Modello pronto di proposta di fornitura commerciale
Il modello di proposta di fornitura consente a fornitori e clienti di definire per iscritto beni o servizi offerti, quantità, prezzi, termini di pagamento, consegna e validità dell’offerta. È utile per rendere trasparenti le condizioni commerciali, ridurre incomprensioni e predisporre una base ordinata per l’eventuale ordine o contratto successivo.
Una proposta di fornitura è un documento commerciale con cui un’impresa presenta a un potenziale cliente le condizioni per la vendita di beni o l’erogazione di servizi. Indica in modo chiaro oggetto, quantità, prezzi, tempi di consegna e modalità di pagamento. Un testo ben strutturato aiuta le parti a valutare l’offerta prima dell’accettazione. Può inoltre costituire una base utile per il successivo ordine, contratto o conferma d’ordine.
Funzione della proposta di fornitura
La proposta serve a formalizzare un’offerta commerciale e a rendere verificabili le condizioni proposte dal fornitore. Deve essere redatta in modo comprensibile, evitando formulazioni ambigue su prodotti, prestazioni, importi e scadenze.
La sua accettazione può produrre effetti giuridici in base al contenuto del documento, alle comunicazioni tra le parti e alla normativa applicabile. Per questo motivo è opportuno indicare espressamente il periodo di validità e le modalità previste per l’accettazione.
Proposta, preventivo e ordine
La proposta di fornitura descrive le condizioni alle quali il fornitore è disponibile a operare. Il preventivo può avere una funzione analoga, mentre l’ordine rappresenta normalmente la richiesta del cliente di acquistare alle condizioni concordate o indicate.
Informazioni essenziali da inserire
Il documento dovrebbe identificare con precisione le parti, riportando denominazione, sede, codice fiscale o partita IVA quando applicabili, nonché i recapiti utili. L’oggetto della fornitura deve essere dettagliato abbastanza da evitare dubbi sulla qualità, sul modello o sulle caratteristiche dei beni e servizi.
| Campo del documento | Finalità | Errore frequente |
|---|---|---|
| Dati delle parti | Identificare fornitore e cliente | Omettere sede o partita IVA |
| Descrizione della fornitura | Definire beni o servizi offerti | Usare descrizioni generiche |
| Prezzo e imposte | Chiarire importo imponibile, IVA e totale | Non specificare se il prezzo include l’IVA |
| Termine di consegna | Stabilire quando e dove consegnare | Indicare una data senza luogo di consegna |
| Validità dell’offerta | Limitare nel tempo le condizioni proposte | Non indicare alcuna scadenza |
Prezzi, pagamenti e consegna
Il prezzo deve indicare la valuta, la base imponibile, l’IVA o altre imposte applicabili, le eventuali spese accessorie e il totale complessivo. Se i prezzi sono soggetti a condizioni particolari, come quantità minime o oscillazioni delle materie prime, tali circostanze vanno dichiarate in modo esplicito.
Le condizioni di pagamento devono precisare scadenza, mezzo di pagamento, coordinate eventualmente necessarie e conseguenze di un ritardo, nel rispetto della disciplina applicabile. Anche il luogo, il termine e le modalità di consegna meritano una formulazione puntuale.
Spese e oneri accessori
Trasporto, imballaggio, installazione, assicurazione e altri oneri possono incidere sensibilmente sul costo finale. È consigliabile indicare se tali voci sono comprese nel prezzo oppure addebitate separatamente.
Modello modificabile
Modello del documento
PROPOSTA DI FORNITURA
Luogo e data: ____________________, ____ / ____ / __________
Numero proposta: ____________________
FORNITORE
Denominazione/Ragione sociale: ____________________
Sede legale: ____________________
Codice fiscale/Partita IVA: ____________________
PEC/E-mail: ____________________
Rappresentato da: ____________________
CLIENTE
Denominazione/Ragione sociale: ____________________
Sede legale: ____________________
Codice fiscale/Partita IVA: ____________________
PEC/E-mail: ____________________
Rappresentato da: ____________________
Il Fornitore sottopone al Cliente la seguente proposta di fornitura, alle condizioni indicate nel presente documento.
| Descrizione beni/servizi | Codice | Quantità | Prezzo unitario | Sconto | Importo |
|---|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | ____________________ | € ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | ____________________ | € ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | ____________________ | € ____________________ |
Imponibile: € ____________________
IVA: € ____________________
Spese di trasporto/imballaggio: € ____________________
Totale proposta: € ____________________
- Oggetto della fornitura. Il Fornitore si impegna a fornire i beni e/o servizi descritti nella tabella sopra riportata, secondo le caratteristiche e le quantità indicate.
- Consegna. La consegna sarà effettuata entro il ____________________, presso ____________________. Eventuali modalità particolari di consegna: ____________________.
- Pagamento. Il pagamento avverrà mediante ____________________, entro ____________________ dalla data di ____________________. Coordinate bancarie del Fornitore: ____________________.
- Prezzi e imposte. I prezzi indicati sono ☐ al netto di IVA ☐ comprensivi di IVA. Eventuali ulteriori oneri o spese: ____________________.
- Validità della proposta. La presente proposta è valida fino al ____ / ____ / __________. Decorso tale termine, il Fornitore potrà modificare o revocare le condizioni indicate.
- Accettazione. Il Cliente accetta la presente proposta mediante sottoscrizione e restituzione al Fornitore, oppure con altra comunicazione scritta espressamente accettata dalle parti.
- Condizioni particolari. ________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Allegati: ☐ Scheda tecnica ☐ Condizioni generali di vendita ☐ Altro: ____________________
Per il Fornitore
____________________
Firma e timbro
Per accettazione, il Cliente
____________________
Firma e timbro
Modifica il testo direttamente qui. Le modifiche restano nel tuo browser e puoi stamparle o esportarle in Word e PDF.
Controlli prima dell’invio
Prima di inviare la proposta, è utile verificare la coerenza tra quantità, prezzi unitari, aliquote fiscali e totale. Occorre inoltre controllare che le condizioni tecniche e commerciali siano effettivamente realizzabili dal fornitore.
- Verificare la corretta identificazione del cliente.
- Descrivere prodotti o servizi con codici, quantità e caratteristiche.
- Indicare prezzi unitari, sconti, IVA e totale finale.
- Specificare il luogo e il termine di consegna.
- Definire durata e modalità di accettazione della proposta.
Conservare una copia della proposta inviata e della relativa accettazione, comprese le comunicazioni elettroniche che ne documentano contenuto e data.
Come utilizzare il modello
Il modello può essere adattato alla singola trattativa compilando tutti i campi variabili e allegando, se necessario, schede tecniche, listini, condizioni generali o un capitolato. Gli allegati devono essere richiamati espressamente nel testo della proposta.
- Inserire luogo, data e dati completi di fornitore e cliente.
- Compilare la tabella con prodotti o servizi, quantità e prezzi.
- Definire consegna, pagamento, validità e condizioni particolari.
- Firmare il documento e trasmetterlo con una modalità tracciabile.
Domande frequenti
La proposta di fornitura è vincolante?
Può diventarlo in base alla sua formulazione, al termine di validità, alla modalità di accettazione e alla legge applicabile. Per casi rilevanti è opportuno richiedere una verifica professionale.
È necessario indicare l’IVA?
Quando applicabile, è opportuno specificare imponibile, aliquota IVA, importo dell’imposta e totale, oltre a eventuali regimi fiscali o esenzioni pertinenti.
Il cliente può modificare le condizioni proposte?
Sì, ma una risposta con modifiche può costituire una controproposta anziché un’accettazione integrale. Le variazioni dovrebbero essere confermate per iscritto dal fornitore.