Model kassabon klaar voor onmiddellijk gebruik
Dit model kassabon helpt u om de ontvangst van een betaling schriftelijk en overzichtelijk te bevestigen. Het bevat invulvelden voor de gegevens van betaler en ontvanger, het ontvangen bedrag, de betalingswijze, de omschrijving en handtekeningen. Zo beschikt u over een praktisch bewijsstuk voor uw administratie.
Een kassabon of kwitantie is een schriftelijk bewijs dat een bedrag is betaald en ontvangen. Het document kan worden gebruikt door ondernemers, verenigingen en particulieren die een betaling willen vastleggen. Een zorgvuldig ingevulde kassabon ondersteunt een overzichtelijke administratie en kan misverstanden over de betaling helpen voorkomen. Dit model biedt een praktische basis voor uiteenlopende betalingssituaties.
Wat is een kassabon?
Een kassabon is een ontvangstbewijs waarop staat wie een bedrag heeft betaald, wie het bedrag heeft ontvangen en waarvoor de betaling bestemd was. Bij contante betalingen is een ondertekende kwitantie bijzonder nuttig, omdat er niet altijd een bankafschrift beschikbaar is.
Een kassabon is niet altijd hetzelfde als een factuur. Een factuur vraagt om betaling, terwijl een kassabon of kwitantie juist bevestigt dat de betaling al is ontvangen.
Verschil tussen een factuur en een kwitantie
Op een factuur staan doorgaans de geleverde goederen of diensten en het nog te betalen bedrag. Een kwitantie vermeldt daarnaast duidelijk dat het bedrag is voldaan, met de datum en bij voorkeur de handtekening van de ontvanger.
Welke gegevens moeten op een kassabon staan?
Vermeld altijd voldoende gegevens om de betaling later te kunnen herkennen en controleren. Dit is belangrijk voor de administratie van zowel de betaler als de ontvanger.
| Veld | Doel | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Datum en plaats | Legt vast wanneer en waar de betaling plaatsvond | Alleen een maand of geen datum invullen |
| Naam betaler | Identificeert degene die heeft betaald | Alleen een voornaam noteren |
| Naam ontvanger | Toont wie het geld heeft ontvangen | Geen contact- of bedrijfsgegevens vermelden |
| Bedrag | Maakt de ontvangen som controleerbaar | Bedrag alleen in cijfers schrijven |
| Omschrijving | Verklaart waarvoor de betaling is gedaan | Een te algemene omschrijving gebruiken |
| Betalingswijze | Geeft aan hoe is betaald | Contant en overschrijving niet onderscheiden |
Zo vult u het model in
Vul de kassabon direct in op het moment dat de betaling wordt ontvangen. Gebruik een duidelijke omschrijving die aansluit bij een eventuele factuur, overeenkomst of bestelling.
- Vul plaats en datum van ontvangst in.
- Noteer de volledige gegevens van betaler en ontvanger.
- Vermeld het bedrag in cijfers én voluit in woorden.
- Laat de ontvanger ondertekenen en geef een kopie aan de betaler.
Maak altijd een kopie of digitale scan van de ondertekende kassabon en bewaar deze samen met andere relevante administratieve stukken.
Bedrag en betalingswijze vastleggen
Vermeld het bedrag inclusief eventuele belasting en omschrijf de betalingswijze, bijvoorbeeld contant, pinbetaling of bankoverschrijving. Als de kassabon betrekking heeft op een gedeeltelijke betaling, noteer dan ook het resterende bedrag of de relevante termijn.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
KASSABON / KWITANTIE
Bonnummer: ____________________
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Ontvanger: ____________________
Adres ontvanger: ____________________
Postcode en woonplaats: ____________________
Betaler: ____________________
Adres betaler: ____________________
Postcode en woonplaats: ____________________
Hierbij bevestigt de ontvanger dat van de betaler het hieronder vermelde bedrag is ontvangen.
| Onderdeel | In te vullen gegevens |
|---|---|
| Ontvangen bedrag in cijfers | € ____________________ |
| Ontvangen bedrag voluit | ____________________ euro |
| Betalingswijze | ☐ Contant ☐ Pin ☐ Bankoverschrijving ☐ Anders: ____________________ |
| Omschrijving van de betaling | ____________________ |
| Factuur-, overeenkomst- of referentienummer | ____________________ |
| Betreft | ☐ Volledige betaling ☐ Gedeeltelijke betaling ☐ Voorschot |
| Eventueel resterend bedrag | € ____________________ |
Voorwaarden
- De ontvanger verklaart het hierboven vermelde bedrag te hebben ontvangen.
- Deze kassabon dient als bewijs van de hierin omschreven betaling.
- Eventuele aanvullende afspraken blijven van kracht voor zover zij schriftelijk zijn vastgelegd.
- Beide partijen ontvangen desgewenst een exemplaar van deze kassabon.
Opmerkingen:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Handtekening ontvanger: ______________________________
Naam ontvanger: ______________________________
Handtekening betaler (voor gezien): ______________________________
Naam betaler: ______________________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Praktische aandachtspunten voor de administratie
De kassabon moet leesbaar, volledig en consequent genummerd zijn als u er regelmatig gebruikt. Bewaar bewijsstukken volgens de bewaartermijnen die op uw situatie van toepassing zijn.
- Gebruik een uniek bonnummer voor iedere kassabon.
- Schrijf bedragen in cijfers en voluit.
- Omschrijf de geleverde zaak of dienst zo concreet mogelijk.
- Vermeld of het om een volledige of gedeeltelijke betaling gaat.
- Bewaar een ondertekend exemplaar bij uw administratie.
Wanneer gebruikt u een kassabon?
Een kassabon is bruikbaar voor onder meer contante verkopen, terugbetalingen, bijdragen aan een vereniging, huurbetalingen of de ontvangst van een voorschot. Voor zakelijke transacties kunnen aanvullende fiscale eisen gelden, afhankelijk van de aard van de prestatie en de status van de betrokken partijen.
Wanneer een betaling via de bank plaatsvindt, kan het bankafschrift als aanvullend betalingsbewijs dienen. Toch kan een kwitantie extra duidelijkheid bieden over het doel van de betaling en de ontvangst ervan.
Veelgestelde vragen
Is een handtekening op een kassabon verplicht?
Een handtekening is niet in alle situaties wettelijk verplicht, maar vormt wel een sterk bewijs dat de ontvanger het genoemde bedrag heeft ontvangen. Daarom is ondertekening doorgaans aan te raden.
Moet een kassabon een btw-bedrag bevatten?
Dat hangt af van de transactie en de fiscale positie van de ontvanger. Ondernemers die btw in rekening brengen, moeten rekening houden met de toepasselijke factuur- en administratievereisten.
Kan ik een digitale kassabon gebruiken?
Ja, een digitale kassabon kan bruikbaar zijn wanneer de inhoud volledig, leesbaar en duurzaam bewaard blijft. Zorg ervoor dat de herkomst en integriteit van het document voldoende kunnen worden aangetoond.