Mall för avtal om upplåtelse av rätt att använda bild
En mall för avtal om upplåtelse av rätt att använda bild hjälper parterna att dokumentera samtycke till fotografering, publicering och annan användning av en persons bild. Mallen reglerar bland annat användningsområde, medier, geografiskt område, tidsperiod, ersättning och återkallelse.
Ett avtal om upplåtelse av rätt att använda bild klargör när och hur en bild av en person får användas. Det är särskilt viktigt vid marknadsföring, webbpublicering, sociala medier, trycksaker och filmproduktioner. Ett skriftligt avtal minskar risken för missförstånd om omfattning, ersättning och giltighetstid. Det kan också fungera som dokumentation av den avbildades samtycke.
Vad är ett avtal om bildanvändning?
Avtalet är en överenskommelse mellan den som får använda bilden, exempelvis ett företag, en fotograf eller en organisation, och den avbildade personen. Genom avtalet lämnas ett uttryckligt tillstånd för en angiven användning av personens namn, bild eller rörliga material.
En bild kan omfattas av flera rättigheter samtidigt. Fotografen kan ha upphovsrätt till själva fotografiet, medan den avbildade personen kan ha rätt att invända mot viss kommersiell användning av sin bild eller sitt namn.
När bör mallen användas?
Mallen passar när en identifierbar person medverkar i bilder eller film som ska användas utanför rent privata sammanhang. Den är användbar för reklamkampanjer, företagswebbplatser, utbildningsmaterial, nyhetsbrev, broschyrer och inlägg i sociala medier.
Viktiga uppgifter att fylla i
Avtalet bör ange parterna korrekt och beskriva materialet tillräckligt tydligt. Ju mer konkret användningen är, desto lättare blir det att bedöma om en senare publicering ryms inom samtycket.
| Uppgift | Syfte | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Parternas namn och kontaktuppgifter | Identifierar vem som lämnar och får tillstånd | Ofullständiga person- eller organisationsuppgifter |
| Bildmaterial | Avgränsar vilka foton eller filmer som omfattas | Att endast skriva ”alla bilder” utan närmare beskrivning |
| Användningsområde | Anger exempelvis webb, reklam eller trycksaker | För otydliga eller obegränsade formuleringar |
| Tidsperiod | Bestämmer hur länge upplåtelsen gäller | Att utelämna start- och slutdatum |
| Ersättning | Reglerar betalning eller att användningen är vederlagsfri | Att inte ange om beloppet inkluderar skatt |
| Geografiskt område | Begränsar eller utvidgar var publicering får ske | Att glömma att internet kan innebära global tillgänglighet |
Samtycke och personuppgifter
När en bild kan kopplas till en person kan behandlingen av bilden innebära behandling av personuppgifter. Om samtycke används som rättslig grund bör det vara frivilligt, informerat och tydligt avgränsat, och den personuppgiftsansvarige behöver lämna relevant information om behandlingen.
Avgränsa rättigheterna tydligt
Ange vilka kanaler som får användas, exempelvis företagets webbplats, tryckta annonser, sociala medier eller interna presentationer. Specificera även om redigering, beskärning, textpålägg eller användning tillsammans med annat material är tillåten.
Om materialet ska användas kommersiellt bör avtalet uttryckligen behandla detta. I Sverige finns regler om namn och bild i reklam som kan få betydelse när en näringsidkare använder en persons bild i marknadsföring utan samtycke.
- Beskriv vilka bilder, inspelningar eller fotograferingstillfällen som omfattas.
- Ange samtliga godkända publiceringskanaler.
- Bestäm om användningen är kommersiell, redaktionell eller intern.
- Sätt en tydlig giltighetstid och ett geografiskt användningsområde.
- Reglera ersättning, eventuella utlägg och villkor för återkallelse.
Redigerbar mall
Dokumentmall
AVTAL OM UPPLÅTELSE AV RÄTT ATT ANVÄNDA BILD
Ort och datum: ____________________, den ____________________
Upplåtare (den avbildade personen)
Namn: ____________________
Personnummer/födelsedatum: ____________________
Adress: ____________________
E-post och telefon: ____________________
Nyttjare (den som får använda bilden)
Namn/företagsnamn: ____________________
Personnummer/organisationsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson, e-post och telefon: ____________________
Parterna träffar följande avtal om upplåtelse av rätt att använda bild och eventuellt rörligt material där upplåtaren är identifierbar.
| Uppgift | Överenskommelse |
|---|---|
| Bildmaterial eller fotograferingstillfälle | ____________________ |
| Ändamål | ____________________ |
| Godkända kanaler och medier | ____________________ |
| Geografiskt användningsområde | ____________________ |
| Giltighetstid | Från ____________________ till ____________________ |
| Ersättning | ____________________ kr / Vederlagsfritt |
| Tillåten redigering | ____________________ |
| Kontakt för frågor eller återkallelse | ____________________ |
- Upplåtelse. Upplåtaren ger nyttjaren rätt att använda det ovan angivna bildmaterialet för det ändamål, inom den tid och i de kanaler som anges i detta avtal.
- Begränsning. Nyttjaren får inte använda materialet för andra ändamål, i andra kanaler eller efter giltighetstidens utgång utan ny skriftlig överenskommelse.
- Bearbetning. Nyttjaren får endast beskära, redigera eller på annat sätt bearbeta materialet i den omfattning som anges i tabellen ovan.
- Ersättning. Ersättning ska utgå enligt tabellen. Betalning ska ske senast den ____________________ till konto ____________________.
- Återkallelse och framtida användning. Begäran om att avsluta framtida användning ska lämnas skriftligen till angiven kontaktperson. Parterna är införstådda med att redan producerat eller spritt material kan vara svårt eller omöjligt att återkalla.
- Övriga rättigheter. Detta avtal reglerar endast upplåtarens medverkan och rätt till egen bild. Nyttjaren ansvarar för att nödvändiga rättigheter från fotograf, producent eller annan rättighetshavare har inhämtats.
- Tvist. Tvist med anledning av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna.
Detta avtal har upprättats i två exemplar, varav parterna har tagit var sitt.
__________________________________
Upplåtare, namnteckning
Namnförtydligande: ______________________________
__________________________________
Nyttjare, behörig företrädare och namnteckning
Namnförtydligande och befattning: ______________________________
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Så använder du mallen
Gå igenom villkoren med den avbildade personen före fotograferingen eller publiceringen. Anpassa texten efter det faktiska projektet och spara ett undertecknat exemplar på ett säkert sätt.
- Identifiera den avbildade personen och den som ska använda bilden.
- Beskriv bildmaterialet och det avsedda användningsområdet.
- Bestäm tid, plats, kanaler och eventuell ersättning.
- Låt båda parter läsa, datera och underteckna avtalet.
Begränsa avtalet till den användning som verkligen är planerad. Ett konkret och begripligt samtycke är ofta säkrare än en mycket bred standardformulering.
Ersättning, återkallelse och lagring
Avtalet kan vara vederlagsfritt eller innehålla ett fast belopp, timarvode eller annan ersättningsmodell. Ange när betalning ska ske och om ersättningen omfattar samtliga överenskomna användningar.
Det är klokt att reglera hur en begäran om att avsluta framtida användning ska hanteras. En återkallelse kan påverka framtida publiceringar, men kan vara svår att tillämpa på redan distribuerat tryckt material eller innehåll som andra har delat.
Vanliga risker att undvika
Undvik att använda en persons bild för ett nytt syfte som inte omfattas av avtalet, exempelvis att omvandla material från intern kommunikation till betald reklam. Kontrollera också om minderåriga medverkar; då behöver normalt vårdnadshavare hantera samtycket.
Se till att avtalet inte ersätter andra nödvändiga tillstånd. Om fotografen, en byrå eller annan rättighetshavare äger rättigheterna till bildmaterialet kan en separat upplåtelse från den personen också behövas.
Vanliga frågor
Behövs ett avtal om bilden tas vid ett offentligt evenemang?
Det beror på användningen och sammanhanget. En bild från en offentlig miljö kan ibland användas i redaktionellt syfte, men kommersiell marknadsföring och integritetskänsliga situationer kräver särskild försiktighet och kan motivera ett uttryckligt avtal.
Kan den avbildade personen återkalla sitt samtycke?
En person kan i vissa fall återkalla ett samtycke till fortsatt personuppgiftsbehandling. Avtalet bör ange hur en sådan begäran lämnas och vilka praktiska begränsningar som gäller för material som redan har producerats eller spridits.
Räcker avtalet för att använda fotografens bild?
Nej, inte alltid. Avtalet med den avbildade personen ger normalt inte rätt att använda fotografiet om fotografen eller någon annan har upphovsrätt eller närstående rättigheter till materialet.