Modèle prêt à l’emploi de proposition de fourniture
Ce modèle de proposition de fourniture permet à un fournisseur de présenter une offre commerciale structurée à son client. Il rassemble les produits ou services proposés, les quantités, les prix, les délais de livraison, les modalités de paiement et les conditions essentielles de la vente.
La proposition de fourniture est un document commercial par lequel un fournisseur présente à un client les biens, prix et conditions qu’il propose. Elle sert à formaliser une offre avant la commande et à éviter les malentendus sur le contenu de la prestation. Une proposition précise facilite la comparaison des offres et la validation interne du client. Lorsqu’elle est acceptée, elle peut constituer un élément important de la relation contractuelle.
Utilité d’une proposition de fourniture
Ce document permet de détailler les produits ou matériels proposés, leurs références, leurs quantités et leurs caractéristiques. Il définit aussi les conditions économiques et logistiques applicables à la future fourniture.
Une offre bien rédigée aide le client à prendre une décision informée et protège le fournisseur en matérialisant le périmètre exact de son engagement. Elle peut être accompagnée de catalogues, fiches techniques ou conditions générales de vente.
Informations essentielles à inclure
Les parties doivent être identifiées sans ambiguïté, avec leur dénomination, adresse et coordonnées. La proposition doit porter une référence unique ainsi qu’une date d’émission et une durée de validité.
Identification et objet de l’offre
L’objet doit préciser la nature de la fourniture : marchandises, équipements, consommables, pièces détachées ou produits fabriqués sur commande. Indiquez les références, normes éventuelles et caractéristiques techniques nécessaires.
| Champ du document | Utilité | Erreur fréquente |
|---|---|---|
| Référence de l’offre | Assurer le suivi et les échanges | Utiliser une référence non unique |
| Désignation des produits | Définir précisément la fourniture | Employer une description trop générale |
| Prix et taxes | Présenter le montant réellement applicable | Ne pas préciser HT, TVA et TTC |
| Délai de livraison | Organiser la réception des biens | Omettre le point de départ du délai |
| Modalités de paiement | Prévoir l’échéance et le moyen de règlement | Ne pas indiquer les conditions de paiement |
Prix, taxes et conditions de paiement
Chaque ligne de fourniture doit indiquer la quantité, le prix unitaire et le montant total. Il convient de distinguer le montant hors taxes, le taux de TVA applicable, les frais éventuels et le total toutes taxes comprises.
Éléments financiers à vérifier
Précisez les remises, acomptes, frais de transport, frais d’emballage et éventuelles pénalités de retard. Les conditions de règlement doivent indiquer le délai, le mode de paiement et les coordonnées nécessaires au paiement.
- Vérifier la cohérence entre quantités, prix unitaires et totaux.
- Indiquer clairement la devise utilisée.
- Préciser si les frais de livraison sont inclus ou facturés séparément.
- Mentionner la durée de validité de l’offre.
- Joindre les conditions générales de vente lorsqu’elles s’appliquent.
Modèle modifiable
Modèle du document
PROPOSITION DE FOURNITURE
Référence de la proposition : ____________________
Lieu : ____________________ Date : ____ / ____ / ______
Durée de validité de l’offre : ____________________
1. Identification des parties
Fournisseur
Raison sociale : ____________________
Forme juridique : ____________________
Adresse : ____________________
N° SIREN / immatriculation : ____________________
Représenté par : ____________________
Courriel / téléphone : ____________________
Client
Raison sociale ou nom : ____________________
Adresse : ____________________
N° SIREN / immatriculation, le cas échéant : ____________________
Représenté par : ____________________
Courriel / téléphone : ____________________
2. Objet de la proposition
Le fournisseur propose au client la fourniture des biens décrits ci-dessous, conformément aux conditions de la présente proposition.
| N° | Désignation / référence | Quantité | Prix unitaire HT | Montant HT |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 4 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Total HT | ____________________ | |||
| TVA : taux et montant | ____________________ | |||
| Total TTC | ____________________ | |||
3. Conditions de fourniture
- Prix : Les prix indiqués sont exprimés en ____________________ et sont valables jusqu’au ____________________.
- Livraison : Le lieu de livraison est ____________________. Le délai prévisionnel est de ____________________ à compter de ____________________.
- Transport et frais : Les frais de transport, d’emballage ou d’assurance sont ____________________.
- Paiement : Le règlement s’effectuera par ____________________, dans un délai de ____________________ à compter de ____________________.
- Réception : Le client vérifiera les fournitures à leur réception et signalera toute réserve dans le délai de ____________________.
- Garantie : Les fournitures bénéficient de la garantie suivante : ____________________.
- Conditions générales : Les conditions générales de vente du fournisseur sont jointes à la présente proposition : oui / non.
4. Acceptation
La présente proposition est acceptée sans réserve par le client, qui reconnaît avoir pris connaissance des conditions ci-dessus et, le cas échéant, des conditions générales de vente annexées.
Fait à ____________________, le ____ / ____ / ______, en deux exemplaires.
Le fournisseur
Nom : ____________________
Fonction : ____________________
Signature et cachet :
____________________
Le client
Nom : ____________________
Fonction : ____________________
Signature précédée de la mention « Bon pour accord » :
____________________
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Livraison, réception et garanties
La proposition doit indiquer le lieu de livraison, le délai prévisionnel et les modalités de transport. Si le délai dépend de la réception d’un acompte, d’une validation technique ou d’un approvisionnement, cette condition doit être clairement formulée.
Il est également utile de prévoir les règles de réception, les réserves à signaler en cas d’avarie et les conditions de garantie. Pour les produits techniques, joignez les notices, certificats de conformité ou spécifications applicables.
Avant d’envoyer l’offre, relisez les références, les quantités et les montants : une erreur sur ces éléments peut entraîner un engagement commercial coûteux.
Comment préparer et faire accepter l’offre
Adaptez la proposition aux besoins exprimés par le client et conservez une copie datée de la version transmise. Une acceptation écrite, datée et signée, ou une commande reprenant clairement la référence de l’offre, renforce la traçabilité de l’accord.
- Recueillir les besoins et spécifications du client.
- Vérifier la disponibilité, les coûts et les délais applicables.
- Rédiger l’offre avec les prix, taxes et conditions détaillées.
- Obtenir une acceptation écrite avant le lancement de la fourniture.
Questions fréquentes
Une proposition de fourniture vaut-elle contrat ?
Elle peut contribuer à former un contrat lorsqu’elle contient les éléments essentiels de l’offre et qu’elle est acceptée sans réserve. L’effet juridique dépend toutefois des conditions prévues et du droit applicable.
Quelle durée de validité indiquer ?
La durée doit être adaptée au marché, à la volatilité des prix et aux délais d’approvisionnement. Une période clairement définie évite qu’une ancienne offre soit acceptée dans un contexte différent.
Faut-il faire signer la proposition ?
La signature du client est recommandée, accompagnée de la mention « bon pour accord » ou d’une formule équivalente. Une commande écrite faisant référence à la proposition peut aussi constituer une preuve utile.