Mal Tedarik Teklifi İçin Hazır Doküman Modeli
Bu mal tedarik teklifi modeli, satıcıların ürün veya malzeme tedarikine ilişkin fiyat, miktar, teslimat, ödeme ve geçerlilik koşullarını açık biçimde sunmasına yardımcı olur. Ticari görüşmelerde tarafların beklentilerini yazılı hâle getirerek yanlış anlaşılma ve uyuşmazlık riskini azaltmak için düzenlenmiştir.
Mal tedarik teklifi, bir satıcının belirli ürünleri hangi miktar, fiyat ve koşullarla sağlayacağını alıcıya bildirdiği ticari belgedir. Teklifin açık ve ölçülebilir olması, sipariş aşamasındaki belirsizlikleri azaltır. Ürün tanımı, birim fiyat, teslimat süresi ve ödeme yöntemi gibi unsurlar belgenin temelini oluşturur. Yazılı bir teklif, tarafların ticari müzakerelerini daha düzenli yürütmesine de yardımcı olur.
Mal tedarik teklifi nedir?
Mal tedarik teklifi; ürün, hammadde, ekipman veya sarf malzemesi sağlayacak işletmenin ticari koşullarını içeren yazılı öneridir. Teklif kabul edildiğinde, tarafların ayrıca sipariş formu veya sözleşme düzenlemesi gerekebilir.
Belgede teklif verenin kimliği, alıcının bilgileri, teklif tarihi ve teklifin geçerlilik süresi mutlaka yer almalıdır. Böylece hangi şartların ne zamana kadar geçerli olduğu izlenebilir.
Teklifte bulunması gereken temel bilgiler
Her kalem mal, mümkün olduğunca teknik özellikleriyle tanımlanmalıdır. Marka, model, ölçü birimi, kalite sınıfı veya ürün kodu belirtilmesi; yanlış ürün teslimi riskini düşürür.
| Belge alanı | Amacı | Sık görülen hata |
|---|---|---|
| Teklif numarası | Belgenin takip edilmesini sağlar | Numarasız teklif düzenlemek |
| Ürün tanımı | Sağlanacak malı kesinleştirir | Genel ve belirsiz açıklama yazmak |
| Birim fiyat | Kalem bazında maliyeti gösterir | Vergi dahil olup olmadığını belirtmemek |
| Teslimat süresi | Sevk zamanını belirler | Başlangıç tarihini açıklamamak |
| Ödeme şartı | Tahsilat koşullarını açıklar | Vade ve ödeme yöntemini yazmamak |
Fiyat ve vergi gösterimi
Birim fiyatlar ile ara toplam, vergi tutarı ve genel toplam ayrı ayrı gösterilmelidir. Döviz cinsi kullanılıyorsa kurun hangi tarihte veya hangi yöntemle belirleneceği de yazılmalıdır.
Teslimat ve kalite koşulları
Teslimat yeri, sevkiyat biçimi, teslim süresi ve taşıma giderlerinin hangi tarafa ait olduğu teklif içinde açıkça belirtilmelidir. Gecikme hâlinde uygulanacak yöntem veya bildirim süreci de tarafların anlaşmasına göre eklenebilir.
Malın kabul kriterleri, ambalaj standardı, garanti durumu ve ayıplı mal bildirimi gibi kaliteye ilişkin şartlar özellikle teknik ürünlerde önem taşır.
Stok ve kısmi teslimat
Teklifteki miktarın stok durumuna bağlı olup olmadığı belirtilmelidir. Kısmi teslimata izin verilip verilmediği ve eksik miktarların ne zaman tamamlanacağı da yazılı hâle getirilmelidir.
Düzenlenebilir şablon
Belge şablonu
MAL TEDARİK TEKLİFİ
Teklif No: ____________________
Teklif Tarihi: ____ / ____ / ______ Teklif Geçerlilik Süresi: ____________________
Düzenlenme Yeri: ____________________
TEKLİF VEREN
Ticari Unvanı: ____________________
Vergi Dairesi / Vergi No: ____________________
Adres: ____________________
Telefon / E-posta: ____________________
ALICI
Ticari Unvanı / Adı Soyadı: ____________________
Vergi Dairesi / Vergi No / T.C. Kimlik No: ____________________
Adres: ____________________
Telefon / E-posta: ____________________
Aşağıda belirtilen mal ve hizmetlerin, işbu teklif kapsamındaki şartlarla tedarik edilmesi önerilmektedir.
| Sıra No | Malın Tanımı / Kodu | Miktar | Birim | Birim Fiyat | KDV Oranı | Tutar |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Ara Toplam | ____________________ | |||||
| KDV Toplamı | ____________________ | |||||
| Genel Toplam | ____________________ | |||||
Teslimat Yeri: ____________________
Teslimat Süresi: ____________________
Ödeme Şekli ve Vadesi: ____________________
Nakliye / Sigorta Giderleri: ____________________
Garanti ve Teknik Şartlar: ____________________
- Bu teklif, yukarıda belirtilen geçerlilik süresi boyunca geçerlidir.
- Fiyatlara KDV dahil değildir / dahildir: ____________________.
- Teslim edilen mallar, alıcının teslim anındaki kontrolüne tabidir; ayıp veya eksiklik bildirimleri ____________________ süre içinde yazılı olarak yapılacaktır.
- Ödeme, belirtilen vade ve yöntem çerçevesinde gerçekleştirilecektir.
- Taraflar, işbu teklife ilişkin değişiklikleri yazılı olarak mutabık kalmadıkça geçerli saymayacaktır.
Ek Açıklamalar:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Teklif Veren Yetkili
Adı Soyadı: ____________________
Unvanı: ____________________
İmza / Kaşe: ____________________
Alıcı / Kabul Eden Yetkili
Adı Soyadı: ____________________
Unvanı: ____________________
İmza / Kaşe: ____________________
Metni doğrudan burada düzenleyin. Değişiklikler tarayıcınızda saklanır; yazdırabilir ya da Word ve PDF olarak dışa aktarabilirsiniz.
Teklifi hazırlarken izlenecek adımlar
- Alıcının ihtiyaç duyduğu mal ve teknik özellikleri doğrulayın.
- Her ürün kalemi için miktar, birim, birim fiyat ve vergi oranını belirleyin.
- Teslimat, ödeme ve teklif geçerlilik koşullarını netleştirin.
- Belgeyi yetkili kişi adına düzenleyip alıcıya yazılı olarak iletin.
Teklifin kabul edilme şekli, süresi ve kabul eden yetkilinin bilgileri açıkça belirlenirse sonradan doğabilecek yorum farklılıkları önemli ölçüde azalır.
Kontrol listesi
Teklif gönderilmeden önce aşağıdaki bilgilerin tam ve tutarlı olduğundan emin olun. Özellikle rakamsal tutarlar ile yazılı şartların birbiriyle çelişmemesi gerekir.
- Tarafların ticari unvanı, adresi ve iletişim bilgileri
- Teklif tarihi, numarası ve geçerlilik süresi
- Ürün kodu, açıklaması, miktarı ve ölçü birimi
- Vergi hariç ve vergi dahil fiyat hesaplamaları
- Teslimat, ödeme, garanti ve iade koşulları
Sık sorulan sorular
Teklif ne kadar süreyle geçerli olmalıdır?
Geçerlilik süresi, fiyatların değişkenliği ve tedarik kapasitesine göre belirlenir. Belirsizliği önlemek için başlangıç ve bitiş tarihinin veya gün sayısının açıkça yazılması uygundur.
Teklif kabul edilince otomatik olarak sözleşme oluşur mu?
Bu durum teklifin içeriğine, kabul şekline ve uygulanacak hukuka bağlıdır. Özellikle yüksek tutarlı veya uzun süreli işlemlerde ayrı bir sözleşme yapılması yararlı olabilir.
Teklifte KDV ayrıca gösterilmeli mi?
Evet, mümkünse bedelin KDV hariç tutarı, uygulanacak oran, KDV tutarı ve KDV dahil toplamı ayrı satırlarda gösterilmelidir. Bu uygulama fiyatın doğru anlaşılmasını kolaylaştırır.