Model creditnota klaar voor gebruik bij correcties
Dit model creditnota helpt ondernemers en organisaties een eerdere factuur op een duidelijke en controleerbare manier geheel of gedeeltelijk te corrigeren. Het bevat ruimte voor partijen, factuurverwijzing, bedragen, btw, reden van correctie en ondertekening, zodat de administratieve verwerking overzichtelijk blijft.
Een creditnota is een document waarmee een ondernemer een eerder gefactureerd bedrag geheel of gedeeltelijk terugdraait. Zij wordt meestal gebruikt bij een retourzending, een onjuiste prijs, een korting achteraf of een fout in de oorspronkelijke factuur. Een zorgvuldig opgestelde creditnota zorgt voor een duidelijke administratie en een juiste verwerking van omzetbelasting. Dit model biedt een praktische basis die u kunt aanpassen aan uw situatie.
Wat is een creditnota?
Een creditnota verwijst naar een bestaande factuur en verlaagt het verschuldigde bedrag of heft dit volledig op. Het document is geen nieuwe verkoopfactuur, maar een correctie op een eerdere financiële boeking.
De uitgevende partij bewaart de creditnota samen met de oorspronkelijke factuur. De ontvangende partij gebruikt beide documenten om de administratie, betaling en eventuele btw-verwerking te controleren.
Wanneer gebruikt u een creditnota?
Gebruik een creditnota wanneer een factuur al is verzonden, maar het bedrag, de levering of de voorwaarden moeten worden gecorrigeerd. Vermeld altijd zo nauwkeurig mogelijk op welke oorspronkelijke factuur de correctie betrekking heeft.
- Een product is geheel of gedeeltelijk geretourneerd.
- Er is een verkeerde prijs of hoeveelheid gefactureerd.
- Een overeengekomen korting wordt achteraf toegekend.
- Een dienst is niet of slechts gedeeltelijk uitgevoerd.
- De oorspronkelijke factuur bevat een administratieve fout.
Essentiële gegevens op de creditnota
De creditnota moet voldoende gegevens bevatten om de correctie zonder twijfel te koppelen aan de oorspronkelijke transactie. Gebruik een eigen, opeenvolgend creditnotanummer en vermeld duidelijk dat het om een creditnota gaat.
| Gegeven | Functie | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Creditnotanummer | Unieke identificatie van de correctie | Hetzelfde nummer als de oorspronkelijke factuur gebruiken |
| Factuurnummer | Koppelt de creditnota aan de te corrigeren factuur | Geen of een onjuist factuurnummer vermelden |
| Correctiereden | Verduidelijkt waarom het bedrag wordt gecrediteerd | Alleen “correctie” schrijven zonder toelichting |
| Bedrag exclusief btw | Toont de netto financiële correctie | Netto- en brutobedragen verwarren |
| Btw-bedrag en tarief | Onderbouwt de fiscale correctie | Een ander tarief toepassen dan op de factuur |
Bedragen en btw
Neem in beginsel dezelfde btw-behandeling over als op de oorspronkelijke factuur, voor zover de correctie daarop ziet. Vermeld bedragen exclusief btw, het toepasselijke btw-tarief, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw afzonderlijk.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
CREDITNOTA
Creditnotanummer: ____________________
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Oorspronkelijke factuurnummer: ____________________
Datum oorspronkelijke factuur: ____________________
Leverancier / uitgevende partij
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Ondernemingsnummer / btw-nummer: ____________________
Afnemer / klant
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Ondernemingsnummer / btw-nummer: ____________________
| Omschrijving | Aantal | Bedrag excl. btw | Btw-tarief | Btw-bedrag | Bedrag incl. btw |
|---|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | € ____________________ | ____________________ % | € ____________________ | € ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | € ____________________ | ____________________ % | € ____________________ | € ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | € ____________________ | ____________________ % | € ____________________ | € ____________________ |
| Totaal te crediteren | € ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
Reden van creditering: ____________________
________________________________________________________________________
Wijze van afwikkeling: ☐ Terugbetaling ☐ Verrekening met openstaande factuur ☐ Anders: ____________________
- Deze creditnota betreft de hierboven vermelde oorspronkelijke factuur.
- Het totaalbedrag van deze creditnota verlaagt het verschuldigde bedrag overeenkomstig de vermelde specificatie.
- De btw-correctie wordt verwerkt volgens het toepasselijke btw-tarief en de geldende regelgeving.
- Terugbetaling of verrekening vindt plaats binnen ____________________ dagen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Voor de uitgevende partij
Naam: ____________________
Handtekening: ____________________
Voor de afnemer / klant
Naam: ____________________
Handtekening: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Zo vult u het model in
Vul de gegevens consequent en controleer alle verwijzingen voordat u de creditnota verstuurt. Een duidelijke omschrijving voorkomt vragen over de reden en omvang van de correctie.
- Noteer plaats, datum en een uniek creditnotanummer.
- Vul de volledige gegevens van leverancier en afnemer in.
- Verwijs naar de oorspronkelijke factuur, inclusief factuurdatum.
- Beschrijf de correctie en bereken de bedragen, btw en het totaal.
Stuur een creditnota bij voorkeur samen met een korte toelichting en bewaar een kopie met de oorspronkelijke factuur in uw administratie.
Administratieve verwerking
Een creditnota moet tijdig in de administratie worden verwerkt, zodat omzet, debiteurenpositie en eventuele btw-aangifte aansluiten op de werkelijke transactie. Controleer ook of terugbetaling, verrekening of vermindering van een openstaand saldo nodig is.
Wanneer de oorspronkelijke factuur al betaald is, kan het gecrediteerde bedrag worden terugbetaald of worden verrekend met een volgende factuur. Leg de gekozen wijze van afwikkeling bij voorkeur schriftelijk vast.
Controle vóór verzending
Een laatste controle verkleint de kans op dubbele correcties en onduidelijke boekingen. Vergelijk daarom de creditnota regel voor regel met de oorspronkelijke factuur en met de feitelijke afspraak met de klant.
- Controleer namen, adressen en eventuele btw-nummers.
- Controleer het creditnotanummer op uniciteit.
- Controleer de verwijzing naar factuurnummer en factuurdatum.
- Controleer aantallen, prijzen, korting en btw-tarief.
- Controleer of het totaalbedrag overeenkomt met de beoogde correctie.
Veelgestelde vragen
Moet een creditnota een eigen nummer hebben?
Ja, een creditnota hoort een eigen en unieke nummering te hebben. Zo blijft de documentstroom controleerbaar en kan de creditnota duidelijk van de oorspronkelijke factuur worden onderscheiden.
Kan ik een factuur zomaar verwijderen en opnieuw maken?
Dat is meestal niet verstandig wanneer de factuur al is verzonden of verwerkt. Een creditnota met een nieuwe, correcte factuur biedt doorgaans een beter controleerbaar administratief spoor.
Is een handtekening op een creditnota verplicht?
Een handtekening is niet in alle situaties vereist, maar kan nuttig zijn als bewijs van instemming, vooral bij een geschil, retourafspraak of verrekening. Controleer de afspraken met uw klant en de regels die op uw situatie van toepassing zijn.