska levereras, till vilket pris och på vilka villkor. Ett väl ifyllt underlag minskar risken för missförstånd mellan säljare och kund. Mallen kan anpassas för både varuförsäljning och tjänsteuppdrag.
Vad är en beställningssedel?
En beställningssedel, även kallad orderblankett eller kundorder, är ett dokument som registrerar kundens beställning. Den kan användas som internt arbetsunderlag, som bekräftelse till kunden eller som grund för leverans och fakturering.
Dokumentet bör skiljas från en offert. En offert presenterar normalt ett erbjudande, medan beställningssedeln anger den order som kunden faktiskt har accepterat eller lämnat.
Viktiga uppgifter i dokumentet
För att ordern ska vara lätt att hantera behöver den innehålla identifierande uppgifter om parterna, orderdatum och en tydlig specifikation av det som beställs. Ange alltid belopp exklusive och inklusive moms när moms är tillämplig.
| Fält | Funktion | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Ordernummer | Gör ordern spårbar i administrationen | Nummer saknas eller återanvänds |
| Kunduppgifter | Identifierar beställaren och kontaktpersonen | Fel faktura- eller leveransadress |
| Artikel eller tjänst | Beskriver vad kunden köper | För otydlig beskrivning |
| Antal och pris | Visar omfattning och ersättning | Moms eller rabatt har utelämnats |
| Leveransvillkor | Anger tid, plats och ansvar för leverans | Leveransdatum är inte angivet |
Uppgifter om kunden
Ange kundens namn, organisationsnummer eller personnummer när det är relevant, adress, e-post och telefonnummer. För företagskunder bör även referensperson eller inköpsnummer tas med om kunden kräver det.
Pris och betalning
Specificera styckepris, antal, rabatter, moms och totalsumma. Skriv även förfallodag, betalningssätt och eventuella dröjsmålsvillkor för att undvika oklarheter.
Så fyller du i beställningssedeln
Kontrollera uppgifterna tillsammans med kunden innan ordern bekräftas. Om kunden har godkänt en offert bör beställningssedeln hänvisa till offertnummer och datum så att dokumenten kan kopplas samman.
- Tilldela beställningen ett unikt ordernummer.
- Fyll i säljarens och kundens kontaktuppgifter.
- Specificera samtliga varor eller tjänster med antal och priser.
- Ange leverans-, betalnings- och godkännandeförutsättningar.
Redigerbar mall
Dokumentmall
BESTÄLLNINGSSEDEL
Ordernummer: ____________________
Ort och datum: ____________________, den ____________________
Säljare
Företagsnamn: ____________________
Organisationsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
Telefon och e-post: ____________________
Kund
Namn/Företagsnamn: ____________________
Personnummer/organisationsnummer: ____________________
Fakturaadress: ____________________
Leveransadress: ____________________
Kontaktperson: ____________________
Telefon och e-post: ____________________
Beställning
| Artikel/tjänst | Beskrivning | Antal | Á-pris exkl. moms | Moms | Belopp exkl. moms |
|---|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ kr | ____________________ % | ____________________ kr |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ kr | ____________________ % | ____________________ kr |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ kr | ____________________ % | ____________________ kr |
Delsumma exklusive moms: ____________________ kr
Moms: ____________________ kr
Totalt belopp inklusive moms: ____________________ kr
Leverans och betalning
| Leveransdatum eller tidsfrist | ____________________ |
|---|---|
| Leveranssätt | ____________________ |
| Betalningsvillkor | ____________________ |
| Förfallodag | ____________________ |
| Övriga överenskommelser | ____________________ |
Villkor
- Beställningen omfattar de varor eller tjänster som anges i denna beställningssedel.
- Leverans ska ske enligt angivet leveransdatum eller enligt annan skriftlig överenskommelse.
- Betalning ska ske enligt angivna betalningsvillkor.
- Ändringar eller tillägg till beställningen ska godkännas skriftligen av båda parter.
Genom underskrift eller annat skriftligt godkännande bekräftar parterna uppgifterna och villkoren i denna beställningssedel.
______________________________
Säljare, namnförtydligande och datum
______________________________
Kund, namnförtydligande och datum
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Villkor som bör framgå
Villkoren ska vara lätta att läsa och stå i proportion till affären. Särskilt viktigt är att ange när leverans ska ske, vem som ansvarar för transport och vad som gäller vid ändringar, förseningar eller reklamationer.
- Beräknat eller avtalat leveransdatum.
- Leveransadress och eventuella transportkostnader.
- Betalningsvillkor och förfallodag.
- Regler för ändring eller avbeställning.
- Hänvisning till eventuella allmänna villkor.
Skicka alltid en kopia av den ifyllda och godkända beställningssedeln till kunden och spara den tillsammans med eventuell offert och korrespondens.
Kontroll före bekräftelse
Innan beställningen behandlas bör säljaren kontrollera att pris, tillgänglighet och leveranskapacitet stämmer. Det är också klokt att säkerställa att kundens faktureringsuppgifter är kompletta.
Vid större eller återkommande affärer kan beställningssedeln kompletteras med särskilda avtalsvillkor. Se till att sådana villkor uttryckligen hänvisas till i orderunderlaget.
Vanliga frågor
Är en beställningssedel samma sak som en faktura?
Nej. Beställningssedeln dokumenterar ordern, medan fakturan är ett betalningskrav som normalt utfärdas efter leverans eller enligt avtalad faktureringsplan.
Måste kunden skriva under beställningssedeln?
Det beror på parternas rutiner och avtal. En underskrift eller ett dokumenterat godkännande via e-post kan dock vara värdefullt som bevis på att kunden har accepterat ordern.
Kan dokumentet användas för tjänster?
Ja. För tjänster bör omfattning, tidsperiod, timpris eller fast pris, leveransresultat och eventuella avgränsningar beskrivas särskilt tydligt.