Modelovereenkomst voor het gebruik van beeldmateriaal
Met deze modelovereenkomst voor het gebruik van beeldmateriaal legt u schriftelijk vast dat een persoon toestemming geeft voor het gebruiken van zijn of haar foto, video, portret of stem. Het document behandelt onder meer doeleinden, media, looptijd, vergoeding, naamsvermelding, intrekking en ondertekening door beide partijen.
Een overeenkomst voor het gebruik van beeldmateriaal legt vast onder welke voorwaarden foto’s, video’s, portretten of geluidsopnamen mogen worden gebruikt. Zij biedt duidelijkheid aan zowel de geportretteerde als de gebruiker van het materiaal. Dit is vooral belangrijk wanneer beelden worden gepubliceerd op websites, sociale media, drukwerk of in campagnes. Een schriftelijke afspraak helpt discussies over toestemming, duur en vergoeding te voorkomen.
Wat is een overeenkomst voor beeldgebruik?
In deze overeenkomst geeft een persoon toestemming aan een organisatie of andere partij om herkenbaar beeldmateriaal te gebruiken. De toestemming kan betrekking hebben op een afzonderlijke foto of video, maar ook op materiaal dat tijdens een evenement, productie of opdracht wordt gemaakt.
De afspraken vormen een aanvulling op de wettelijke regels over privacy, persoonsgegevens en portretrecht. De precieze beoordeling hangt steeds af van de omstandigheden, waaronder het doel van de publicatie en het belang van de geportretteerde.
Portretrecht en privacy
Een herkenbaar portret kan persoonsgegevens bevatten. Toestemming voor beeldgebruik moet daarom zo specifiek mogelijk beschrijven welke beelden, doelen en kanalen zijn toegestaan. Bij minderjarigen is doorgaans toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger nodig.
Welke gegevens moeten in het document staan?
Vermeld de volledige gegevens van de gebruiker en de geportretteerde, een duidelijke omschrijving van het beeldmateriaal en het beoogde gebruik. Leg ook vast of bewerking, naamsvermelding en overdracht aan derden zijn toegestaan.
| Onderdeel | Waarvoor dient het? | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Partijgegevens | Identificeert gebruiker en geportretteerde | Alleen een voornaam opnemen |
| Omschrijving beeldmateriaal | Geeft aan welke foto’s, video’s of opnamen zijn bedoeld | Te algemeen verwijzen naar alle toekomstige beelden |
| Doel en kanalen | Beperkt gebruik tot afgesproken publicaties | Sociale media of advertenties niet benoemen |
| Looptijd en gebied | Bepaalt hoe lang en waar gebruik is toegestaan | Geen einddatum of territorium invullen |
| Vergoeding | Legt betaling of kosteloos gebruik vast | Onduidelijk laten of btw is inbegrepen |
Toestemming concreet afbakenen
Een ruime toestemming kan praktisch zijn, maar moet begrijpelijk en proportioneel blijven. Benoem daarom afzonderlijk of het materiaal gebruikt mag worden voor een website, nieuwsbrief, sociale media, persbericht, brochure, interne communicatie of betaalde reclame.
Bewerking en combinatie met andere inhoud
Neem op of uitsneden, kleurcorrecties, ondertiteling, montage en plaatsing naast teksten of logo’s zijn toegestaan. Als de geportretteerde vooraf goedkeuring wil geven aan bepaalde bewerkingen, beschrijf dan de procedure en termijn hiervoor.
- Beschrijf het beeldmateriaal zo nauwkeurig mogelijk.
- Noem ieder beoogd publicatiekanaal afzonderlijk.
- Leg vast of het gebruik commercieel of niet-commercieel is.
- Vermeld de start- en einddatum van de toestemming.
- Maak afspraken over naamsvermelding en eventuele vergoeding.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
OVEREENKOMST VOOR HET GEBRUIK VAN BEELDMATERIAAL
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Partijen:
1. Gebruiker van het beeldmateriaal:
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en woonplaats: ____________________
KVK-nummer (indien van toepassing): ____________________
Vertegenwoordigd door: ____________________
2. Geportretteerde / rechthebbende:
Naam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en woonplaats: ____________________
Geboortedatum: ____________________
E-mailadres: ____________________
Partijen komen het volgende overeen.
| Onderwerp | In te vullen afspraak |
|---|---|
| Omschrijving beeldmateriaal | ____________________ |
| Datum en plaats van opname | ____________________ |
| Doel van het gebruik | ____________________ |
| Toegestane media en kanalen | ____________________ |
| Gebied van gebruik | ____________________ |
| Looptijd toestemming | Van ____________________ tot ____________________ |
| Vergoeding | € ____________________ / kosteloos |
| Naamsvermelding | ____________________ |
- Toestemming. De geportretteerde verleent aan de gebruiker toestemming om het hierboven omschreven beeldmateriaal te gebruiken binnen het afgesproken doel, de genoemde media en de vastgelegde looptijd.
- Gebruik en bewerking. De gebruiker mag het beeldmateriaal uitsluitend gebruiken zoals in deze overeenkomst omschreven. Bewerking, uitsnede, montage of combinatie met andere inhoud is: ____________________ toegestaan.
- Vergoeding. De gebruiker betaalt aan de geportretteerde de in de tabel vermelde vergoeding. Betaling vindt plaats uiterlijk op: ____________________.
- Intrekking en beëindiging. Een verzoek tot intrekking of beëindiging wordt schriftelijk gedaan. Partijen spreken een termijn voor verwijdering of beëindiging van toekomstig gebruik af van: ____________________.
- Overdracht aan derden. De gebruiker mag het beeldmateriaal aan derden verstrekken of door derden laten gebruiken: ____________________.
- Toepasselijk recht. Op deze overeenkomst is het recht van toepassing van: ____________________. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te: ____________________.
Deze overeenkomst is in tweevoud opgesteld en door beide partijen ondertekend.
Handtekening gebruiker:
____________________
Naam: ____________________
Handtekening geportretteerde / rechthebbende:
____________________
Naam: ____________________
Indien de geportretteerde minderjarig is, handtekening wettelijke vertegenwoordiger:
____________________
Naam: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Looptijd, intrekking en beëindiging
Partijen kunnen een vaste looptijd afspreken, bijvoorbeeld voor de duur van een campagne. Ook kan worden bepaald of de geportretteerde toestemming mag intrekken en wat daarvan de gevolgen zijn voor reeds geproduceerd drukwerk, geplaatste berichten of lopende campagnes.
Bij intrekking is het verstandig een redelijke termijn voor verwijdering af te spreken. Niet ieder gebruik hoeft direct technisch onmogelijk te zijn, bijvoorbeeld wanneer materiaal al in verspreide gedrukte uitgaven staat.
Praktische aanbeveling: laat de geportretteerde vóór ondertekening precies zien voor welke kanalen en doeleinden het beeldmateriaal kan worden ingezet.
Ondertekenen en bewaren
Onderteken de overeenkomst voordat het beeldmateriaal wordt gebruikt. Bewaar een ondertekend exemplaar samen met de relevante bestanden, zodat later kan worden aangetoond welke toestemming is gegeven.
- Vul de gegevens van beide partijen volledig in.
- Omschrijf het materiaal, de kanalen en het gebruiksdoel.
- Maak afspraken over duur, vergoeding en beëindiging.
- Laat alle betrokken partijen dateren en ondertekenen.
Veelgestelde vragen
Is mondelinge toestemming voldoende?
Mondelinge toestemming kan in sommige situaties geldig zijn, maar is lastig te bewijzen. Een ondertekende overeenkomst biedt veel meer duidelijkheid over de inhoud en reikwijdte van de toestemming.
Mag toestemming voor beeldgebruik worden ingetrokken?
Dat kan afhangen van de gemaakte afspraken en de toepasselijke wetgeving. Leg daarom vooraf vast hoe een intrekking wordt gemeld, welke opzegtermijn geldt en wat er gebeurt met al gepubliceerd materiaal.
Is een vergoeding verplicht?
Een vergoeding is niet altijd verplicht. Als gebruik kosteloos is, moet dit uitdrukkelijk in de overeenkomst staan; bij een vergoeding moeten bedrag, betaalmoment en eventuele btw duidelijk worden vermeld.