Commerciële exportfactuur: direct te gebruiken model
Dit model voor een commerciële exportfactuur helpt exporteurs om goederen, verkoper, koper, douanewaarde, leveringsvoorwaarden en betalingsgegevens overzichtelijk vast te leggen. Het document is geschikt als basis voor internationale zendingen en kan worden aangepast aan de eisen van de bestemming, vervoerder en douane.
Een commerciële exportfactuur is een belangrijk document bij de uitvoer van goederen naar een ander land. Zij beschrijft de transactie tussen verkoper en koper en helpt douaneautoriteiten bij de beoordeling van goederen, waarde en oorsprong. Anders dan een eenvoudige betalingsfactuur bevat dit document vaak aanvullende gegevens voor grensoverschrijdend vervoer. Een zorgvuldig ingevulde factuur vermindert de kans op vertragingen, correcties en vragen bij de inklaring.
Wat is een commerciële exportfactuur?
De commerciële exportfactuur, ook wel handelsfactuur genoemd, is een factuur die de verkoop van goederen aan een buitenlandse afnemer documenteert. De factuur wordt doorgaans gebruikt door de exporteur, vervoerder, douane-expediteur en importeur als bron voor aangiften en transportdocumenten.
De inhoud moet aansluiten op de werkelijke levering. Geef daarom geen onduidelijke verzamelomschrijvingen, fictieve prijzen of onvolledige gegevens over de partijen op.
Essentiële gegevens op de factuur
Vermeld de volledige juridische naam en het adres van zowel de verkoper als de koper. Voeg, wanneer relevant, het btw-nummer, EORI-nummer, contactpersoon en referentienummer toe.
Omschrijving en classificatie van de goederen
Omschrijf ieder artikel duidelijk, met aantallen, verpakking, nettogewicht, brutogewicht, land van oorsprong en eventueel de goederencode. De goederencode en oorsprong kunnen bepalend zijn voor invoerrechten, vergunningen en handelsmaatregelen.
| Veld | Doel | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Factuurnummer | Identificeert de commerciële transactie | Een nummer gebruiken dat al aan een andere factuur is toegekend |
| Goederenomschrijving | Maakt aard en gebruik van de goederen duidelijk | Alleen een interne productnaam vermelden |
| Land van oorsprong | Ondersteunt de beoordeling van tarief en oorsprong | Land van verzending verwarren met oorsprong |
| Douanewaarde | Basis voor de waardebepaling bij invoer | Een onverklaarbare of onvolledige waarde opnemen |
| Incoterm | Verdeelt kosten, risico en taken tussen partijen | De overeengekomen plaats of versie niet vermelden |
Waarde, valuta en betalingsvoorwaarden
Neem per artikel de eenheidsprijs, hoeveelheid, regelwaarde en totale factuurwaarde op. Vermeld de valuta ondubbelzinnig, bijvoorbeeld EUR of USD, en licht kort toe of vracht, verzekering, korting of andere kosten in de prijs zijn inbegrepen.
Leveringsvoorwaarden volgens Incoterms
Leg de overeengekomen Incoterm vast met de benoemde plaats, bijvoorbeeld “FCA Rotterdam, Incoterms® 2020”. De Incoterm bepaalt niet de eigendomsoverdracht of betalingswijze, maar verduidelijkt wel de verdeling van taken, kosten en risico's bij vervoer.
- Volledige gegevens van de exporteur en importeur.
- Uniek factuurnummer en correcte factuurdatum.
- Specifieke handelsomschrijving per artikel.
- Aantallen, gewichten, eenheidsprijzen en totaalbedragen.
- Valuta, Incoterm, plaats van levering en betalingsafspraak.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
COMMERCIËLE EXPORTFACTUUR
Factuurnummer: ____________________
Datum: ____________________ Plaats: ____________________
Gegevens verkoper / exporteur
Bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Land: ____________________
BTW-nummer / EORI-nummer: ____________________
Contactpersoon: ____________________
Gegevens koper / importeur
Bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Land: ____________________
BTW-nummer / registratienummer: ____________________
Contactpersoon: ____________________
Zending en goederen
| Artikel / omschrijving | Goederencode | Land van oorsprong | Aantal | Eenheid | Nettogewicht | Eenheidsprijs | Bedrag |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
Totaal nettogewicht: ____________________
Totaal brutogewicht: ____________________
Aantal colli / verpakkingen: ____________________
Totale factuurwaarde: ____________________
Valuta: ____________________
Levering en betaling
| Incoterm en benoemde plaats | ____________________ |
|---|---|
| Wijze van vervoer | ____________________ |
| Land van bestemming | ____________________ |
| Betalingswijze | ____________________ |
| Betalingstermijn | ____________________ |
| Bankgegevens verkoper | ____________________ |
Voorwaarden en verklaringen
- De verkoper verklaart dat de hierboven vermelde goederen en waarden naar beste weten juist zijn weergegeven.
- De goederen worden geleverd overeenkomstig de vermelde Incoterm en benoemde plaats.
- De koper voldoet de factuur binnen de overeengekomen betalingstermijn.
- Eventuele invoerrechten, belastingen en inklaringskosten komen voor rekening van de partij die daartoe volgens de overeengekomen Incoterm of toepasselijke regelgeving gehouden is.
Aanvullende opmerkingen:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Plaats en datum: ____________________
Handtekening verkoper / exporteur: ____________________
Naam en functie: ____________________
Handtekening koper / importeur (indien van toepassing): ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Controle vóór verzending
Controleer de factuur samen met de paklijst, vervoersopdracht en eventuele vergunningen of oorsprongsdocumenten. De gegevens op deze documenten moeten onderling consistent zijn, vooral aantallen, gewichten, omschrijvingen en referenties.
- Vergelijk de artikelgegevens met de verkooporder en paklijst.
- Controleer of de waarde en valuta overeenkomen met de overeengekomen prijs.
- Verifieer de juiste Incoterm en benoemde plaats.
- Laat de factuur beoordelen door de douane-expediteur indien de zending daarom vraagt.
Gebruik steeds een concrete, begrijpelijke goederenomschrijving; een douanebeambte moet zonder interne productkennis kunnen begrijpen wat wordt uitgevoerd.
Bijlagen en bijzondere situaties
Afhankelijk van het product en het bestemmingsland kunnen aanvullende documenten nodig zijn, zoals een paklijst, certificaat van oorsprong, uitvoervergunning, gezondheids- of fytosanitair certificaat. Controleer vooraf ook of sancties, exportcontroles of productvoorschriften van toepassing zijn.
Bij goederen met een preferentiële oorsprong gelden soms specifieke bewijsregels. Een verklaring over oorsprong mag alleen worden opgenomen als aan de toepasselijke voorwaarden is voldaan.
Veelgestelde vragen
Is een commerciële exportfactuur altijd verplicht?
Bij veel internationale commerciële zendingen is een handelsfactuur nodig voor douane- en vervoersdoeleinden. De exacte vereisten hangen af van het land van bestemming, de goederen en de wijze van vervoer.
Mag ik een pro-formafactuur gebruiken?
Een pro-formafactuur kan geschikt zijn voor bepaalde zendingen zonder verkoop, zoals monsters of garantieartikelen. Bij een daadwerkelijke verkoop wordt meestal een commerciële factuur gebruikt.
Moet de factuur worden ondertekend?
Dat hangt af van de regels van het bestemmingsland, de vervoerder en de contractuele afspraken. Een handtekening kan nuttig of vereist zijn, maar controleer altijd de actuele instructies voor de specifieke zending.