Rendezvényszervezési szerződés kitölthető mintája
A rendezvényszervezési szerződés minta segítséget nyújt a megrendelő és a szervező közötti együttműködés írásos rögzítéséhez. Tartalmazza a rendezvény fő adatait, a szolgáltatások körét, a díjazást, a teljesítési határidőket, a lemondási feltételeket és a felelősségi szabályokat.
A rendezvényszervezési szerződés a megrendelő és a rendezvényszervező közötti szolgáltatási jogviszony alapvető dokumentuma. Segít pontosan rögzíteni, milyen esemény megszervezésére kerül sor, milyen feladatokat vállal a szervező, és milyen díjazás illeti meg. Egy világos megállapodás csökkenti a félreértések, az utólagos viták és a nem várt költségek kockázatát. A kitölthető minta a legfontosabb feltételek rendezett megfogalmazásához nyújt kiindulópontot.
Mire szolgál a rendezvényszervezési szerződés?
A szerződés meghatározza a felek jogait és kötelezettségeit egy konferencia, esküvő, céges esemény, kulturális program vagy más rendezvény megszervezése kapcsán. Rögzíti többek között a rendezvény időpontját, helyszínét, a feladatkört, az árakat és a teljesítés feltételeit.
Írásos szerződés különösen akkor fontos, ha a szervező beszállítókat koordinál, előlegeket kezel, helyszínt foglal vagy a megrendelő nevében harmadik személyekkel szerződik.
A felek pontos azonosítása
Magánszemély megrendelő esetén a név, lakcím és elérhetőség, vállalkozás esetén pedig a cégnév, székhely, nyilvántartási adatok és a képviseletre jogosult személy adatai szerepeljenek. A szervező adatait ugyanilyen körültekintéssel kell feltüntetni.
A szolgáltatások tartalmának meghatározása
A szerződésben célszerű tételesen felsorolni, hogy a szervező milyen feladatokat lát el. Ilyen lehet a helyszínkeresés, a program összeállítása, a dekoráció koordinálása, a vendéglátás szervezése, a technikai szolgáltatók megrendelése vagy a helyszíni lebonyolítás.
- A rendezvény koncepciójának és ütemtervének elkészítése.
- Helyszín, technikai eszközök és beszállítók felkutatása.
- Megrendelések és egyeztetések kezelése a jóváhagyott keret szerint.
- Meghívók, regisztráció vagy vendéglista koordinálása.
- A rendezvény helyszíni felügyelete és a felmerülő problémák kezelése.
Mit érdemes külön mellékletben kezelni?
A részletes költségvetés, a programterv, a beszállítói ajánlatok és a technikai specifikációk célszerűen mellékletként csatolhatók. Így a szerződés áttekinthető marad, miközben a változó részletek dokumentálhatók.
Díjazás, költségek és fizetési feltételek
Világosan el kell különíteni a szervező saját szolgáltatási díját a harmadik felek felé felmerülő költségektől. A szerződésben szerepeljen, hogy az összegek tartalmazzák-e az általános forgalmi adót, milyen előleg szükséges, és mikor esedékes a fennmaradó összeg.
| Dokumentumelem | Rendeltetése | Gyakori hiba |
|---|---|---|
| Rendezvény adatai | Az esemény helyének, dátumának és jellegének rögzítése | Hiányzik a kezdési és befejezési idő |
| Szolgáltatási kör | A szervező konkrét feladatainak meghatározása | Túl általános megfogalmazás |
| Díjazás | A szolgáltatási díj és a költségek elkülönítése | Nem tisztázott, hogy az ár tartalmaz-e áfát |
| Lemondás | A lemondási díjak és határidők rögzítése | Nem számolnak a beszállítói kötbérekkel |
| Felelősség | A károkért való helytállás kereteinek meghatározása | Nincs szabály a megrendelő késedelmére |
Gyakorlati javaslat: a megrendelő minden olyan költséget és megrendelést írásban hagyjon jóvá, amely meghaladja az előzetesen elfogadott költségkeretet.
Szerkeszthető sablon
Dokumentumsablon
RENDEZVÉNYSZERVEZÉSI SZERZŐDÉS
Kelt: ____________________, ____________________ napján.
Amely létrejött egyrészről
Megrendelő: ____________________
Székhely/lakcím: ____________________
Nyilvántartási szám/adóazonosító jel: ____________________
Képviselő neve: ____________________
E-mail, telefonszám: ____________________
másrészről
Szervező: ____________________
Székhely/lakcím: ____________________
Nyilvántartási szám/adóazonosító jel: ____________________
Képviselő neve: ____________________
E-mail, telefonszám: ____________________
a továbbiakban együttesen: Felek között az alábbi feltételekkel.
| Változó adat | Kitöltendő tartalom |
|---|---|
| Rendezvény megnevezése | ____________________ |
| Rendezvény típusa | ____________________ |
| Helyszín | ____________________ |
| Időpont és időtartam | ____________________ |
| Várható létszám | ____________________ fő |
| Szervezői díj | ____________________ Ft, áfával / áfa nélkül |
| Előleg összege és határideje | ____________________ |
| Végszámla fizetési határideje | ____________________ |
- A szerződés tárgya. A Megrendelő megbízza a Szervezőt a fenti rendezvény előkészítésével, szervezésével és lebonyolításával. A Szervező a feladatokat a jelen szerződés és annak mellékletei szerint teljesíti.
- A Szervező feladatai. A Szervező különösen az alábbi feladatokat vállalja: ____________________. A Szervező harmadik személyek szolgáltatásait a Megrendelő előzetes jóváhagyása alapján veszi igénybe.
- A Megrendelő kötelezettségei. A Megrendelő a szükséges információkat, döntéseket és jóváhagyásokat megfelelő időben megadja, valamint a díjakat és jóváhagyott költségeket határidőben megfizeti.
- Díjazás és elszámolás. A Szervezőt a táblázatban meghatározott szervezői díj illeti meg. A beszállítói és egyéb külső költségek összege: ____________________. E költségek viselésének és elszámolásának módja: ____________________.
- Fizetési feltételek. A Megrendelő az előleget ____________________ módon fizeti meg. A fennmaradó díj a teljesítés igazolásától/számla kiállításától számított ____________________ napon belül esedékes.
- Módosítás és lemondás. A rendezvény módosítása vagy lemondása kizárólag írásban érvényes. Lemondás esetén a Megrendelő köteles megtéríteni a már felmerült, illetve vissza nem téríthető külső költségeket, továbbá az alábbi lemondási díjat: ____________________.
- Felelősség. A Szervező a felróható magatartásával okozott károkért a vonatkozó jogszabályok szerint felel. A Szervező nem felel a Megrendelő késedelméből, hibás utasításából, illetve harmadik személyeknek fel nem róható okból bekövetkező teljesítési hibájából eredő károkért.
- Titoktartás és adatkezelés. A Felek a szerződés teljesítése során tudomásukra jutott üzleti és személyes adatokat bizalmasan kezelik, és a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően járnak el.
- Vegyes rendelkezések. A jelen szerződésben nem szabályozott kérdésekben a magyar jog, különösen a Polgári Törvénykönyv rendelkezései irányadók. A Felek vitáikat elsődlegesen békés úton rendezik.
A Felek a szerződést elolvasták, megértették, és mint akaratukkal mindenben megegyezőt írják alá.
____________________
Megrendelő
Kelt: ____________________
____________________
Szervező
Kelt: ____________________
A szöveget itt szerkesztheted. A módosítások a böngésződben maradnak, és kinyomtathatod vagy exportálhatod Wordbe és PDF-be.
Határidők és a teljesítés folyamata
A sikeres szervezéshez célszerű ütemtervet készíteni, amely tartalmazza a döntési pontokat, a szükséges megrendelői jóváhagyásokat és a beszállítói foglalások határidejét. A szerződés rendelkezhet arról is, milyen következménye van annak, ha a megrendelő késve adja át az információkat vagy késve fizet.
- A felek jóváhagyják a rendezvény alapvető paramétereit és a költségkeretet.
- A szervező elkészíti a részletes tervet és bekéri a szükséges ajánlatokat.
- A megrendelő írásban elfogadja a kiválasztott szolgáltatásokat és költségeket.
- A szervező lebonyolítja a rendezvényt, majd elkészíti az elszámolást.
Lemondás, módosítás és felelősség
A szerződésben érdemes rögzíteni, milyen formában kezdeményezhető módosítás vagy lemondás, és hogyan alakulnak az ebből eredő költségek. A már lefoglalt helyszín, technika vagy vendéglátás miatt a szervezőnél harmadik fél által felszámított díjak merülhetnek fel.
A felelősségi szabályoknak ki kell térniük arra, hogy a szervező milyen körben felel saját tevékenységéért, illetve milyen esetekben nem felel a beszállítók önálló teljesítéséért, elháríthatatlan külső okokért vagy a megrendelő utasításából eredő következményekért.
Gyakran ismételt kérdések
Ki fizeti a beszállítók díját?
Ezt a szerződésnek egyértelműen szabályoznia kell. A megrendelő fizethet közvetlenül a beszállítóknak, vagy a szervező közreműködésével; utóbbi esetben az elszámolás és az előleg felhasználásának rendjét is rögzíteni kell.
Lehet-e utólag módosítani a programot?
Igen, ha a felek ezt írásban egyeztetik. A módosítás hatással lehet a költségekre, a határidőkre és a beszállítói foglalásokra, ezért a változásokat célszerű dokumentálni.
Szükséges-e külön adatvédelmi rendelkezés?
Ha a szervező vendéglistát, regisztrációs adatokat vagy más személyes adatot kezel, célszerű meghatározni az adatkezelés szerepeit, célját és a vonatkozó adatvédelmi kötelezettségeket.